新形势下如何加强房地产档案管理工作小议

乐景芳

(福建沙县建设档案馆 福建沙县 365050)

新形势下如何加强房地产档案管理工作小议

乐景芳

(福建沙县建设档案馆 福建沙县 365050)

不动产权属登记专门机构的建立，给房地产档案工作带来了新的转机，本文就新形势下如何做好房地产档案管理工作展开讨论。

房地产档案；管理

一、房地产档案的重要价值。

房地产活动过程中生成的反映产权人、房屋自然状态及使用土地情况的各类资料形成房地产档案。房地产档案工作是房地产业发展进程中的重要组成部分，是其必不可少的一个重点环节。搞好工作可促进房地产业的持续、健康、平稳发展，有利社会的和谐稳定。重要价值的三方面体现:

1.房地产档案体现房地产业发展的真实面貌。房地产档案完整、系统地保存了房地产业发展过程中形成的全部档案资料，真实、全面地记录了房地产业发展的全过程。如果房地产档案缺失，将带来难以补救的损失。

2.房地产档案在领导科学决策中起着重要的参谋和助手作用。房地产档案形成后并不是一成不变的，具有动态性,它将随着权属变更的不断发生,以及房屋状况处于不断的转移和变更而发生变化,是历史经验信息的丰富宝藏,是一种永远处于不断变化更新,绵绵不绝的信息宝库,为房地产业领导决策提供大量的信息基础,是进行科学决策的重要参考。

3.房地产档案工作有助房地产业管理水平和工作效益的提高。房地产档案中记载了大量有关房地产权、产籍方面的信息，可为房地产业开展工作提供信息查询。而对其所记载的大量房屋修建方面数据的利用，则可为房地产业日常管理及房产产权异动和房屋结构情况变动提供科学根据，极大地减少了不必要的重复劳动，有利于工作效益的提升。

二、新形势下做好房地产档案工作的重要意义

2013年,国务院机构变革和转变职能方案中指出,要采取有效措施保障不动产交易安全,使不动产权利人的合法财产权得到有效保护,《物权法》规定得以更好地落实,必须建立不动产统一登记制度。并在全国范围内启动机构改革,各地逐步成立不动产权属登记中心,隶属国土资源部门,并将原有属住建部门的房屋产权登记的职责调整至国土部。2015年3月1日始正式施行《不动产登记条例》(国务院令第656号)(以下简称《条例》)。

中国的房地产业形势很严峻，目前国家正在努力调控房地产市场，力求使房地产业能健康发展。而做为房地产业真实面貌体现的房地产档案，也就理所当然地成为房地产业领导进行科学决策的得力助手和重要参考。在这一新局势下，进一步做好房地产档案的管理和交接工作，为社会的和谐稳定助力，显得尤为重要。

三、房地产档案管理目前存在的主要问题。

1、对房地产档案的重要性及社会价值认识不足。在房地产档案管理实际工作中,人们常常只致力于对房地产档案的信息管理范畴的研究,而往往忽略了对房地产档案作为重要信息的社会价值和经济价值方面的认知。认知上的缺失导致如管理投入、人员、设备的不足;管理水平的低下等系列问题,使工作进入恶性循环的状态。只有充分提高对房地产档案综合价值的认识,有效合理的整合利用房地产档案资源,才能使房地产档案管理工作的有效性得以提升。

2、存在发展不平衡问题及各自为政的状况,且利用单一,服务面窄。区域垄断性是房地产档案独具的特点,房地产档案的独占和垄断地位基本上由当地房地产管理部门占据,属地管理是房地产档案管理的基本原则。这一问题不仅导致各地区房地产发展的不平衡,而且极大地限制了房地产档案利用价值的体现。新形势也在一定程度上带来了新的管理和利用问题。只有对房地产档案进行规范管理和合理开发利用,才能有利于促进本地房地产业乃至整个经济的发展和社会的和谐稳定。

