基于BPM的教务管理系统流程优化

王涵一

(首钢工学院 教务处，北京 100144)



基于BPM的教务管理系统流程优化

王涵一

(首钢工学院 教务处，北京 100144)

近年来，随着各院校MOOC教学平台的建设，混合式教学的深入推进，以及办学方式多样化的开展，教务管理工作难度和复杂性增加。为改善教务系统的数据利用效率，简化教学管理流程，本研究提出采用BPM优化教务管理信息系统中的业务流程。新的流程使信息传递和数据同步，消除组织壁垒、各职能部门信息沟通不畅、效率低下的现状。并且定义了跨职能业务活动，用业务流程管理来明确教务管理信息系统中各角色的职责，从而优化各职能部门之间的信息交互，提高教务管理效率。

互管理信息系统；业务流程管理；教务管理

近年来随着各院校的MOOC教学平台展开和混合式教学深入推进，以及办学方式多样化，使得教务管理工作难度和复杂性增加。教务管理工作是各类院校办学质量的直接体现，过去复杂、繁琐的教务管理方式，越来越跟不上现代教育管理发展的步伐。有些高校在应用教务管理系统后，并没有对传统的管理流程做出相对应的整合与优化，没有设计出新的适合学校办学特点的教务管理运行方案。各类信息数据虽然都录入了教务管理系统，管理流程却仍然遵循之前的套路，没有使教务系统发挥统计、分析以及决策的功能，使得系统成为一个巨大的教务信息数据库，因而也没有通过信息化的应用推动学校教务管理工作的持续发展。

教务管理信息系统的设计坚持教务管理信息化建设与企业办学和职业教育相结合、坚持业务流程再造和规章制度完善相结合、坚持管理育人和服务育人相结合的原则，逐步实现教务管理全功能的信息化应用，再造业务流程，健全规章制度。信息化的教务管理将以其特有的科学性、规范性、灵活性，有效地支持了高职教育教学改革，提高了教务管理的质量和效率。

一、BPM业务流程管理

信息技术带来了流程管理，同时信息技术为流程管理的实现提供了有利工具，流程管理的开展必须利用信息技术。同样流程管理对企业信息化方案的实施具有很强的指导意义和支持作用，企业信息化离不开流程管理的指导。

业务流程管理定义为跨职能业务活动的设计、执行和优化，这些业务活动由人员、流程和功能组成，它是一套以流程为核心的管理体系，密切关注流程是否增值并对流程的整个生命周期进行有效管理。业务管理流程是从工作流管理拓展而成的一个新的研究领域，是自本世纪初以来企业信息技术应用(信息化)背景上最重要和活跃的概念之一。业务流程管理它以流程为中心，突出地将流程管理提升到比信息管理更高的层次上。目前企业信息化建设过程中出现的种种问题，如组织壁垒、信息孤岛、市场响应缓慢、非增值活动时间过长等最终需要通过高效的流程管理才能解决。业务流程管理通过使用若干新方法、技术和工作流软件来对涉及到的人、组织、企业应用、业务对象和其它信息资源的企业实际运作流程的设计、执行、控制、分析等诸多环节进行全面的支持和管理。

二、教务管理信息系统流程的优化

(一)传统教务管理信息系统流程的特点

1.流程分散

传统的教务管理是根据各部门以及人员的职能不同，将学院的各项工作进行分配。每个部门都有自己的职责，从而形成职能型的组织结构。因为手工操作效率低、容易出错、教务信息不共享等因素，容易将一件性质单一、任务简单的工作变得拖沓、繁琐，甚至会出现无人问津的状况。各职能部门之间互相依赖，各自只处理自己的问题，当其中某一个环节出现问题，或者存在一些责任人模糊的任务时，会出现部门之间互相“踢皮球”的现象，使得等待处理的时间变长，工作不容易开展。

