试论高校仪器设备档案资料的现代化管理

隋秀芬

摘要：高校仪器设备作为提高高校科研事业、技术开发能力的重要试验设备，对其管理非常重要，特别是档案资料管理工作，是体现仪器设备从出厂到报废的全过程内容，也是相关使用者对仪器设备进行了解的重要依据，因此有必要加强高校仪器设备档案资料管理，而目前在科学技术不断的发展下，信息技术、计算机技术以及网络技术的应用已经成为改变传统管理模式的新途径，更为提高高校仪器设备档案管理水平发挥了重要的应用价值。

关键词：高校 仪器设备 档案资料 现代化管理

科学技术不断创新的当代，信息技术越来越具有应用价值，目前已经成为各企业管理与运营的重要应用技术之一，当然我国各高校也不落其后，现代化管理模式已经成为高校仪器设备档案资料管理的主要途径。为了更好的提高仪器设备档案管理水平，下面将从现代化管理在高校仪器设备管理中应用的重要性进行分析，同时针对是如何实现高校仪器设备现代化管理模式进行方法分析，以此来提高高校仪器设备管理水平。

一、实施现代化管理的重要性

仪器设备作为高等院校在研究与创新技术以及科研过程中重要的应用产品，其作用性非常大，同时又是高校在发展过程中不可缺少的应用设备。与此同时，高校仪器设备档案管理非常重要，该项工作可以促进仪器设备更好的被应用到高校发展中。因此档案管理已经成为不可忽视的环节，更是高校实验室中不可缺少的仪器设备资料查阅之地，因此，对仪器设备的档案资料管理便成为高校管理工作中重要的任务。随着教育领域发展越来越速度，对高校建设期望越来越高，而仪器设备作为高校建设中不可缺少的应用设施，其数量已经处于逐渐增长的状态中，并且仪器设备功能越来越先进化，面对新的功能，在应用中需要对相关资料完全了解，因此，保管资料便成为档案管理中的主要责任，面对这些数量较大的仪器设备资料若是利用传统的管理方案，不但需要足够的人力，同时还需要足够的时间与空间，并且工作质量还不一定能够达到满意效果。

而在科学技术发达的时代中，计算机网络技术已经走进高校档案资料管理中，不但可以将大量的仪器设备资料通过计算机技术进行收集、整理、分类、分析、归档、统一等工作，减少了大量的工作量，同时还能够利用计算机、网络、信息等技术实现快速查找、阅读等功能，方便使用者对仪器设备相关信息查找与学习，有效地提高仪器设备资料管理的安全性，并保证资料的完整性，可为使用者提供便捷的查阅方式。因此，实施现代化管理模式对高校仪器设备档案资料管理水平以及高校发展都有着重要的意义。

二、仪器设备现代化管理的实现方法

若想提高高校仪器设备档案管理水平，首先要对现代化管理模式认可，并了解管理内容以及作用，同时还要做好适应现代化管理模式的准备。因此要充分掌握提高管理水平的技巧，就目前而言，完善高校仪器设备档案资料管理的主要从两个方面入手，第一方面是建立仪器设备档案文库，为仪器设备设立专属存档之地，不仅可以提高工作的方便性，更能引起高校师生以及管理人员对仪器设备的重视。第二方面是利用现代化科学技术，建立信息化档案资料管理模式，促进档案资料信息的有效性、准确性以及共享性。

（一）建立高校仪器设备档案文库

仪器设备档案资料管理本身就应该是各高校值得重视的工作之一，而建立仪器设备档案就首先是为了提高仪器设备档案资料管理在高校各项管理工作中的地位，不但能够得到全校师生的注意，同时还能够调动管理者的重视与积极性，这对档案资料管理工作的进展会有很大的帮助。其次是为了提高档案管理工作效率奠定基础，建立档案文库，可以促进仪器设备档案资料能够被迅速、准确的利用起来，这样在以后的工作中才能够更好的发挥档案资料管理的作用。

高校发展过程中会不断的购进先进的新设备，随之仪器设备的资料会越来越多，而此时档案文库则发挥出应有的作用，对所有的仪器设备档案资料全部收纳其中，使之资料信息越来越丰富，就会为仪器设备使用者在查找资料时提供及时帮助。高校仪器设备档案管理工作并不是一朝一夕就可以完成的，而是一场长久的管理工作，管理人員对工作中的内容要想全部掌握与了解并不是短时间内可以完成的，但是由于高校仪器设备档案资料在科学技术环境下，可以利用电子技术资料管理来为仪器设备资料进行建档，并将每一台仪器设备从出厂、使用到报废的全程静动态信息资料清除记录，并做好备份，制定统一的档案管理体系，这样管理人员在接管工作时就会相对容易。

（二）充分地将网络化信息共享特点利用起来

高校仪器设备档案资料管理是面向全校师生的一种服务性的工作，大量的信息资料若是利用传统管理方法，想了解某一仪器设备信息，翻找起来会相对困难，而在科学技术时代中，这些都已经成为很容易办到的事情。利用计算机网络技术，对各种仪器设备资料进行存档，利用网络技术，实现仪器设备管理统一化，可提高档案管理系统软件功能，发挥更高的作用，同时还为档案资料提供了一个无形的、较大的存储空间。

建立一套具有规范性、原则性的高校仪器设备管理体系是目前各高校所需要重点做的事情，但是在建立管理体系过程中，还要结合各校自身经济情况与原有的管理模式进行综合考虑。同时还要提高网络环境下的设备管理系统软件功能，促使软件能够在满足单机运行的同时，还可以有效的连接网络，借助网络技术，提高软件应用能力。满足仪器设备从申报、进购、检查、进库、使用、档案建立以及到报废全过程统一管理化要求，对高校内部的全部仪器设备资料进行管理，并保存于计算机中，满足资料输入、撤销、修改、抽查等日常工作需求，这样不仅可以减少档案管理工作量，同时还能够为档案资料查阅提供方便，提高资料信息的准确度。

随着校园网的建成，学校各部门、各单位都可以很方便地在网上共享数据，因此该软件还应当可以作为网络软件在网络上运行，供全校所有的设备使用单位使用。每个入网的有权用户都可以对网上数据进行查询、统计或打印，了解各类设备的基本情况、简介及使用说明，了解本单位年度设备经费的使用情况，实现数据的共享。

三、结语

实施现代化管理模式不但可以保护仪器设备资料的准确性、真实性以及安全性，促使档案资料管理为提高仪器设备的使用性发挥重要作用，同时也是促进仪器设备在高校从事教学、科研以及研究新产品中发挥最大作用。所以说，完善高校仪器设备资料文档、制定健全的管理制度、有效应用现代化管理是推动高校仪器设备档案资料管理水平的正确决策。

参考文献：

[1]张晶.加强高校贵重仪器设备档案管理的措施和设想[J].办公室业务，2016，（05）.

[2]卢玉萍.高校大型精密贵重仪器的档案管理与优化措施[J].兰台世界，2012，（08）.

（作者单位：哈尔滨医科大学）