基于长效沟通机制的高校学院办公室工作创新研究

赵晓波

[摘 要]高校行政管理人员尤其是院级行政管理人员是承担行政管理工作的主体和中间力量。当今很多高校在行政管理方面更新了硬件设施，但许多行政管理人员沟通协调能力不足、沟通渠道单一，致使管理效率低下。而创建长效沟通机制，搭建先进沟通平台，全方位地把学院管理层的各种意图传送给教职员工和学生，同时及时得到师生的反馈，不仅有助于为师生创造良好的工作和学习的环境，而且有利于组织知识的交流、分享、利用和创新，提高整个组织的学习力和竞争力。本文试图从建立长效沟通机制的视角去探析高校行政管理工作的建设和发展。通过沟通机制来发展组织能力，获得持续的竞争优势。

[关键词]高校；学院办公室；沟通机制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.143

[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）06-0-02

高校行政管理人员是承担高校行政管理工作的主体和中间力量，院级行政管理人员的素质将直接影响高校的发展和稳定。教学和科研是高校工作的两个主要方面，高校学院级行政管理人员的主要服务对象有领导、教師和学生。只有具备全心全意为师生服务的意识，完成好领导交代任务的同时，处理好教学管理关系、科研关系及其他的行政事务等各种纵向和横向关系，才能保证学院行政工作的有序进行。当今高校在行政管理方面更新了硬件设施，引入网络技术以及计算机技术，但行政管理人员沟通协调能力不足、沟通渠道单一等致使管理效率低下。如何创建长效沟通机制，搭建高效沟通平台，是一个值得深思的问题。

1 建立长效沟通机制的必要性

由于高校行政管理的主体与对象是相对独立的群体或个人，因此在管理过程的每一个环节，主体与对象之间都需要沟通，并贯穿于管理实践的全过程。沟通成为实现各项管理目标的主要方式、方法和手段。目前，在高校行政管理中沟通管理并未引起足够重视。由于高校组织结构是非常典型的直线型结构，该组织系统的优点在于能够集中领导，层级节制。但其不足之处是组织内部沟通网络是单一的链式结构，沟通渠道是单向的。往往是院领导作出短期或长期决策通过开会口头传达和书面沟通传递出去，教职员工的参与积极性不够，上下沟通不畅，容易造成决策的专断草率，信息传递的滞后，信息量的减少甚至失真等。而且其沟通氛围多以防御性沟通为主，就是说高校有2/3的教职员工觉得在学院公开发表意见是不安全的。至于学院内的情感沟通，目前虽然有一些工会活动，但相对于一百多名教职员工来说，这些活动无法实现情感沟通的目的。长效沟通机制其实质是思想、观点、情感的沟通，而通过营造一个开放透明的沟通氛围，保持沟通渠道的顺畅，提高沟通满意度，增强学院的凝聚力，对提高行政管理效率是非常必要的。

2 建立长效沟通机制的设想

2.1 营造鼓励性的沟通氛围

高校直线型组织结构限制了沟通双向过程，营造的防御性沟通的氛围，常常使教职员工在沟通过程中变得越来越谨小慎微。若想要营造鼓励性沟通氛围，就要发挥院办公室纵向沟通的核心作用以及加强横向部门之间的协调作用。就是要使教职员工就学院的发展和个人的进步能够适当敞开心扉、发表意见及建议。因此，结合学院的实际情况，在短期内逐步采用一些鼓励性的沟通方式，不定期举办学院管理层与教职员工面对面交流的沙龙等活动，实现教职员工的广泛交流，争取能够在数年之内，让鼓励性沟通活动大约占到全部沟通活动的1/3。在此基础上，力争在一个比较长的时间跨度内，将学院原来的防御性沟通氛围逐步转变成为一个以鼓励性沟通为主、防御性沟通为辅的最佳模式。

