数字信息化在电大教务管理中的应用研究——以海宁电大为例

倪斌

（浙江广播电视大学海宁学院，浙江 海宁 314400）

数字信息化在电大教务管理中的应用研究
——以海宁电大为例

倪斌

（浙江广播电视大学海宁学院，浙江 海宁 314400）

电大教务管理作为整个电大系统的核心工作，要求有很强的时效性和准确性。为提高工作效率，把教务人员从繁杂机械的日常工作中解脱出来，教务管理的信息化建设是必由之路。通过系统研发，创新管理模式，可以提升教务部门的数据处理能力，实现教务的现代化管理。以海宁电大为例，结合工作经验，探讨了在基层电大教务管理中开展数字化建设的一些实践性举措。

信息化；教务；电大

一、电大教务管理的基本特点

电大开放教育依托广播、电视、计算机网络等现代传媒技术，完全打破了传统课堂授课的教学模式。学生可以个性化地自主选择学习时间，安排学习进度，真正体现了以人为本的教学理念。教务管理作为整个电大管理的核心部分，是维系教学机制正常运行的枢纽，也是学校教学质量的重要保障。教务管理信息化程度的高低，直接影响到学校的管理理念、管理模式和管理水平的现代化水平，并与提升学校内涵建设有着直接的联系。[1]

电大的教务管理是以中央电大为主体，全国各省电大、市级电大分校、县级学院或工作站组成的四级管理网络。教务系统由原先客户机/服务器（C/S）架构的“广播电视大学教务管理系统”（简称JWGL2.0），发展到现今基于浏览器模式B/S架构的2006版新教务系统。新的教务系统基本上实现了课程注册、考务管理、成绩管理、毕业审核等数据管理功能，但在使用过程中，其自身功能的不完善也日益突显，给一线教务人员造成极大的困扰。

二、电大教务管理的现状分析

电大开放教育的教务管理系统实行垂直分级管理，对基层电大的教务人员，要求工作时效性特别强，数据准确性非常高。而教务系统自身功能的不完备，与教务管理的高要求存在较大矛盾。许多办学单位仍然停留在手工逐条核对数据的基础上，这种机械落后的管理模式显然会造成数据的错误或者遗漏，严重的还会影响学生按时毕业，对学校声誉和学生利益造成不良影响。笔者认为，电大现在的教务管理，存在以下几个问题：

（一）教务管理系统平台繁多，未能进行有效整合

由于缺少统筹规划，各部门独立开发不同的系统，以满足各自的功能。每个系统都要配备专用的软硬件设备，既造成资源的浪费，也存在功能的重叠。目前，县级电大需要使用的教务管理平台有好几个：入学测试招生平台、OA系统、教务系统、各级学习平台，还有若干个形考平台和多个机考的终考平台。众多系统平台的并行有以下缺点：

1.基层电大由于人手紧张，教务人员往往要同时使用这些系统，这极大地增加了教务人员的工作量，且效率低下。

2.多系统并存，数据分散管理，很多时候无法实现数据的直接对接，不能真正实现数据的共享。数据格式和类型的不统一，也会导致错误产生。例如学生做了学籍异动，但修改的仅仅是教务系统，其他各个平台并不能及时更新。

3.对学生而言，诸多平台让学习者迷茫，对自己的学习平台也不能形成应有的归属感。不少电大反应，每学期要向学生做好各个平台的解释工作需要花费大量的人力物力。[2]

（二）教务管理系统功能缺陷，未能满足管理需求

1.招生管理：中央电大对学生基本信息的管理有了更高的要求，原则上录取后不允许做基本信息的更改。可是电大的招生系统对学生基本信息仍然采用的是原始手工录入的方式。学校虽然反复要求学生仔细核对个人信息，但录入错误的情况仍时有发生。

2.课程注册：课程注册结果的正确与否，关系到学生能否正常参加期末考试，能否顺利完成学业如期毕业。但目前的教务系统只提供了课程注册数据库的导出功能，而海宁电大在校生2,500余人，每学期注册12,000余条记录，要保证课程注册结果的准确性难度极大。