2.资源冲突

由于信息不共享，导致资源的可用性不透明。例如，一个老师上课需要调整教室，必须通过系部审核课表，然后提交教务处来审核要调整的新教室是否被其他教学活动或是临时会议占用，才能调整教室。究其原因，虽然课表的教室安排每个部门都可以查询，但是每个部门的临时活动信息大家不共享，为避免资源冲突，要统一经部门提交教务处办理，整个过程非常繁琐。

3.基层被动

由于教学信息需要一层一层的口头传达，随后再逐层反馈上去，传递效率缓慢、模式单一不灵活，使得教学的基层单位一直是处于被动接受任务的状况，各院系教学管理人员工作积极性自然就低下。再加上扩招，学院学生总体人数的增加，工作中的新问题层出不穷，内部协调等需解决的问题也日益增加。一些边缘性的或交叉性的是问题管理人员往往会相互推诿。

(二)教务管理信息系统流程的优化

仔细分析上述的3种问题，可以发现造成传统教务管理弊端的根本原因是信息难共享，易造成资源冲突，历史数据虽有备案，但是难以提取进行多角度分析，因此要重复收集数据。而教务管理工作恰恰是以教务管理信息为根本的，信息的准确传达、及时处理、快速反馈等，每一个步骤都环环相扣。信息化的教务管理平台的建立是学院教务工作改革的关键所在，它为教务改革保障信息的及时性、准确性和全面性，消除了组织壁垒、各职能部门信息沟通不畅、效率低下的现状。使用教务管理信息系统，可以帮助教务管理人员摆脱复杂重复的事务性工作，让他们可以有时间和精力，去进行一些探索性研究，学习新的管理技能。这样不仅解决了他们工作积极性低下的问题，也提高了整体处理事务的效率和准确度。

在运用教务系统解决技术问题的基础上，还需要对传统的教务管理流程进行优化。教务管理工作的根本是为在校学生学习成长而服务的，学生从入校开始，首先将获得在校学籍，然后根据自身选择的专业进入专业课学习，在每个学期结束后进入考试考核环节，考试结束后由教师和教务管理人员进行成绩批阅和录入管理工作。根据学籍管理条例，对学生进行相应的学籍处理，考试成绩通过的学生，可以继续进行下一学期的正常学习。对于考试成绩不合格的学生，在新学期开始前则进行相应的补考。最后如果学生在规定的学习年限中修读满该专业所制定的最低学分，则顺利的进入毕业环节。这一核心流程将学生的所有在校期间的学习环节都串联起来，保障了学生正常的学习和成长。

在整体的教务管理流程中，网上选课需要在短时间内更新开设课程的选课状况，保证教育资源被充分利用，保障学生都按照自己的兴趣选到最合适的课程；课表的编排管理和学生的学籍管理涉及到创建信息类数据最多，需要及时对学生的课表和学籍进行创建更新。而考试事务管理和学生成绩管理则涉及到众多的教学资源，需要不同的业务信息类数据来支持。因此优化这几个业务系统的流程，能改善教务信息管理系统的整体运行效果。

通过对以往教务管理工作的流程进行分析，对效率低下的环节进行诊断，从而得出了教务管理流程的优化策略：本着去繁为简的原则，将涉及多部门合作而责任分工不明确的问题责任到人，分工明确，将流程自动化，减少流程停滞的周期。采用BPM管理理念，对教务管理信息系统中核心的网上选课、课表编排、学籍管理、学生成绩、和考试事务子系统，进行流程的挖掘和分析，将以往工作中的复杂环节和瓶颈一一优化，从而提高学校整体的教务管理水平，更好的服务于教师和学生。

传统的教务管理，最大的问题是资源上人和物的分开管理，举例来说，在场地资源方面，为防止各部门有冲突，因此场地资源由教务处统一管理协调；而学生和教师方面，由于信息多，传统的教务管理方式教务处很难统一管理，因而分系部管理，如此的管理方式使得在安排任务时不同部门间要不断核实并反复调整数据。在应用教务管理信息系统后，各部门数据共享，资源冲突自动检测，因此资源可以由教务处进行统一管理，系部辅助管理。

