试析档案管理归档整理分类技巧

韩鸿立

摘 要：档案是社会发展中重要的组成部分，加强对档案的有效管理，有助于在社会中建立起更加规范的秩序，并且作为今后的参考依据，所以需要对档案进行更好的管理，这就要求掌握档案的管理技巧，尤其是在对其进行归档以及分类的过程中，掌握科学的技巧，往往可以让档案管理取得事半功倍的效果。在对档案进行管理的过程中，主要分为几个必要的程序。先是要将档案进行收集，然后装订成册，紧接着对档案的归档方向进行判断，再加以分类以及有序的排列，最后进行编目以及装盒的活动。在经过上述的几个环节以后，档案才算是最终整理完成，下面笔者就专门针对档案管理的问题展开了探讨。

关键词：档案管理 归档 分类

在档案管理的过程中，要想将这项工作做好，就必须要坚持按照相关规定的要求进行管理，在档案进行基本分类时，这是一个十分重要的环节，是对档案管理进行明确区分的首要前提，所以应该引起档案管理人员的重视，但是现阶段的工作中，主要存在的问题是没有合理的公文立卷以及档案管理加以明确的区分，二者经常是相互混淆的，这样就会为后续的工作带来一定的难度，在相关规定中，对于档案文件整理提出了更加清晰的规定，也就是要求将文件之间紧密的联系在一起，这样不但可以将自身所具有的价值区分开来，同时还能便于保管，下面笔者就对这方面的工作展开探讨。

1、文书档案管理基本概念

在对文书档案进行管理的过程中，首先应该对其概念进行明确的了解，文书档案管理的归档文件主要是针对立档单位而言的，在进行归档的过程中，经过一系列的活动最终形成的文件，并且采用纸质的形式进行保存。而在对文书档案进行分类的过程中，主要是根据问题或者是机构的不同进行分类的，这样做的主要目的是为了保证档案可以变得更加有序，这样在后续查找的过程中也可以变得更加简便，随着我国对档案管理工作的愈发重视，加强对档案的归档保管是十分有必要的。

2、文书档案管理分类及保管年限

在进行文书档案管理的过程中，文件类别的不同，保管单位也会存在一定的差异性，并且对于保管期限不同的文书档案，也不能将其放在同样的案卷中进行保管。一些档案需要进行永久性的保管，除此之外，剩余的文书档案应该根据时限的不同分门别类的进行归档以及保管，通常情况下，可以分为永久性的保管、30年以及10年等。在将保管年限进行明确的区分以后，再将其分别放置在不同的档案盒中，根据立卷方法的不同，文书档案也不能放置在同一个档案盒中，有些工作报表，会议记录以及计划总结等，都需要将其与其他部门的档案区分开来。尤其是会议文件，应该与其他文件进行区分，具有排异性的特点。

在实际档案归档的过程中，掌握合适的方法，并且与自身的经验相结合，可以让工作变得更加简便，笔者在对档案文件进行归档时，总结了一些归档方法，下面对此进行阐述，希望对今后的档案归档工作带来一定的帮助。

2.1党委工作

党委工作档案主要包含两个保管年限，一个是永久性的，一个是保管时间为30年的，在对永久档案进行保管的过程中，主要包含以下几方面的内容：

（1）上级机关下发的指示以及通报等；（2）党委在一年中对工作的安排以及总结，并且在此基础上撰写的报告；（3）在党委会议中的相关记录以及会议中最终的决议；（4）在党代会和团代会中出现的文件；（5）在学习相关思想政治建设以及管理监督等方面内容时所采用的文件资料等；除此之外，还包括在进行党风廉政建设的过程中对于责任制进行考核的统计表等。

在30年保管期限的档案文书中，主要包含以下几方面的内容：（1）党委关于精神文明建设、宣传报道、理论学习、思想政治工作安排意见的报告、通知。（2）关于落实干部政策、重要来信来访材料。（3）关于开展党风廉政建设、党纪教育活动的文件材料。（4）关于表彰、奖励优秀党（团）员、先进单位、劳动模范、先进工作者等方面的文件材料。（5）纪委关于案件控告检举、调查处理、政策法规的通报、报告、通知。（6）关于纪检、监察工作会议领导讲话、经验交流文件材料。

2.2劳动人事

永久：（1）关于人员编制的文件、统计年报、职工花名册、年度劳动工资计划、劳动工资统计年报。（2）关于招聘、复职、转正定期的决定、通知。（3）上级单位关于调整工资的文件、技术职务评定、聘用的文件。（4）关于职工辞职、离退休、退养、抚恤及生活待遇问题的规定、通知。（5）形成的干部考核材料、专业职称评定聘任的通知。（6）关于职工教育、培训计划管理等文件材料。

30年：（1）关于职工的处分决定、奖励的通知、通报。（2）关于工资、津贴等问题的通知。（3）省职改办、省局职改办关于职称改革工作安排、专业职务评聘规定办法、任职资格的通知。

2.3财务

永久：（1）关于审计年度工作计划、总结。（2）关于领导干部任期、财务收支效益、资产经营等审计意见的报告、通知。（3）关于在生产经营活动中发生的违纪违规问题作出的审计结论和处理意见。（4）上级单位和本单位关于年度财务预算、决算的报告、通知、批复。（5）上级机关下达的关于事业费用计划、调整计划、基本建设计划、经济指标等方面的文件。（6）关于会计工作制度、财务管理的重要文件。（7）关于国有资产登记、评估、核查清算、交接、债权债务等问题的文件材料、设备年度统计报表。（8）关于年度基本建设财务决算、固定资产报废等的请示、批复、通知。（9）关于会计档案销毁清册、请示、批复。（10）编制年度计划、年度决算、年度统计表。

30年：（1）關于审计工作程序、制度、规定办法等文件材料。（2）关于设备购置、审批手续、调拨、转让等文件材料。（3）关于合同管理规定、执行情况等汇报材料。（4）医院关于费用计划预算调整的通知。（5）省局和本院关于财务工作管理、费用开支规定、办法的通知。

10年：（1）上级关于综合统计规范、统计报表制度、执法检查的通知。（2）关于开展财务、税收、物价大检查等文件材料。（3）关于审计工作情况汇报、通知、通报等文件材料。

3、结语

综上所述，本文主要对档案文书管理工作中的归档整理问题展开了论述，同时探讨了一些分类技巧，这对于我国今后档案管理工作十分有帮助的，希望在本文的论述下，相关档案管理单位或者部门能够进一步认识到档案管理工作的重要性，采取合适的方法对档案进行分类与整理，促进我国档案管理水平的进一步发展，为相关工作带来便利。

参考文献：

[1]独立学院来文归档整理研究[J].李贵，范宇平，封钦贤，苏丽丽.传承.2014（01）

[2]试析文件归档整理的注意事项[J].倪雪芳.档案与建设.2004（06）

[3]浅谈如何做好文件归档整理工作[J].张春红.黑龙江档案.2013（03）