3.成绩管理：由于电大教务系统并不对学生直接开放，学生自己的成绩只能到省电大网站查询。学生已修多少学分，还要学哪些课程，还要交多少学费等信息并不直观。临近毕业学期，学生自己也没有预审功能，学分制的优势根本没能体现出来。一旦班主任工作疏忽，漏选或者错选课程，将影响学生毕业。此外，教务系统也没有提供班级重考报名表的功能，重考报考只能由班主任手工汇总。

4.考务管理：电大期末考试除了纸质考试外，还有自设时间的机考课程。教务系统却只提供了纸质课程的准考证报表，没有提供考务数据的下载功能，这对考务组织和准考证的发放极其不便。

（三）教务管理人员轮岗频繁，信息化素质不高

电大教务工作难度高，压力大，政策性强，要掌握各类文件精神，熟悉各个教务平台就需要很长一段时间。再加上开放教育成人学生管理难度大，管理事务繁杂，导致教务管理人员的积极性不高，轮岗现象频繁。教务管理信息化对师资队伍的素质提出了很高的要求，信息化管理要求教务管理人员能够善于运用信息技术手段，来提高工作效率。但基层电大的一线教务人员往往身兼数职，教学教务管理的工作量巨大。而且教务人员信息技术、多媒体技术能力相对较弱。

三、海宁电大教务管理的信息化建设实践

深化教育改革，规范教务管理制度，推进教务管理的信息数字化建设，需要学校领导的重视和大力支持。海宁电大在以下几方面做了有益探索：

（一）自主研发“一站式”登陆的学院网站平台

学校成立信息技术处，针对“电大在线”自身存在的问题和功能缺陷，自主研发了学院网站。该网站作为面向开放教育学生学习的主要平台，提供“一站式”登录服务，其系统功能图如图1所示。网站平台除了可以浏览、下载课程资源等功能外，还通过技术手段，将学生的学习时间长短、课件浏览数、课程论坛发帖、专题讨论发言等网上学习行为实时地记录下来，折算为相应分值后，作为平时成绩的重要组成部分。真正实现了学生学习的过程管理，增强了学生学习的主动性。同时，推行了网上教学资源的标准化建设，有效地建立起教学质量管理体系。

图1 学习平台功能结构图

针对目前形考平台过多，学生难以区分的现状，学校根据课程性质，在学习平台中为每门课都做好链接。学生只需登录海宁电大网站后，即可通过该链接进入相应作业系统，一定程度上也增强了对学习平台的归属感和认同感。

海宁电大还将学生的历次成绩、交费情况、以及专业规则导入网站平台。学生可以直观地从海宁电大网站查看本人已修多少学分，尚未学习哪些课程，进行毕业学分预审，并了解自己的学费使用明细。

针对师生互动不足的现状，海宁电大除了鼓励班主任通过短信、qq群等传统方式与学生交流外，还开发了班级主页栏目。班级主页由班级论坛和新闻发布两大模块组成。班主任可以通过班级主页发布各类新闻通知，上传班级课表等各类文件。学生和班主任也可以在班级论坛中进行互动交流。班级主页作为一个很好的网络平台，拉近了师生之间的距离。

随着智能手机、平板电脑的迅速推广，移动学习，“微学习”的理念也逐渐被学生所接受。海宁电大也开发了自己的微信公众账号，学生可通过微信查看面授课表、考试时间和学习成绩。学校也能定期推送重要的教务通知，发布招生培训信息等。

（二）立足现有教务系统，拓展开发新的教务模块

海宁电大还将一线的计算机教师充实到教务队伍中，致力于教务管理的信息化建设和软件系统开发。针对日常教务管理的各个环节，先后开发了排课、招生、考务、津贴管理等诸多信息管理子模块系统，从而形成了全方位的内部教务软件体系。学校自主研发的教务管理软件模块结构如图2所示。