三、课表编排流程的优化

编排学期课表，由于涉及到的教师、学生范围太广，系统排课很难满足到所有教师的需求。例如，有些授课教师由于身体或者家庭等原因，不能安排合适的开课时间，导致学生每天课时安排不均匀，上课效果不佳等。这些问题，在传统的教务管理中，由于信息不共享，工作分散，资源冲突难以检测，因此只得集中管理。所有问题都集中到排课人员一个人身上，工作相当难做，工作本身任务繁重，保证资源不冲突已属不易，如果要优化排课更是难上加难。

图1 优化前的课表编排流程图

在实施教务管理信息系统后，系统可以自动的检查冲突，并且所有的用户均可查询教学资源的使用情况。在此基础上合理利用资源，对流程进行再次优化。首先对课程进行分类，所有的公共必修课、全校性公共选修课由教务处管理人员统一编排，例如：高等代数、思修、英语、计算机基础、体育等。其次，各系部单独为本系学生开设的专业课程由系部自行安排，系部的最终排课结果报教务处统一备案,如图2所示。

图2 优化后的课表编排流程图

改造后的流程图首先减少了数据在不同部门之间的中转，各系部可以更直接的根据本系的教师和学生的要求，灵活的按需排课，降低了排课工作完全集中在教务处排课人员身上的风险，大大的减轻教务处排课人员的工作压力。减少数据在教务处、系部和教师之间中转的次数，提高办事效率。

其次，排课任务分散。传统的由教务处统一编排全院课表的工作，在流程改造后分散给了各系，使专业课的编排更加灵活，可以更好的适应系部师生的需求，提升系部的管理能力，优化系部的教学资源。

最终，减轻教务人员工作压力，教务处管理人员有了更多的时间来探索新的教学方法，研究新的教学理念，了解新的教务办公工具，学习新的技术和技能，更好更多地开展工作。

四、学籍管理流程的优化

图3 优化前的学籍管理流程图

学生学籍信息包含了学生从新生录取到毕业过程中，在校期间大量的数据处理，学籍就是学生的一个身份，是在校学生的一个重要凭证。学籍管理是教务管理中的一项非常重要和复杂的工作。传统的通过人工录入来处理学籍信息是一件非常费时费力的工作，出错率还很高。学籍信息不对，可能会对学生的学习、毕业、就业造成不好的影响，浪费大量的教学资源。

改造前的学籍管理流程图如图3所示，由于数据量巨大，很难由教务处统一管理。但是如果将学生学籍管理的权限下放到各系，而教务处只负责整体学籍的核对和备案，这样的管理方式非常不严谨，学籍管理的主动权在系部，教务处在管理上非常被动。

例如，传统的学籍管理，教务处很难手工筛选出全校学生中，学分未达标的学生，因此，退学或是降级的异动申请是由班主任与系部教秘统计出学生学分后，确定未达标学生，再督促学生填写学籍异动申请，最后教务处备案办理手续。在这种流程下，或由于疏漏，或由于系部教师通融，教务处难以监测，导致会有漏网之鱼，工作反复。

这种问题的产生是由于教务处虽然掌握大量数据，但是难以及时分析统计，数据自底向上传递，一方面不能够及时监控，办事效率低，另一方面不能保证系部提供数据的客观准确性，容易对学院和学生造成不好的影响；教务处方面，传统的手工录入数据容易出现格式内容不规范，对后续管理造成障碍；学生方面，学生不会主动申请异动降级或退学，系部教务管理人员压力大。

