企业档案管理现代化特点研究

2017-04-15

福建质量管理 2017年24期

关键词：计算机管理案卷著录

(湖南省送变电工程有限公司湖南长沙 410015)

企业档案管理现代化特点研究

陈俐芝

(湖南省送变电工程有限公司湖南长沙410015)

针对企业实行现代化档案管理的重要性，本文深入分析了现代化档案管理特征与实行前提条件及方法，得出现代化档案管理具有以计算机为核心，全面提高档案管理工作效率，保证档案文件准确性、真实性，对档案管理人员提出更高要求等特点的结论。

企业档案管理；现代化档案管理；电子文件

如今，信息技术与计算机技术在各企业当中广泛渗透，使企业传统工作模式发生巨大变化，尤其是档案管理工作，从以往复杂、单一的模式发展为现代化的档案管理。

一、保证工作程序及方法的标准化与规范化

根据科学理论和专业经验，保证工作程序及方法的标准化与规范化是切实提高工作水平的重要手段，尤其是企业的档案管理工作，要求从档案收集到鉴定保管的所有环节，均严格按照规范程序，采用合理方式进行。

(一)档案整理与保存。档案整理不仅是档案管理基本内容，还是实现标准化与规范化目标的基础。这是因为，企业若未对档案进行阶段性清查，或者是在档案移交过程中保管期限的划分不够准确，则会由很多重份出现，因此要先对这些文件进行剔除，然后按照要求定期整理和保存档案，只有这样才可以避免档案重复，提高工作效率[1]。

(二)案卷规范化。案卷规范化的前提是进行案卷充足，其目的在于组合那些存在一定联系的档案，对象是那些内容繁杂和数量较大的案卷。重组中还需对标题模糊、目录不全和页码错误的案卷实施二次加工与修整，从而确保案卷完整性。通过重组，除了能对档案管理进行有效优化，实现科学保管，还能为后续计算机管理提供良好的条件，建立完善的档案检索平台。

(三)著录规范化。著录不仅是档案管理基本工作，还是计算机管理必然要求，著录工作完成质量对相关数据信息真实性有直接影响。然而，因工作条件有一定差异，加之计算机管理对技术有很高要求，所以在实际工作中，除了要充分考虑现行规则，还要结合企业经营及发展状况，从而编制适应企业需求的细则，提出并实施可行的方法。

二、做好数据准备工作，加快现代化管理进程

档案管理工作中，数据准备具有重要作用。对著录工作而言，不仅数量巨大，而且内容复杂，若未能得到标准化与规范化方法的支持，则很容易使计算机由于数据准备不充分而无法发挥预期效用，甚至不能使用，拖慢了现代化管理进程。因此，应对数据准备给予足够重视，从以下几个方面入手，提高数据准备的水平。

(一)分别对待，正确排序。企业实行档案管理的目标在于使各类档案更好的为企业经营及发展所用，为企业提供优质档案服务。而开展计算机管理则是有效提高工作效率的重要手段。在这一过程中，应将档案重要性、利用价值等作为依据，正确排序，优先处理那些利用率相对较高的文件档案，以此为计算机管理奠定良好的基础[2]。

(二)优化著录，保证录入效率。根据经验，在实际的著录工作中，可先将档案分成三个不同层次：第一，对于反映问题有局限性或者是利用价值一般的档案，实施案卷级著录；第二，对于一份案卷中多个文件涉及相同内容，同时又排列在一起的档案，实施文件组合级著录；第三，对于核心档案及反映问题充分的档案，实施文件级著录。通过这样的处理，除了能揭露档案文件核心内容及特征，还能减少一定录入条目，从而在节省人力物力的同时，切实保证录入效率。

(三)利用好档案基础，实行分类保存。如果案卷有良好基础，且目录充分，可在著录工作中以案卷目录为基础进行分类标引，同时对某些形式较为特殊的案卷，可利用相应的计算机软件进行录入，最后给出案卷分类编号。通过这样的处理，能在最大限度上利用案卷的目录，从而精简档案著录环节，实现分类保存，加快著录的速度。

(四)总结关键用语，缩短检索查找时间。总结关键用语对档案的检索利用十分有利。对主题词而言，尽管它有一定功效，但实际操作过于繁琐，工作效率低。而利用关键用语来取代传统的主题词，不仅能解决这一难题，还能达到趋利避害的效果。关键用语是指从文件内容主题当中总结出能归纳主题的所有词汇，即完成关键用语的标识，然后输入到计算机中，借助其批量处理软件开始有目的性的处理。以“铁路线路基础设施建设”为例，对于它的关键用语，不同人可能有截然不同的看法，如“铁路基建”、“线路建设”等，在利用计算机处理后可统一确定为“基建”。除此之外，还能借助计算机其它功能，实现词语合并。合理采用这种做法除了能加快标引的速度，克服自动标引准确性不高的弊端，还能有效解决词义含量与分属关系等问题[3]。

三、现代化档案管理必须适应电子化与信息化发展需要

就目前来看，仍有一部分企业还未能脱离传统的纸质办公模式，电子公文的产生是企业档案管理实现计算机管理的主要挑战之一，在实际工作当中，只有切实做好传统档案管理与现代电子公文之间的衔接，才可以真正实现现代化管理目标。基于此，需要从以下几个方面着手：

(1)企业档案管理人员的知识技能培训已经是迫在眉睫。如今，随着办公自动化等的出现和应用，企业档案生成方式较以前有了很大的变化，比如文件编写、签发和归档都可以利用计算机完成，不设计纸质文件的传递过程，这就要求档案的前身应以电子格式形态存在，这与传统的以纸质为载体的档案文件相比，在利用方式上存在很大的不同。在这种变化的影响下，档案管理人员必然要面对越来越多的以磁盘为载体的新式档案。不同档案所包含的信息及内容均不相同，对这些繁杂的信息进行整合和提供是档案管理人员基本任务。不失时机的提供有利用价值的信息，要经历去粗留精和去伪留真的过程，以此确保档案的真实性与可利用性。而实现以上目标的关键就在于加强全体档案管理人员的专业知识与技能。在实际工作中，企业可通过定期开展培训活动来增强人员知识水平，并在实践中予以引导，使他们尽快适应现代化档案管理需要[4]。

(2)减小或避免电子文件对企业档案管理造成的影响。在过去，档案管理主要将纸质文件作为核心工作对象，当计算机出现和应用后，电子文件很快取代了纸质文件，操作者可以直接利用办公软件拟稿、修改，并保存到本地，提供给企业的各部门人员，这样一来，很多普通文件都没有了以往的界限。对于纸质档案管理，已经经过了长时间的实践总结，有一套良好的工作流程与方法。以立卷归档制为例，它是档案管理的起点，同时也是档案与文书两项工作的主要结合点，在文件形成之后，文书部门对立卷进行收集，再交至档案部门负责管理，通常一年进行一次归档。而在应用电子文件后，可随时对其进行修改，保存在计算机当中。由此可见，电子文件完全依赖于计算机。在需要进行归档时，应以光盘等形式进行移交，而且归档的范围也不再是具有利用及保存价值的文件，还应有相应的读取软件或者是操作系统。