2.2 恰当选用沟通网络

如何摆脱组织沟通模式的局限，打破框架，构建更灵活、更有效的管理沟通平台是建立长效沟通机制的核心问题之一。有效的沟通必须有一个开放的信息交互平台支撑。总的来说，应该构建一个以链式沟通为主，环式、Y式、轮式和全通道式沟通为辅的多层次跨部门沟通网络。根据不同的沟通内容，采用不同社交网络和信息发布方式。在日常管理工作中，对于正式的教学和科研业务或上级工作指示，采用上下级链式沟通为主的方式；对于学院内部不同办公部门或跨系间的沟通，可以采用环式沟通方式；而对于一些跨越学院的团队沟通则可以采用轮式或全通道式合作气氛浓厚的沟通网络进行沟通。总之，针对不同内容的沟通需求，采用恰当的、高效的、人性化的沟通方式，应成为学院内外管理沟通网络的鲜明特色。

2.3 完善情感沟通机制

对教学和科研工作的情绪高低及情感好恶，是教职员工对自己所从事的工作满意度高低的最直接体现。积极的感觉和情感，有助于发挥教职员工的最大潜能，而消极的感觉和情感则会消磨教职员工的积极性。为了激励教职员工的工作热情，提高科研绩效，有目的地进行情感沟通是基本的管理沟通机制。该机制的设想可分为长期固定的机制和短期不固定的机制，例如：举办一年一度的兵羽比赛、大型户外健身活动、歌咏比赛与校园摄影展，等等。通过这些丰富多彩的相对固定的活动，就会在一定程度上增进教职员工与学院管理者的情感交流。同时，通过多举办一些小规模、不定期的、跨部门的情感交流活动，使广大教职员工能够潜移默化地感受到学院对他们的关怀，进而自然而然地实现与学院的情感互动。例如：学院可以事先印制一些精美的感谢卡，一方面，当有教师或学生认为在最近的工作或学习中得到了其他教师的大力支持与配合时，他就可以申领感谢卡，表达自己的感谢之情；另一方面，当某些教职员工或学生在近期的工作中表现出色或者做出了突出的贡献时，学院也可以利用感谢卡进行致谢。看似一张简单的感谢卡，只要灵活运用，就可以成为情感沟通的载体，实现彼此之间情感的交流。通过“感谢卡”，鼓励教师间、学生间以及师生间的情感沟通。又如：以“齐关怀”为主题创建情感沟通新模式。为体现学院对教职员工的重视与关怀，可以将学院的员工情感沟通活动纳入“齐关怀”的主题之下，即以“齐关怀”为主标题，以丰富的活动内容为副标题来实施组织与宣传活动，从而在情感沟通的活动中，营造组织人性化、温馨大家庭的气氛，于细微之处推动情感沟通。再如：构建有效的激励机制，设立“合理化建议奖”，可根据教职员工所提建议的实施成效，给予相应合理的物质奖励，鼓励他们更加用心地投入教学和科研工作，增强教职员工的责任感和使命感。同时，也可以作为一个有效沟通渠道。沟通日，一月一次定期举办。学院所有教职员工和学生可在沟通日与院领导进行面对面交流，并逐渐成为一种制度坚持下来。

2.4 收集处理反馈信息

设立“意见箱”和“意见热线”，不仅可以建立一个保密的沟通渠道，而且还可以作为收集沟通意见的有效渠道，这有利于对长效沟通中存在的问题及时发现，及时改进。采用“不定期反馈问卷”方式，以教职员工满意度调查为依据进行沟通满意度调查。在非正式场合发放下无记名反馈问卷。通过所获得数据，分析教职员工对沟通效果的反馈，进而不断完善长效沟通机制并使其顺畅。

通过以上措施所建立的长效沟通机制，能够全方位地把学院管理层的各种意图传送给教职员工和学生，同时及时得到师生的反馈，并有效避免非正式沟通中引起不必要的矛盾与误解，学院上下相互协同、密切配合，以最少的管理成本、最高的效率去实现有效的沟通，使师生在学院“改革、发展、稳定”的关系中共同进步。

主要参考文献

[1]郑颖莉.浅议高校管理人员高素质队伍建设[J].长江大学学报学报：社会科学版，2012（9）.

[2]李巧.浅谈高校办公室人员的素质要求及提高途径[J].湖北广播电视大学学报，2013（4）.

[3]成义.提高高校行政管理人员素质，加强建设高校行政管理团队[J].才智，2011（16）.