教务管理信息系统可以大大减轻学籍管理人员的工作量，使学籍管理人员从繁重的事务工作中解脱出来，更好推动学籍管理。有了教务管理信息系统后，利用信息技术，可以进行流程优化，数据自顶向下流动，新的流程将克服旧流程存在的问题。新的流程除了保留之前自主申请学籍异动的途径外，还增辟了学校劝退以及留级的业务流程。由于教务系统各子模块的数据是互通的，通过成绩系统可以准确迅速筛选出符合异动条件的学生名单，随后这些学生由系部教秘在网上审核确认，办理异动手续，最后由教务处存档，并在学籍管理子系统中修改异动学生学籍状态。新流程的出现，使平时学习不努力的学生有了危机感，从客观上督促了学生的学习。优化后的学籍管理流程图如图4所示。

图4 优化后的学籍管理流程图

五、学生成绩管理流程的优化

学生成绩管理教学管理工作中的常规性工作。学生的各科成绩反映出学生是否掌握了相应的专业知识和技能，是学院对学生各类奖学金评优的重要因素。在学分制大力推行的现代教学管理过程中，成绩管理变得更加复杂，学生成绩必须达标，满足学院规定的最低学分，才能正常毕业。

传统的成绩管理有三大缺陷。第一，关于成绩的存档和提取，是由教师提交成绩到开课系部，收齐之后统一再提交到教务处，教务处审核通过，盖上公章再存档备案。如果某学生毕业找工作时想打印自己的各科成绩单，就必须先到各系部申请打印，加盖系公章后再到教务处审核盖章，整个流程涉及人员较多。第二，在传统的管理模式下，教务处和院系对成绩都有改写的权限，成绩管理有很大的安全隐患。第三，传统的成绩管理很难对学生进行督促，由于一些落后的学生对自己的学分不太关心，导致到了快毕业时，经系部在学分审核后才发现学生离毕业学分差了很多，最后时间紧急，有些课也来不及重修，因此结业。优化前的流程图如图5所示。

图5 优化前的学生成绩管理流程图

在应用教务管理信息系统后，上述3个问题有了明显的改善。

首先，由教务处统一管理学生成绩，学生要打印成绩单，也直接登陆教务系统打印，生成的成绩单有水印防伪标志，打印后直接拿到教务处盖章，充分发挥教务信息系统的管理优势，方便了师生，提高服务质量。

第二，为了避免成绩录入以及存档中的安全隐患，教务管理信息系统应用后，要求教师通过自己的账号直接将成绩提交成绩库，由教务处直接管理，任何人想修改成绩，都要向教务管理员提交申请，经批准后才可有教务管理员修改，并且所有成绩的录入与修改均会生成系统日志，随时可以监督检查，保证了数据的安全性。

第三，对于学生的成绩监控，系统中增加了一项学分预警机制来监控学生学分情况，当学生未通过学分累计达到一定百分比时，系统会将部分学生筛选出来，由系部通知班主任和学生。每个学期都有过程反馈，让班主任可以及时关注落后生。图6为改造后的学生成绩管理流程图。

图6 优化后的学生成绩管理流程图

总之，改造后的系统的特点是首先教务处统一控制管理成绩，使成绩的管理更规范，更专业。学生找工作、出国留学、考研需要成绩单时，去教务处申请、打印、盖章。对学生成绩的修改权限统一交由教务处集中管理，保证了学生成绩的客观准确性。其次，学生成绩系统增加了学分预警机制，在学分不够前，提前通知到学生，对学生起到监督作用，使不合格的学生有了危机意识，能够最大程度的避免结业现象。

六、考试事务流程的优化

考试是检验教师教学效果和学生学习成果的重要途径。教务处负责学校所有的考试事务安排，包括学期初的补考、期中考试、期末考试、毕业前的大补考、自主招生考试、以及教育部和市教务组织的英语等级考试等工作。当前学校考务管理由一人负责，考务人员根据教学进度计划安排考试时间，要考虑考生参加考试的时间是否与上课时间或是其他教学环节冲突；编排考场要考虑到一个教室在同一时段内是否与上课地点或其他临时活动冲突；监考教师在该时间段内是否有教学活动等众多因素，为了保证考试工作不出错就要投入很多的精力，排考优化更是无从谈起。这种传统的排考方式，资源冲突无法检测，出错率很高，排考工作也很难分工，因此在排考完毕后要进行多方核对。改造前的流程如图7所示。

