高校固定资产清查中出现的问题及解决方案

古晓艳

(华中科技大学 现代教育技术中心, 武汉 430074)

高校固定资产清查中出现的问题及解决方案

古晓艳

(华中科技大学 现代教育技术中心, 武汉 430074)

高校资产清查是指按照政策、工作程序和方法对高校进行账务清理、财产清查，依法认定各项资产损益，真实反映高校国有资产占有和使用状况的工作。长期以来，由于高校资产清查不到位，表现出诸多问题。目前在资产清查中，相对较为严重的是账实不符、账账不符以及管理部门之间没有实现网络对接的问题。本文对以上问题进行了细致分析，结合本校的实际做法，提出了解决的具体解决方案，为高校资产清查顺利进行提供可行性方案。

资产清查； 账实不符； 账账不符； 网络化对接

0 引 言

根据中华人民共和国财政部令(第68号)中资产管理部分第四十一条和教育部有关文件精神，为进一步加强学校国有资产管理，健全资产管理制度，保证学校国有资产的安全、完整、合理配置及有效利用，完善学校国有资产的动态管理[1-2]，2015年5月我校国有资产管理处对全校设备及家具展开全面清查工作。

目前在资产清查中，问题突出的是账实不符、账账不符和资产管理部门之间没有实现网络对接。账实主要是指固定资产实物账与实物不一致，账账不符主要是指高校管理部门资产实物账和财务部门资产价值账不一致[3]。现通过对资产清查中出现的这些问题深入细致的分析后，理论结合实践，给出具体的解决方案，可以使学校的各资产管理部门准确掌握资产的总值、数量、分布、使用状况,从而提高资产使用效率、完善资产管理信息系统，进一步健全管理制度，最终能为学校领导者做出科学决策提供依据[4]。

1 清查中出现的问题及原因剖析

高校资产种类多、数量大、分布广、使用频繁、更新速度快，而且由于资产管理部门没有定期盘点资产，从而造成资产账面与账面价值以及账面与资产实物之间存在差异。我校此次设备清查中出现不少问题，主要表现为。

1.1 账实不符

(1) 有帐无物。这种情况主要由以下原因造成：已经丢失和报废处理过的资产长期挂账，不及时办理核销手续；人员调动带走的固定资产，没有及时办理调拨手续；院系拆分合并后，没有及时规范管理资产的相关手续。

(2) 有物无账。主要原因：有些获赠的仪器设备未登记入账，已经竣工投入使用的基建工程，由于部门间缺乏沟通，甚至完工10多年也没有入固定资产账的现象[5]；已经报废销账的设备，没有及时将实物拖走。

1.2 账账不符[6-7]

1.2.1 设备处有账，财务处无账的设备

造成此类设备的原因又分为以下几种情况

(1) 设备重复入库建账。经办人将设备登记入库后，可能因为与报账时间间隔较长，忘记设备已经建账入库；或者委托其他人办理该笔业务时没有将验收凭证一并交付，去财务处报账时又重新建账，导致同一设备有两个不同的资产编号。

(2) 设备入库建账后未报销。经办人建账后，由于发票无效或者经费不够、预算不允许等多种原因，导致在财务处没有成功报销；或者在购置基建项目设备时，由于基建项目时间较长，分批购置的设备验收后投入使用，但发票还没有收到，因此不能办理报销手续，都会导致有设备账而在财务处账上没有体现的情况。

(3) 财务处未登记。经办人按照规定程序在设备处验收设备入库建账后，并在财务处成功报账，但财务处在核算时漏登或未登记该笔固定资产编号。此类情况较少发生，但也不排除。

1.2.2 设备处无账，财务处有账的设备

造成此类设备账账不符的原因，可能是资产管理系统出现错误，导致已经记录的信息丢失。这种情况比较少，因为涉及到购置设备需要报销时，应当在设备处入库建账后，财务处才会接收该笔业务的报销。现在设备处和财务处的管理系统没有实现对接，还不能确定有此类型设备。

