论高校二级学院教学档案管理模式的优化策略

冯睿琳

[摘要]二级学院教学档案建设是学校教学质量保障的重要条件。健全二级学院教学档案管理机制是迎接审核评估、健全教学质量保障体系、提高教学质量的重要环节。本文在分析二级学院教学档案存在问题的基础上，从制度建设、人才培养、工作规范等方面积极探讨教学档案管理模式的优化策略。

[关键词]二级学院 教学档案 管理 优化

[中图分类号]G431 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）24-0122-02

教学档案是指在教学过程中形成的，具有保存价值的文字材料、教学文件、影像等教学资料的总称。二级学院是学校开展本科教学的基础单位。完善二级学院教学档案工作是迎接审核评估、健全教学质量保障体系、提高教学质量的重要环节，是“本科教学评估的基础和依据”。本文在分析二级学院教学档案存在问题的基础上，从制度建设、人才培养、工作规范等方面积极探讨教学档案管理模式的优化策略。

一、二级学院教学档案的重要作用

（一）研究教学档案是提高二级学院专业建设水平的必经之路

教学档案是二级学院历史发展的物质载体。教学档案产生于二级学院成立、发展、提升的全过程，贯穿于二级学院理论教学、实验教学、实习、见习、毕业论文等教育教学过程的全部方面。可以说，二级学院教学档案承载二级学院历史发展的具体呈现，是二级学院教学发展的历史见证。因此，对于二级学院档案的研究能够具体勾勒二级学院教学发展的历史脉络，有效总结二级学院教学发展的经验教训，从而为二级学院专业建设水平奠定基础。

（二）研究教学档案是提高二级学院教学管理水平的重要路径

教学档案记录二级学院教学过程中的优秀榜样人物，总结二级学院教学历程中行之有效管理经验，反映二级学院教学管理的价值取向。通过研究二级学院教学档案，能够承上启下，有效学习二级学院教学管理的历史经验，方能实事求是，开拓创新，探索出适合于二级学院教学管理发展的有效路径；能够激励教学，通过学习先进人物的教学事迹，凝聚人心，明确导向，激励专任教师和教学管理人员将更多地精力投入教学，提高教学管理水平。

（三）教学档案是学校和二级学院审核评估工作的重要基础

教学档案是学校和二级学院审核评估的重要工作。学校审核评估的教学资料都需要从二级学院教学档案中凝炼而来，都需要由二级学院教学档案提供支撑，例如教师分学期课表、教师年度工作量、毕业论文题目、学生基本信息、实习基本情况等数据。学校在此基础上进行汇总，才能够形成具体有效的评估材料。在审核评估工作中，二级学院院长自评汇报所依据的原始材料就是教学档案。专家组进校考察本科教学水平，最为直观的手段是查阅教学档案，例如抽查试题试卷和课程作业，调阅毕业论文、实习报告和实验报告，审查教案、教学进度表、听课记录表等。通过以上方式，专家组能够较为全面地把握二级学院的教学管理水平，较为科学地评价二级学院的本科教学质量。

二、二级学院教学档案管理模式存在的三大问题

（一）领导重视程度不够，档案意识薄弱

二级学院领导对教学档案普遍不够重视，缺乏应有的档案意识。二级学院领导在教学方面侧重于教学任务安排，毕业论文选题和指导、实践实习教学工作安排、期末考试安排、教学改革项目立项和教材项目立项等常规工作，将其视为教学工作的核心工作，对教学档案工作往往处于“说起来很重要，做起来不重要”的尴尬地位。相应而言，普通教师除了在教学进度表、考试试卷和毕业论文方面比较重视，在教案、实习指导书、实验报告等方面往往敷衍了事。

（二）管理人员变动较快，业务能力较弱

二级学院的教学档案主要有教学秘书直接管理。遗憾的是，一方面，二级学院教学秘书处理的日常事务繁多，包括排课、实习、试卷、四六级、计算机考试等方面，难以留出专门的时间进行档案整理。另一方面，部分二级学院的教学秘书以兼职为主，这就导致教学秘书流动较为频繁，对档案管理工作难以形成规范化认识，缺乏教学档案管理的专业素养和能力，教学档案管理人员知识结构单一，对教学档案基本分类和归档范围不够清晰，导致教学档案内容不齐全，教学档案建档顺序错误，教学档案保管期限较为模糊。

（三）教学档案分类粗略，管理规范程度不够

教学档案内容丰富，涉及面较广。二级学院进行教学档案的收集、整理、编目、立卷等过程中，往往出现一些失误，导致教学档案的分类混乱，教学档案资料归档资料不高，未形成完整体系。并且，部分教學资料（例如教案、说课稿）未整理归档，部分教师参会、培训或进修缺乏总结材料，部分实验室面对学生开放，但缺乏实质性的统计分析等量化材料。并且，部分归档的教学资料不够规范，部分教学资料用铅笔记录，时间较长则字迹模糊；会议签名未签全名，会议时间未写到年度；留存的二级学院文件未加盖公章，留存的二级学院规章制度学院负责人未签字。