图7 优化前的考试事务流程图

教务管理信息系采取相关冲突校验措施，可以智能的进行冲突检测，保证学生、教师的时间是可以利用的，并且考试场地是空闲的。系统的应用很大程度上减轻了考务人员的压力，在此基础上将考务管理与教务管理信息系统相结合，重新优化考试事务的工作流程，避免出现水桶效应，使所有的工作严重依赖于考务人员。

各系人员非常了解本系开设的课程和教学工作，之前由于不能准确掌握资源信息，所以没有参与到排考工作中，现在教务管理信息系统解决了这一问题，信息共享后，可将一些各系的专业课交由系部教秘自行安排考试，然后统一在教务管理系统上记录。这样，不仅减轻了教务处考务人员的任务量，而且考试安排灵活，系部也不必受教务处安排的牵制，考试安排可以更多的考虑本系师生的需求。

在运用信息系统后，由于工作的分流，考务人员的工作量降低，因此可以进一步考虑排考优化的问题。尽量不使学生在一天内参加多门课程的考试，是学生能合理安排时间复习，降低了学生备考的压力；尽量安排学校所有的教师都参加监考工作，平均的分配监考任务；尽量安排教师在合适的时间段参加监考，比如某场考试的监考尽量安排当天有课的教师监考，教师下课后参加一场监考，避免有些教师只为一场监考而专门来一趟学校。经过优化改造后的考试事务流程图如图8 所示。

图8 优化后的考试事务流程图

改造后的流程精简了考务流程，提高了考务人员的工作效率；同时由于减少了信息中转的次数，从而大大地降低了出错率。

其次降低了排考风险，将考试拆成两个组成部分，其中一个部门出现问题时，另外一个部门还可以继续开展工作，降低了全局的风险。减轻考务人员压力，将考务工作分配给各系，考务人员不仅不再是工作的瓶颈，还可以进行一些创新工作的研究，提高考务工作的产出。

由系部教秘安排的考试，上报到教务处后，考务人员可以及时监控系部出现的问题，审核通过后才能正式发布。

七、结论

对学院的教务管理业务流程进行改造，并且制定相应的《教务运行管理办法》，保证系统上线后，教务管理工作的运行。通过教务系统的应用，将重复的事务性工作，分散到各个系部，通过权力下放使管理工作责任到人；相应的，将涉及到全校资源协调的关键性工作，集中在教务处，使教务管理人员的工作重点放在统一调度以及系部工作的审核、监督方面。

通过运用教务管理系统，不仅可以对教务数据的进行存储、输出，而且可以迅速地进行统计、分析，为下一步构建数据仓库和辅助决策支持系统，促进教务管理水平进一步提升奠定基础。

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(责任编辑：李潇雨)

Process Optimization of Educational Administration System Based on BPM

WANG Han-yi

(Office of Teaching Affairs，Shougang Institute of Technology, Beijing 100144,China)

In recent years, with the construction of institutions MOOC teaching platform, the development of hybrid teaching, as well as school-running mode diversification, the difficulty and complexity of educational administration work has increasesed. In order to improve the utilization efficiency of data of educational administration system, simplifying the teaching management process, this research puts forward. a method of business processes management to manage the daily workflow of the education management. The new process makes message and data synchronizing, eliminats organizational barriers and poor communication within functional departments as well as the status quo of inefficiency. The paper defines a cross-functional business activities, and uses business process management to clarify Educational Management Information System responsibilities for each role, in order to optimize the information exchange between the various functional departments, improve the efficiency of educational administration.

management information systems；business process management；educational administration

2017-01-22

王涵一，女，首钢工学院教务处高级工程师。

G40

A

1008-2603(2017)02-0134-07