论档案信息化建设及其组织管理

王欢

摘 要：现如今，我国信息技术发展较为迅速，对于国家的发展产生了较为深远的影响，这就对档案管理工作提出了更高的要求。信息化为档案事业的发展提供了新的挑战，因此，加快档案信息化建设，提升档案信息服务水平。文章主要针对档案信息化建设信息化的意义进行分析，并提出档案信息化建设的方法，促进档案信息化管理的顺利进行。

关键词：档案信息化 建设 组织管理

引言

现阶段，我国正处于经济转型的过程中，信息资源是二十一世纪最为重要的资源，为我国的经济转型提供了较大的发挥空间，成为了我国进入现代化的重要支持。信息化建设细化到我国档案管理方面，就是对档案的形式以及内容进行信息化转变，促使档案管理工作更具效率，实现档案的优化共享。

1.档案信息资源建设发展

1.1以电子文件管理为核心

从档案数字化过渡到电子文件归档管理是未来档案信息资源开发的发展方向。第一，应完善档案数字化相关技术的标准，实现数字信息资源整合与共享。第二，应开展电子文件归档管理工作，尽早实现档案工作与电子政务的融合，深化档案信息资源建设。把电子文件归档管理作为档案工作的重要内容，尤其是信息档案部门在采购信息设备时，必须充分考虑设备存储功能和存储容量[1]。应明确电子文件归档与管理的标准，健全完善电子文件归档与管理的相关制度。

1.2高效整合档案信息资源

首先，合理利用并整合档案信息资源有助于充分发挥档案信息的利用价值和深入档案信息资源的开发。档案信息化建设在信息资源开发时，应同其他相关部门联合，促进沟通交流。政府部门应加强业务指导，规范档案信息资源建设的相关标准，保证今后各地档案管理部门的信息资源开发工作依据标准规范有序开展，促进区域资源共享。其次，利用 VPN 虚拟网合理有效地整合各地区档案管理部门已建立的信息资源，最大程度地利用档案馆之间丰富的可靠的馆藏信息资源，逐步建立起全国范围的档案综合数据库，为各档案管理部门提供便捷、准确和安全的档案信息资源。

1.3加强维权和信息安全意识

档案信息资源在开发利用的过程中，应加强对著作权、发表权、公布权、公民隐私权、网络传播权等各种权利的维护意识。在档案数据库系统汇编作品时，往往会涉及到著作权的问题，应当使著作人权利在受保护的情况下加强知识与信息在更广泛的流动与服务。信息安全问题深刻而直接地影响着档案信息资源开发。因此，重视档案信息内容的安全尤为重要，它涉及到个人隐私、商业秘密、国家安全等内容，关于这些，在开发利用时要特别留心。另外一方面是要数据库信息和保障操作系统的安全，利用安全系数较高的操作系统，对数据库信息进行备份，避免信息数据的丢失。档案部门要提高档案信息网络安全意识，提高警惕，采用专业的访问控制技术多网络档案实现全方位保护，并不断对档案工作人员进行信息的保密、安全教育，制定有效可行的信息管理制度和保密制度，增强档案工作人员的信息安全意识。

2.信息法规体系建设发展

2.1出台满足需求的标准规范

由于地域差异使各地区档案信息化的实际需求各异，地方人大或常委会可以自主制定地方性的相关法规和规章，出台的标准规范可以从档案信息化设施标准，档案信息化工程建设规范，档案信息化项目质量监控等方面出发，以适应本地区经济发展的需要。依据国家立法的原则，出台的法律规章要有强烈的针对性和可操作性，强化每一份规范的在实践中的实际指导意义。

2.2普及全国性的法律法规

普及全国性的法律法规，有利于推动档案工作信息化进程。然而我国许多地区的档案组织管理缺乏对完整的而成熟的档案信息化法规体系的认识，因此，普及全国性的法律法规已迫在眉睫。地方立法应紧紧抓住本地区档案事业亟待解决的问题，做到“拾遗补缺”，集中力量解决制约地方档案事业发展的重大情况，应抓住机遇，带头示范，由点到面，开展推广试点，宏观性和全局性的进行规范统一，推出符合现代档案管理水平的地方性规范，积极配合国家档案信息化法律法规的实施[2]。

3.档案信息化建设的方式

对于档案信息化管理来说，管理手段的现代化与保护技术的现代化是提升管理效率的主要途径，加强档案信息化建设应当做好下列几项工作：

3.1加强横向联合

加强横向联合，有效的实现资源共享。档案、图书以及治疗等都属于文献范畴，其共同工程了社会的信息服务体系。实现资源共享能够使档案与图书之间分享自身的资源，方便使用者快捷的获取更多有效的信息，且还能够避免重复建设，节省了大量资源，更好的满足社会的需求。

3.2加强管理团队的建设

团队的建设应当建立在正确的人才观的基础的上，部门的领导者应当有大局意识，在选定人才的过程中不能仅仅按照专业的知识掌握的情况决定，还应当考量人才的多重能力，选择复合型人才。此外，在选定人才的过程中，应当按照个体的变化以及人才选择标准的变化进行，要在变化中树立“动态”意识，将人才的建设当做流动的过程[3]。除了加强选拔人才的建设外，还应当对在职人员进行培训。对于档案管理人员的“再教育”以及“再培训”是档案管理队伍建设的关键之一，在职人员只有加强二次学习才能够满足档案信息化建设的需求。对于在职员工的培训通常包括实习培训、专题讨论以及知识讲座等，培训的过程一定要正规化以及程序化，还可将培训的成绩列入绩效考核的范围内，以此激发员工积极参与培训。

3.3加强宣传

随着档案管理法律法规的逐渐形成，信息化建设将会成为改变我国传统档案工作的新形势，在建设档案信息化的过程中，将会动用大量的财力物力，在建设的过程中也将会遇到各种各样的问题。因此，相关部门应当做好充分的准备，采取相应的政府法规来对档案信息化进行引导，加大宣传力度，为信息化建设提供良好的环境。

3.4建立数据库

数据库通常是指依托先进的信息技术对于归档的资料进行合理的存贮。想要建立档案数据库就应当在前期做好准备，加强档案的标准建设。档案管理工作的标准化通常体现在基础业务的建设中，假如基础业务建设不达标，就会影响档案数据库的建立。因此，档案管理工作人员应当做好基础工作，将归档的标准以及规范进行整合，保证档案数据的准确性。在建立数据库的过程中，应当制定切实可行的计划，避免盲目建设，可制定检查验收办法以及工作流程等，保证数据库的建设能够有序的进行。

参考文献

[1] 谢朝晖，袁树青，张飞李，岳庆明.信息化建设推动档案工作全面发展——全省档案信息化建设现场会推介汩罗经验[J]. 档案时空. 2013，（12）

[2] 邵岩，高一坤，王潇潇，邹飞.新时期推进高校档案信息化建设的几点思考[J]. 吉林工程技术師范学院学报. 2008，（11）

[3] 罗滦，傅荣校，杨树刚，刘云飞.基于引文和内容分析法的我国数字档案馆研究综述[J]. 浙江档案. 2012，（02）