三、优化二级学院教学档案管理模式的三大策略

（一）重视宣传教育，健全档案制度

二级学院教学档案是二级学院教学工作全过程的重要文本资料，是衡量二级学院教学管理水平、教学建设资料的重要凭证。我们要采用多种宣传途径，宣传《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等文件规定，提高二级学院领导和教师的档案意识，认识到教学档案在教学质量保障建设中的重要作用，重视教学资料的日常积累，将教学归档工作与日常教学工作紧密结合，避免出现被动式整理的情况。建章立制，实行教学资料定期归档制度。根据《高等学校档案部门业务建设规范》，要求做到“三纳入”“四同步”，即“纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作”。相应的，在教学档案工作中，我们应将教学档案管理纳入教学工作整体规划，纳入教学管理制度，纳入教学管理人员职责范围。我们应做到布置教学工作与布置教学档案工作同步，检查教学工作与检查教学档案积累、归档工作同步，总结教学工作与总结教学档案工作同步，验收、评审教学工作与验收教学档案工作同步。

学校成立教学档案考评领导小组，推行教学档案任务目标责任制，将教学归档任务层层落实，责任到人；推行教学档案定期检查制度，学校每学期对教学档案进行全面检查，发现问题及时督查和整改；推行教学档案情况通报制度，健全激励机制，对二级学院教学档案工作开展不力的，要适当进行批判和通报；对二级学院教学档案工作开展情况较好的，相应进行表彰；依据目标完成情况，每学年评比教学档案管理先进个人。

（二）优化队伍结构，提升业务能力

建设一支数量充足、素质较高、结构合理的教学档案管理队伍，是做好教学档案工作的重要保障。换言之，二级学院教学档案工作质量，归根结底取决于教学档案队伍建设情况。因此，我们要高度重视教学档案队伍建设工作，给予一定政策支持，“打破长期以来的‘干好干坏一个样的局面，科学制定岗位职责规范和目标责任制”，确保教学秘书队伍的稳定性，调动教学秘书队伍工作的积极性、主动性和自觉性。学校加强业务培训，采取多种形式多种渠道的教学档案管理人员岗位培训，提高教学秘书的业务能力和职业素养，促使他们牢固树立教学档案管理意识，掌握教学档案管理的新理念、新技能、新方法，有效提高教学档案的管理水平。

（三）健全分类方法，规范管理机制

教学档案分类是教学档案管理工作的前提，教学工作是本科教学的中心工作，教学资料是教学工作的重要载体，形式多样，内容丰富。二级学院教学档案管理人员即无可能，也无必要将所有教学材料纳入教学档案。依据教学任务和教学实践需要，二级学院教学档案可以分为九大类：文件类、学籍类、教务类、考务类、实习类、实验类、毕业论文类、教材类、调研类。

1.文件类包括上级部门下达的教学类文件、二级学院相关专业的培养方案、二级学院制定的教学管理和规章制度、二级学院教学工作会议记录、二级学院教学经费申请和批复材料、二级学院教学工作总结、教学建设类，包括专业建设发展规划、专业定位、人才培养特色、专业定位等方面等。

2.学籍类包括学生花名册、学生成绩单、学生参加各类比赛的获奖情况、学籍处理情况、学生违纪处分情况等。

3.教务类包括教学任务书、教学课表、教学大纲、教案、教学计划调整申请表、调课申请表、教师工作量等。

4.考务类包括期末考试试卷、平时成绩册、试卷交接登记表、期末考试统计直方图和质量分析表；四六级成绩单、计算机等级考试成绩党、课程试题库、考试违纪作弊学生处理相关材料。

5.实习类包括实习的计划安排、实习基地的相关情况、实习计划、实习报告、实习考核；专业见习的计划、报告和考核等。

6.实验类包括实验教学课程大纲、实验教学计划、实验教学登记表、实验室开放基本情况、实验仪器设备利用情况等。

7.毕业论文类包括毕业论文（设计）的选题材料、审核材料、评阅材料、答辩材料、毕业论文（设计）原件、优秀毕业论文（设计）申报材料。

8.教材类包括教材使用申报表、教材建设规划材料、教师使用优秀教材所占比例，教师编写、出版教材的比例。

9.调研类包括教改项目的立项和结题材料、教材项目的立项和结题材料、教研室活动记录本、教师听課记录本、教学座谈会和学生座谈会记录、课程建设情况、教师教学培训情况、教师发表教学研究论文汇总、教学奖励情况汇总等。

以上九大类教学管理档案资料基本涵盖教学运行全过程，相互联系、相互支撑，形成内容丰富、条例清晰的教学档案体系。

在教学档案科学分类的基础上，我们还应重视教学档案收集标准和管理规范。教学档案以原件为主，格式规范、时间准确、内容完整。手写记录字迹工整、图片材料清晰明确，以便于长期保存。教学文件材料保持内在逻辑统一性，保持原始性和完整性，做到留痕迹。例如，在讨论专业培养计划时，应当有讨论的会议记录和思路总结。教学文件整理应当以大类为主，以时间先后顺序为原则进行排序。教学档案应当专人负责，放置在指定的区域，确保防火、防潮、防虫、防盗。

【参考文献】

[1]张予宏.本科教学评估与高校教学档案建设[J].郑州大学学报（哲学社会科学版），2006（04）.

[2]曹凤瑛.谈高校档案现代化管理与服务教学功能构建[J].中国大学教学，2007（04）.

责任编辑：张丽