1.3 管理信息系统功能不完善

目前，多数高校资产管理部门采用计算机相关管理软件或管理信息系统来管理资产，但这些管理软件与系统的功能主要是进行记账和统计，不具备业务流程管理功能。同时，不同类别资产的管理部门所使用的软件与系统各不相同，且没有对应接口，相互之间不能兼容和进行数据交换与共享，没有统一的综合管理平台全面统计各类型资产的分布情况及可以动态查询单位的资产信息，导致系统信息共享功能受限[8]。财务处对资产进行价值核算与管理， 设备处、家具管理处进行实物账管理，院系等部门实际使用并管理。而部门间没有形成相互衔接和制约关系，导致部门间协调困难，造成谁都管、谁都不管的现象。

2 针对问题提出的解决方案

高校资产管理部门在重视购置资产审批程序的前提下，同时应当对资产的使用、管理、调拨、报废等环节加强控制，规范操作，减少账实不符现象的发生。

2.1 规范管理方便清查

目前我校Web版资产管理系统中已经加入了资产清查模块，对资产管理系统中的数据进行整理，采取“谁使用、谁管理、谁负责”的原则[9]，在清查模块中设置了已查到、未查到模块，未查到根据不同原因又分为未整理、未认领和未自查。在资产清查结果选项中提供了正常、异常、单位不符、闲置、丢失、调出、重复入账、报废等选择，教职工可根据领用资产的实际情况进行清查结果的选择。各位教职工只能清查自己名下资产，不过二级资产管理员统筹管理二级单位总资产，具有替本单位的教职工资产清查的功能。对单位不符、领用人不符的清查结果要联系到人，核实到位；对于丢失、调出、借出的设备进行汇总；已经报废的设备要翻阅历届报废审批表；闲置的设备考虑放置于调剂平台，盘活固定资产。也可以用二维码生成器将存储设备信息的动态网页批量生成二维码，粘贴在设备上，用户端通过手机读取二维码，查询录入设备信息并反馈到服务器端的数据库[10]，服务器端对设备访问情况进行统计，做出已经被访问过的标识，方便进行资产清查。

2.2 解决账账不符的方法

(1) 及时报销建账。经办人在设备建账入库后，应当及时到财务处去报销该笔账务；或者将发票和已经建账入库的凭证一起存放。完善资产管理系统的建账入库程序，在建账输入时加入识别功能，把明显是重复建账的识别出来，有明显的提示，或者不便提交。避免重复建立资产账登记。

(2) 完善入库手续。由于各种原因，财务处未报销成功已入库设备，应在资产管理系统的“退库”业务里做下账处理；如果用自有资金购置了此类设备，也应当作退库处理，以免自有设备记作国有资产。

(3) 做到账账相符。财务人员在每个月的财务系统做结账业务的时候，财务系统将会自动询问工作人员是否已经将固定资产实物账与价值账进行对账，财务管理人员需确认已对账后，财务系统才会对这个月进行结账操作。在进行结账操作后，一旦发生固定资产价值与实物账不符合，财务人员需与固定资产管理人员互相配合查找原因，原因一经查证需马上进行更正，例如可以将一些因时间差导致的资产台账已登记入账，但是尚未到财务报账造成的账账不符，编制一个资产调节表作为一个对账依据，以保证财务处和设备处账账相符。

2.3 建立全校统一的信息管理系统

应将学校的资产管理与财务管理相结合，实现设备处、家具管理处和财务处的网络对接,构建立体的框架结构，强化高校整体的核查系统[11-12]。资产管理可采用包括云计算、大数据在内的先进技术与理念，进行顶层设计，构建标准化接口的管理信息系统及数据中心、以及包括管理部门、财务部门和使用部门在内的用户认证管理子系统。不同类型资产的管理与使用部门可在此基础上建立其相应的管理信息系统，同时要保证各子信息系统与总信息系统数据中心之间的信息交换与实时同步。相关部门通过该系统进行资产的购置、审核报销、配置、使用、调拨和报废等工作的信息化管理，了解固定资产的动态情况[13]。