四、新形势下改进房地产档案管理发展的对策。

1、充分认识房地产档案管理工作存在的各种问题。管理制度存在欠缺；管理人员的素质亟待提升；现代化管理水平低；配套设施不足等问题，除了物质条件的限制外，更主要的是来自认识层面的因素。因此，从思想意识上提升对房地产档案的认知很重要，思想上有了更深入的认识，其它人为因素问题都将会逐步得以解决和改善。

2、做好机构改革后的房地产档案衔接工作。在机构改革落实之前,全国各地都已普遍开展个人住房信息系统建设工作,为互通互联、资源共享做准备,但发展不平衡且尚未形成规模。一是给予房地产档案管理工作充分重视。在新机构建立伊始,就应启动规范的档案管理工作,建立相应的制度,设置专门的档案部门,确保新增房地产档案的材料归档管理工作落到实处。二是处理好房地产“历史档案”工作。《条例》明文规定,条例施行前依法颁发的各类不动产权属证书和制作的不动产登记簿内容依旧有效,可以继续使用。要把房地产“历史档案”的数字化加工工作落到实处,明确原有的房地产档案的去向,限时做好老房地产档案的移交工作,确保工作的真实性和延续性。

3、建设高水平的信息化房地产档案系统。

(1)建立与登记簿内容相一致的房地产档案，确保簿档相对应。不动产登记簿由国家国土资源主管部门按《条例》规定设立统一的模式，《条例》还对登记簿应当记载的事项做了明确规定。因此，不动产登记机构应严格按相关规定落实登记内容，建立与之相对应的纸质档案，并同步做好新增档案资料的录入、扫描等数字化处理工作。

(2) 加强高水平的房地产登记档案信息化平台建设。一是完善档案信息化管理制度。严格落实《条例》有关规定,目前允许采用电子介质和纸质介质两种形式建立不动产登记簿,不动产登记簿的建立应逐步实现电子化,其介质形式应具唯一性、合法性,并定期进行异地备份。二是加快统一的不动产登记信息管理基础平台的建设步伐。要实现不动产登记相关信息的实时互通共享,必须把国家、省、市、县四级不动产登记信息和各部门涉及不动产登记有关的审批、交易等信息均纳入统一的管理基础平台。由国家国土资源主管部门牵头负责,会同涉及不动产登记工作的相关部门,携手共同打造统一的不动产登记信息管理基础平台。三是加强软硬件设施的配备。要实现房地产档案现代化管理,就要提高认识,加大先进的现代化管理设施的投资力度,配备兼具档案专业和现代化知识的多元化人才,创造有利的发展条件。

4、安全科学的利用房地产档案。

(1)安全利用。一是建立完善的保密制度。认真贯彻《保密法》,依法采取必要的安全保密措施,对涉及国家秘密的不动产登记信息进行监管;严格落实不动产登记信息保密制度和档案利用保密制度。二是依法用档,明确法律责任。具有法律依据性及动态性是房地产档案的重要特点,要提升抵御风险的能力,规避利用过程中存在的知识产权等风险问题,依法依规开展查询、利用活动,确保安全利用。三是建立房地产档案查询权限控制制度。管理中实行对内不同岗位权限分级管理;对外建立带身份识别器的房地产个人信息查询系统。

(2) 科学利用。一是采用“互联网+”,实现多元化管理。开创“互联网+”网络化服务模式,通过互联网身份识别后,利用者可以从网上查看到数字化、图像化的房产档案信息,利用建筑面积、房屋坐落、平面图等相关房产资料;并可以在网上与管理者实时进行互动互惠,体验房产档案在互联网上全方位、多元化的服务模式。二是实现房产档案利用方式和形式的转变。开发整合房产信息资源,开创新型房产档案利用模式,改变原来单一的形式和被动的方式,主动提供材料报告、政策引导等房产管理依据,开发咨询服务、市场预测等服务形式,实现多样化服务。并建议探索实行有偿服务,信息是一种重要资源,具有社会价值和经济价值。

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TU723

B

1007-6344（2017）02-0170-01

乐景芳，女，1972年12月出生，福建沙县人，本科学历，馆员。研究方向：档案工作的发展，包括城建档案、人事档案、文书档案等。