加强消防部队电子公文管理对策浅谈

2017-04-14福州市晋安公安消防大队郑祯臻林玲玲

电子世界 2017年15期

福州市晋安公安消防大队吴甦郑祯臻林玲玲

加强消防部队电子公文管理对策浅谈

福州市晋安公安消防大队吴甦郑祯臻林玲玲

随着当前社会发展过消防工作逐渐有着越来越重要的作用，加强消防部队建设及发展也就十分必要。在当前消防部队各种工作过程中，十分重要的一个方面就是电子公文管理，在科学合理进行电子公文管理的基础上，可使其作用更好发挥，为更好开展消防工作及消防部队更好发展提供利用依据。本文就加强消防部队电子公文管理对策进行分析，以便更好开展电子公文管理。

消防部队；电子公文管理；加强对策

在当前消防部队各项工作中，电子公文管理属于十分必要的内容及任务，其能够为消防部队各项工作的较好开展提供理论依据及支持，因而科学合理进行电子公文管理也就十分必要。就当前消防部队电子公文管理实际情况而言，其情况并不是十分理想，作为相关管理工作人员，应当对电子公文管理工作加强认识，清楚认识管理现状，在此基础上通过有效对策加强电子公文管理，提升其管理水平及质量，为更好开展相关消防工作奠定良好基础。

1.目前消防部队电子公文管理中存在的问题

1.1 电子公文整理归档存在较大难度

随着当前社会上电子信息技术不断发展，电子公文收发也得以较好实现，在实际操作过程中除去一些涉密文件，其它电子公文均由以往纸质载体转变成为电子载体，这种情况转变必然会导致文件整理归档难度有所增加。具体而言，存在的问题主要包括以下两个方面：一方面而言，很多相关制度未能够得以较好落实，有些单位在对文件审批进行办理过程中，有些情况下由于时间上比较紧迫，往往都是直接以纸质文件报送文秘部门进行办理，然而在进行网上补办时，往往都会由于缺乏积极态度，工作比较迟缓，过长时间拖延，最终导致文件整理归档难度有所增加。另一方面而言，相关工作人员责任心比较差，对于有些公文收发人员而言，在对相关文件进行处理过程中，未能够定期进行归档，往往都是长期堆积，最终导致需要归档整理文件越来也多，很多文件顺序被打乱，从而增加归档整理难度。

1.2 容易导致泄密及失密情况出现

首先，文件密级确定缺乏准确性。在实际工作过程中，有些单位在对文件密级进行确定时，往往未能够对其准确性进行较好把握，从而导致出现失准问题，对于一些密级较高文件往往将其定位密级较低文件，而对于密级较低文件却将其确定为密级较高文件，这种情况的存在导致保密工作存在较大难度。其次，工作人员保密意识比较差，在实际工作过程中有些单位及工作人员往往缺乏较强保密意识，从而导致一些应当定密文件未能够定密，还有些单位未能够对警务秘密与国家秘密进行较好区分，对于一些不可在网络上发布的警务秘密在网络上发布，最终导致出现泄密及失密事件。

1.3 系统设备维护具有较高要求

对于电子公文管理而言，其十分重要的一个因素就是设备维护及管理，然而在这一方面，当前很多单位基础仍比较薄弱。其一，很多单位内均缺乏专业技术人员，对于消防部队内的办公自动化系统、明传电报以及辅助决策系统等相关设备均具备较高技术要求，在有故障发生的情况下，若不能及时进行修复，将会对正常办公秩序造成直接影响，而这些均需要专业人才执行操作，而目前这一方面技术人才仍旧比较缺乏。其二，保密设备维护具有较高要求，对于在密码传输中所应用相关设备而言，其往往会涉及保密任务，在出现故障之后若未能够对其进行适当处理，则可能会导致出现失密及泄密情况，因而需要专业技术人员进行维护，而目前专业技术维护人员仍表现较缺乏[1-2]。

2.消防部队电子公文管理强化有效对策

2.1 积极落相关制度保障

在当前消防部队电子公文管理过程，为能够得到比较理想的效果，十分必要的一个方面就是应当积极落实相关制度，从而为更好实现电子公文管理提供良好保障。首先，应当较好落实签收制度，而为能够使这一制度得以较好落实，相关工作人员应当保证各交换系统全面开通，对于所接收文件应当经常进行查看，并且在节假日也应当安排相关工作人员值班，以保证及时签收，在落实这一制度的基础上，可保证公文不会出现遗漏及迟办情况，从而保证公文管理得到较好效果。其次，落实登记下载制度，在实际工作过程中，对于各种密码及明码电报及文件应当构建相关登记本，实行登记下载编号管理制度，从而使管理及使用能够更加方便。第三，落实办理制度，在实际工作过程中，相关工作人员应当依据相关规定及要求，将电子公文向有关领导及时转送批阅，并且要依据领导批示向各承办单位进行传达落实，并且对于比较重要的一些公文应当电话提醒，进行跟踪督办。

2.2 加强规章制度建设

在公文载体电子化实现的基础上，在电子公文归档整理方面也逐渐提出新要求，以往传统方法已经无法与当前实际需求相适应，所以在当前实际工作过程中应当加强规章制度建设力度，从而保证电子公文收集、整理及保管均能够具备一定规章制度，并且使其得到较好利用。一方面而言，应当建立电子档案，对于归档电子公文，依据总体档案分类方法实行分类及整理，并且要向具有较大容量且具有较好耐久性载体上进行拷贝，一式两份，其中一份可进行利用，另外一份进行保管。另一方面而言，应当依据文书档案整理归档方法，建立相关纸质档案，也就是在对公文进行电子归档的同时，还应当实行纸质档案归档，使其安全性能够得到保证。

2.3 强化设备维护管理

在电子公文管理过程中，保证设备稳定良好运行具有重要作用，在此基础上才能够使公文良好管理得到较好保证，因而加强设备维护管理也就十分必要。首先，应当对相关专业技术人才加强培养，对于相关技术人员应当积极引进，从而充实人才队伍，同时应当对相关技术人才加强培养力度，从而使其能够掌握现代化维护管理技术，更好实现维护管理；其次，应当进一步加大资金投入力度，随着现代社会科学技术不断发展，必然会有越来越多的新设备会在公文管理工作中得到广泛应用，因而必须要加大资金投入力度，积极购进各种现代化设备，从而使设备得以不断升级及完善，为更好实现设备维护管理提供良好的资金基础，使设备性能得以进一步提升，使其功能得以更好发挥，进而保证更好开展电子公文管理工作[2-3]。