3 结 语

高校固定资产管理处于一个动态过程中，资产的数量和价值总量一直处于不断增减变化中。只有通过全面、定期的对固定资产清查，才能发现管理中存在账实和账账不符等问题，随时调整工作思路与方法，为高校资源配置提供科学依据。网络化管理可减少人工核算与管理的工作量，避免账实不符、信息不对称的现象发生。 因此，促进网络资源共享建设，建立真实、准确的动态数据，提高固定资产管理的工作质量，从而全面提升高校管理工作的水平，最终实现高校资产管理数据统一、账实相符的理想状态。

[1] 颜 萌.基于绩效视角的高校资产清查工作研究[J].实验技术与管理，2013，30(9): 231-233.

[2] 左玉生，林 俐，孙岳明.强化资产清查工作,提高资产管理水平[J]. 实验技术与管理， 2011，28(9):210-212.

[3] 华 杰.高校固定资产管理账账及账实不符问题研究[J].行政事业资产与财务，2015，10(21): 7-8.

[4] 白广梅，赵靖强. 论高校固定资产清查与管理的加强与创新[J].实验科学与技术，2014,12(2): 197-199.

[5] 王延刚，于淑梅.从资产清查审视高校固定资产管理[J].行政事业资产与财务，2014，9(1): 13-15.

[6] 祁风义，万 睿. 新时期高校固定资产管理对策探析[J].实验室研究与探索，2010，29(10): 375-377.

[7] 王晓华.高等学校固定资产清查工作探析[J].实验室研究与探索，2011,30(8): 118-120.

[8] 朱丽霞.从资产清查环节入手强化高校固定资产管理[J].实验室科学，2015，18(5):213-216.

[9] 李 茂.基于资产管理信息系统的资产清查的设计与实现[J].实验室科学，2015，18(4):178-180.

[10] 钱 鹏.二维码技术在高校多媒体教学中的应用[J].实验室研究与探索，2014，33(4):255-259.

[11] 龚运芳. 高校固定资产清查存在的问题及解决对策[J].中国总会计师，2012，11(6):102-103.

[12] 赵 云. 高校资产清查网路化探析[J].实验室科学，2015，12(4): 188-190.

[13] 胡军伟，关 博.基于资产清查视角下的高校固定资产管理探析[J].北京工业职业技术学院学报，2013，12(4):110-113.

·知识园地·

摘 要

摘要是对论文内容不加评论和补充解释、简明、确切地陈述与概括。是整篇论文的重要组成部分，能让读者迅速总揽论文内容，是各种数据库中常见的检索对象。本刊采用报道性文摘，其基本要素包括研究目的、方法、结果和结论4部分。有时也包括具有情报价值的其它重要信息。摘要应具有独立性和自含性，并且拥有与论文同等量的主要信息，即不阅读全文，就能获得必要的信息。摘要文字要简明、内容要完整、具体。一般宜400字左右，英文摘要不宜超过250个单词。

(本刊编辑部)

Analysis and Solution of Problems in the Fixed Assets Inventory in Universities

GUXiao-yan

(Center of Modern Educational Technology, Huazhong University of Science and Technology， Wuhan 430074， China)

The inventory of assets of colleges and universities is the work of accordance with policies, procedures and methods. It shall be subject to the determination of the profit and loss of assets, become a true reflection of the occupation and use of state owned assets in colleges and universities． For a long time, because of the university assets inventory is not in place, there are a lot of problems. Now, in the university fixed assets inventory， the serious problems are that the account does not match substance, and the accounts do not match each other and the management department does not realize the network docking. In this paper, combined with the actual practice of our school, the above issues are analyzed, the solutions are put forward to smooth progress of the university assets inventory.

asset inventory； account does not match substance； accounts do not match; network connection

2016-04-20

华中科技大学实验技术研究项目基金(2015047)

古晓艳(1976- )，女，河南焦作人，硕士，工程师，主要从事教学设备的管理研究。

Tel.：027-87542823；E-mail：guxyhust@hust.edu.cn

G 482

A

1006-7167(2017)01-0259-03