做好档案数字化工作的途径分析

马妍清

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）03-000-02

摘要随着社会发展步伐的逐步加速和信息科技的日新月异，档案工作迎来了新的挑战和机遇，数字化档案管理工作应运而生。作为具体从事档案管理工作的人员能否积极适应新形势和掌握新技术，并推动数字化档案管理工作得到更好的发展，这对于推动整个档案事业发展的步伐具有尤为重要的作用。

关键词数字化档案管理现代信息技术档案价值

数字化档案管理是指在全面应用现代化的信息技术基础上，运用一系列诸如扫描 、复制、粘贴、压缩、编码转换、数字转换等数字化手段，将传统的纸质信息、以磁带为载体的声音信息和图像信息转化为可以存储在磁盘、光盘等大容量存储媒介中的数字信息，不仅便于工作人员对其进行提取和标识，还可以通过结合互联网技术将其上载到服务器中来实现网络化统一管理，这是一种全新的、科学化的、具有里程碑意义的新型档案管理方法。档案信息化发展的客观要求是档案数字化，其对于促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变、由传统利用模式向现代利用模式转变具有十分重要的作用和产生深远的影响。

一、建立数字档案平台

（一）建立档案管理网页，开展网上利用服务

目前，勘测设计企业档案部门已经基本建立内部局域网。为实现企业的档案系统与企业的办公自动化系统（ 即行政办公网） 之间能够无缝链接，可充分利用本企业内部的网站来构建数字档案管理的网页，积极组织和推动数据上网来实现数字档案，为用户提供更全面、便捷、个性化的服务。

（二）建立电子文件数据管理中心

设在企业单位档案室的电子文件数据管理中心是企业单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中分类、整合、管理网站内各单位的归档电子文件，并通过在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务来共享电子文件信息资源。

（三）做好电子文件的自动上传收集

档案室与企业单位信息管理电子档案拥有广泛的信息来源，信息形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等，要想将如此之繁多且复杂的电子档案进行统一收集和归档，就必须要依靠制度来约束，归檔电子文件的工作已经纳入本单位的立卷归档制度中。

（四）建立电子档案“三位一体”的运行模式

采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的运行模式进行管理。电子文件形成的部门对业务熟悉度高，对电子文件历史联系具有较深的了解，对于鉴定、分析电子文件的价值最具话语权和指导权，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又对全局情况有较全面、深刻的了解，因此其更应该有效地发挥统筹全局、严格把关的作用；而计算机与信息管理部门不仅是电子文件的形成者，还是设计与维护信息管理网络、管理与统筹电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、全面化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效地提高和保证电子文件归档管理工作的质量和效率。

二、建立数字档案保障机制

（一）提高风险意识，积极做好应对档案数字化风险的准备

积极推动档案数字化风险教育地开展，有效提高管理者及档案数字化相关人员的风险意识是保障数字档案安全最为关键的一点。让他们深刻地了解档案数字化的风险因素及其带来的后果，正确认识档案数字化风险的客观性、不稳定性、不确定性和危害性，积极做好在档案数字化风险的思想、技术、人才、资金、标准等方面的应对准备，可以从根本上正确地制定和有效地实施档案数字化风险控制策略。

（二）建立和健全风险管理制度

档案数字化风险管理制度主要包括以下几个方面：

人员管理制度：主要是要求构建档案数字化各岗位的责任制，将维护数字档案的真实性、全面性、完整性和准确性等要求纳入档案数字化各岗位人员的职责里；

图像处理制度：规范图像去污、拼接、裁切等处理过程中的操作准则和要求，防范因人为过度地处理图像而导致图像失真或档案信息内容缺失等问题，从而无法正确、真实地反映档案地原貌；

数据校验制度：通过一致性比对和修正档案实体和数字化档案，可以有效地确保数字档案的准确性、全面性和完整性；

机房管理制度：以确保机房的安全、整洁及信息安全为工作原则，通过严格规范人员进出情况，通过机房钥匙、设备、文件管理及采取机房值日等措施来加强对安全保密风险的防范；

系统管理制度：针对系统安全情况而制定适宜的系统操作规范，可以采取双人负责制、双人密码制、系统操作登记等措施来提高对系统操作风险的防范；

备份制度：明确数据备份的责任者、内容、时间、方式、套数以及备份数据的保管和管理要求等内容，确保数据的真实性、准确性，以应对档案数字化信息系统因设备故障、突然断电、计算机病毒发作等突发事件或地震、火灾等自然因素而导致数据丢失的风险；

数字档案利用制度：规范数字化档案的利用程序和行为，就要防范非法访问、修改和擅自拷贝、留存、传播数字档案资源等非法行为；设置档案数字化设备维修报废制度，对档案数字化相关设备的维修报废行为进行规范和管制，防止在维修、报废设备的过程中产生信息安全的风险。

（三）建立完备的风险监控体系，做好风险监测、排查和分析评估工作

首先建立自动化的消防、技防系统，而有条件的单位可以将自动灭火系统、门禁系统、电视监控系统、防盗报警装置等消防系统或设备配备在档案数字化场所。

其次建立全面、安全、稳定的数字化档案信息安全监测系统，使检测系统具备计算机病毒检测、入侵检测、防火墙、漏洞扫描、网络监控、安全审计等功能，并能够及时更新杀毒软件病毒库和安装操作系统、应用软件漏洞补丁程序来阻止非法访问和网络攻击行为。

最后做好档案数字化的日常安全保密管理和定期安全保密检查，特别要确保涉密的档案数字化信息系统与互联网进行高度的物理隔离，一旦发现问题就要及时处理和上报。

（四）选用成熟设备，做好载体更新、数据迁移和异质异地备份工作

首先在选用档案数字化信息系统存储介质和设备时应选用主流的技术成熟和质量可靠的存储介质和设备。

其次做好技术跟踪和定期检测、更新存储介质、设备，在技术需要升级、载体出现老化等情况发生时，应及时对数据做好迁移工作，对载体做好更新，避免存储介质和设备遭受过时、老化失效或格式被淘汰的风险和后续问题。同时，工作人员也需要推动更新载体的进度和管理、监督数据迁移的情况，并对转换后的档案信息进行进一步的检验，以确保核实其内容、结构、背景信息已经被完整准确地转换，进一步全面维护数字档案的完整性与真实性。

最后定期进行备份并采取异地保存的手段。正确落实定期备份并实施异地保存的方法是防范天灾人祸等重大突发事件对数字档案带来毁灭性破坏的最佳方法，特别是对于重要或珍贵的档案。有条件的企业还能通过利用不同的软硬件、介质及格式来实现异质异地的备份保存。

四、结语

随着计算机技术飞速的发展和网络技术发展步伐的不断加快，档案管理、使用和服务迎来了一个崭新的台阶和发展阶段，作为一名档案工作者更应本着为用户提供更快更好更优质的服务宗旨，加强管理各项档案事务，促使档案管理逐步向现代化、数据化、个性化、科学化迈进，进一步提高档案的使用频率和工作效率，使数字档案发挥其本身更大作用和影响。

参考文献：

[1] 孙洪鲁，刘虎.数字化加工档案原件与信息安全的管理[J].中国档案，2010（8）：51-53.

[2] 宋志敏.浅谈如何更好地开展档案数字化加工工作[J].山东档案，2008（5）：61-63.