图2 开发的教务管理模块图

1.排课模块：基层电大由于师资力量有限，专业班级较多，一些公共基础课会多个班级合并上课，而电大教师往往要承担多门课程的面授课任务。此外，教师除了面授课还有其他管理岗位的工作，这些因素都导致在教学安排上会有诸多冲突。针对以上情况，学校开发了约课排课管理系统，先进行网络调查，由学生选择每门课的上课次数，再以此进行课务安排。该系统的投入使用，一方面遵循了以人为本的教学理念，提高了学生的满意率，另一方面排课冲突系统会自动预警，排课完成后的教师课表、班级课表等也会自动生成，大大减轻了教务人员的工作负担。

2.招生模块：海宁电大结合第二代身份证阅读器，独立开发了招生管理前台系统。该系统使用Visual Basic作为开发工具，采用C/S架构，能自动读取第二代身份证内置射频芯片的几十项个人信息，保存到本地数据库中。由于电大开放教育招生服务器放置在省电大，该系统又没有提供数据导入功能，为实现本地数据与网络平台对接，又开发了与之配套的导入程序，通过捕捉、设定上级电大招生系统对应文本框的屏幕坐标，将数据自动填充到网页中，保证了数据的一致性。该系统的使用，提高了招生前台的接待能力，包括身份证复印件在内的报名信息都可以实现一键打印。更重要的是，系统保证了新生数据的准确无误，提高了招生数据的采集速度。

新生入学测试环节利用自行开发的二代身份证阅读器的签到系统，完成电子签到，并与招生系统导出的新生数据进行匹配，如遇信息不一致，会自动提醒教务人员。

学校还将身份证阅读器使用在毕业电子头像的采集过程中。通过电子拍照程序，对学生第二代身份证信息进行读取，与教务系统导出的学生个人信息进行匹配，信息确认无误后，自动生成电子拍照的拍摄序号，不再需要手工录入，保证了数据的准确性。在毕业前期再次确认学生信息的准确性，可以验证学生在学籍有效期内是否有基本信息变更，从而保证毕业办证的正确无误。

3.考务模块：电大考试周期长，种类多，要求高，既有省开课程的全省统考，又有中央电大的全国统考；既有纸质笔试，又有基于网络平台的上机考试。最重要的是各类通知必须准确到位，考试信息的发布更要做到清晰直观。针对不同考试形式的考务数据来自于多个系统的现状，海宁电大整合了各套考试系统，制定了统一标准的数据格式，采取准考证网络打印的形式一次性发布所有考试信息。准考证上除了各课程的考试时间外，还有带头像的个人信息，并标注了考生须知，对考试要求做了详细说明。网络准考证的推广使用，一方面方便学生尽早合理安排好考试时间，提高参考率，另一方面也增强了考务规范性，有效避免替考现象的发生。

4.津贴管理：为了完善教学管理制度，规范教务津贴发放管理，学校教务处开发了B/S架构的教务津贴管理系统，将以往手工制单的教务津贴采取网络化管理。津贴数据可以通过系统平台单个录入，也支持 Excel指定格式的批量导入，并带有自行纠错、异常数据提醒功能，以保证数据可靠性。教师可以登录系统，查看自己津贴的发放情况，如有异议，可及时与教务处联系后进行修改更正。系统还带有各类统计功能，能为全校教学成本核算等教学管理信息化工作提供基础数据。

（三）挖掘Excel在教务管理中强大功能

Excel是Office办公组件之一，其筛选、排序、统计等数据处理功能在教务管理中发挥着重要的作用。为满足更高的自动化办公的需求，利用Excel的宏编程VisualBasicforApplication（简称VBA），对原有数据表的二次开发，在海宁电大的教务管理中运用也非常普遍。

