做好档案管理工作的基本条件

章运洪

随着改革的不断变化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期，新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。那么，做好新的历史时期档案管理工作的基本条件有哪些？本人认为有以下五个基本条件。

条件之一：增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视。

一个单位的任何一项工作，只有领导的重视，才能使这项工作得以顺利开展，档案管理工作也是如此。领导对档案工作重视程度的高低，决定着单位档案工作的发展。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响、去争取领导的重视。档案工作人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。如何发挥主观能动性，争取领导重视，档案管理人员应当做到以下几点：一是爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导能否重视档案工作，取决于对档案工作人员的工作满意程度。因此，作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。二是积极宣传，使领导增强档案管理意识。有的领导对档案工作重视不够，认为档案工作可有可无，因此，加强宣传工作是十分必要的，要经常把有关的文件、单位的重要资料给领导看，引起领导的重视，能够充分利用这些资料。还要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些档案对单位工作的益处，使领导更加重视档案工作。

条件之二：综合利用各种资源，实现档案现代化管理。

1、增强责任感，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理方法和基本技能。因此，档案管理工作者必须有广博的专业知识，开拓视野，提高综合素质，才能做好新形势下的档案管理工作。

2、掌握专业管理技能，提高综合素质。原来档案材料的形成是从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档，这些过程都是以手工抄写为主，而微机技术在档案管理中的运用，完全可以系统的完成上述所有工作，这种现代化科技手段和先进技术，都迫切需要档案管理人员去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求和努力方向。因此，档案工作者要加强学习，掌握现代科学技术，提高综合素质，适应档案管理的需要。

3、利用现有资源，整理档案。档案汇集着大量的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作量大。而利用计算机等现代化技术整理档案，就会收到事半功倍的效果。

条件之三：加强教育培训，提高档案管理人员综合素质。

1、提高认识水平，强化继续教育。首先要解决思想认识问题。要充分认识档案管理人员继续教育在档案管理事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，主要在于档案管理人员的整体素质的不断提高。其次，当今档案管理人员的机遇挑战并存，必须启动档案人才工程，培养世纪人才。

2、开展综合培训，提高业务素质。一是要给档案管理人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业素质。给档案管理人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。二是要普及相关科学知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，如文史知识、社会学、统计学、现代化设备的操作技术等。应注重对相关科学知识的补充和更新。三是要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并应用到档案管理工作实际之中。四是做好档案工作的继承和发展。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。五是建立奖惩机制，细化考核监管。要进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。

条件之四：落实《保密法》，做好档案保管过程中的保密工作。

1、档案管理人员要严格履行职责。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案管理工作的基本任务，也是档案管理工作的目的。档案管理工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案管理得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的管理相对集中，不致因档案的分散管理而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案管理工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

2、严格执行《保密法》。要贯彻落实《保密法》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员要十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门要改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，為领导决策服务创造条件。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。