首先，电大自身教务系统没有提供补考报名表的数据报表，教务人员只能导出班级成绩汇总表。通过VBA编程，可以解决这一难题。程序对原有成绩表的进行遍历，判断每个成绩是否及格，若不满足条件，则单元格用打钩替换；若成绩及格，则清空该单元格。

其次，每学期的课程注册和期末成绩，都只能导出总的数据库，上万条的数据库根本无法进行核对。海宁电大教务部门通过Excel数据透视表功能，编写了自动排版的VBA程序代码，能在瞬间生成几十个班级的汇总表，以便于班主任进行检查核对。

电大教务系统没有提供考试数据导出功能，学校开创性地将系统的考试通知单通过VBA代码，转化为考试数据库格式，成功为网络准考证的顺利生成提供了数据保障。

最后，Excel的宏代码还能实现对计算机文件的操作。海宁电大以此为启发，编写了电子照片分拣程序。只需把待分拣的文件名放在Excel的A列中，一键就能导出所需照片文件，方便易用，极大提升了工作效率。

（四）加强教务管理队伍建设，提高人员素质

教务工作的信息化建设，除了要依托专业计算机力量研发适用的软件系统外，更重要的是发挥基层教务人员的主观能动性。教务工作者只有掌握了精湛的专业技能和业务素质，才能在远程教育中体现其服务性、重要性的作用。其次，教务人员要具有现代化远程教育的管理能力，应利用好管理系统，及时处理信息、汇总信息和相关资料，做好各个方面的协调工作。最后，要有良好的心理身体素质、思维能力和分析能力，才能做好管理工作。

学校要重视人的作用和地位，始终把人作为最核心和最重要的资源。通过内部激励机制和分配制度改革，努力建立起一支思想好、业务精、稳定肯干的教务管理队伍，重视提高教务管理人员的工作素质，组织基层教务管理人员定期接受培训学习，指导教务人员学习新方法，提升数据信息处理的能力，提高教务管理的工作水平，使电大系统教务管理更加系统化，规范化，高效化。[3]

四、结论

随着科技的发展，信息化、数字化管理已经成为电大教务工作的必然选择。把先进的信息技术运用于教务管理当中，可以真正地实现数据共享，能够极大地提高工作效率，降低数据处理的出错概率，实现办公自动化和无纸化，达到事半功倍的效果。建立起一套适合自身发展的教务管理平台，能从根本改革教务管理模式，提升教务管理的科学化、集成化、智能化和规范化水平。电大教务管理的信息化建设，还要不断建立健全各项教务规章制度，让管理活动有章可循，进一步深化数字化教学改革，不断提升电大教务管理的现代化水平。

[1]何贤良.浅析信息化技术对电大教务管理的意义[J].成功（教育版），2011（14）：185.

[2]陈玲.县级电大开放教育教务管理的感悟[J].吉林广播电视大学学报，2011（12）：86.

[3]徐艳.高等院校教务管理的信息数字化建设研究[J].新教育时代电子杂志（教师版），2014（3）：250.

（责任编辑：李影丹）

Research of the Digital Information in the Management of Educational Administration in Radio and TV Universities——Taking Haining Radio and TV University as an Example

NI Bin
（Haining Radio and TV University,Haning,Zhejiang 314400）

As the core of whole Radio and TV University system,the management of educational administration has strong timeliness and accuracy.In order to improve the work efficiency and release the staff from complex and mechanical daily work,it's the necessary way to construct the digital information of the management.The ability of digital management can be improved by developing the system and by innovating the model of management.By combining the author's own work experience,this paper takes Haining Radio and TV University as an example and explores some practical approaches to promote digital constructions in the grass-roots management of educational administration in Radio and TV Universities.

information-based;educational administration;Radio and TV University

G473

A

1008—7427（2017）02—0032—04

2016—09—26

嘉兴市远程教育学会教育科学规划研究课题“数字信息化建设在电大教务管理的研究与实践”（2015—11）。

倪斌（1981—），男，浙江海宁人，硕士，浙江广播电视大学海宁学院讲师，研究方向：教育管理。