高职院校档案管理工作的现状与改进对策

郭丹

【摘要】在这个经济快速发展的社会里，对人才的需求也越来越大，而高职院校作为人才培养的地方，高职院校的发展对社会的发展有着重大影响。在高职院校中，档案记录了学校发展过程中的一切，是衡量办学水平的一个重要体现。在高职院校中，档案管理是一项重要的工作，它不仅关系到高职院校教学的发展，同时也关系到学生的发展。面对这个竞争激烈的市场环境，高职院校必须加强档案管理工作，确保高职院校档案质量和效率，进而更好地服务于教学。本文就高职院校档案管理工作的现状与改进对策及进行了相关的分析。

【关键词】高职院校；档案管理；现状；对策

【中图分类号】G271

0.引言

高职院校作为我国培养人才的摇篮，随着我国教育体制改革的发展，高职院校规模也在不断扩大，对高职院校档案管理工作要求也越来越高。对于高职院校而言，档案记录了学校办学过程中所产生的信息，对高职院校的发展有着至关重要的作用。然而就当前高职院校档案管理工作来看，其管理方法落后，信息化水平低，难以满足高职院校教学发展的需求。面对这个竞争日益激烈的社会环境，高职院校要想更好地发展下去，就必须重视档案管理工作，确保档案工作质量，

1.高职院校档案管理工作现状

1.1对档案管理不够重视

就当前高职院校而言，升学率和就业率已经成为衡量学校办学水平的重要指标，只有具升学率和就业率上去，学校的口碑就会好，进而也就造成了学校在发展过程中重点就放在如何提高升学率和就业率方面，忽视了档案管理工作，对档案管理的资金投入却非常少，在档案管理工作中往往会出现经费不足，无法购买现代化的设备，以至于档案工作难以满足学校发展的需要。

1.2缺乏专业的管理人员

在高职院校档案管理工作当中，档案管理专业人才比较缺乏，工作人员都是老一辈的人，许多档案管理人员都是从其他岗位调过来的。一方面他们对缺乏专业的管理能力，另一方面他们对计算机的操作能力不强，档案管理工作效率不高。

1.3档案管理信息化水平低

随着高职院校规模的扩大，其档案信息也越来越多，对档案管理工作要求也越来越高。然而就当前高职院校档案管理工作而言，对档案信息的记录依然是采用传统的手工方法，信息化水平低，档案管理效率低。同时，在采用传统方法的时候容易出现错误，不利于档案信息的完整性和准确性。

2.高职院校档案管理改进对策

2.1提高重视

对于高职院校而言，档案是衡量学校办学水平的一个重要指标，档案管理工作的好坏直接影响到了学校的发展。为此，高职院校必须引起足够的重视。首先，学校必须将档案管理工作提到日程上来，校领导不仅要加以重视，同时还要引起相关管理人员的重视；其次，要加大资金的投入，为档案管理工作配备先进的设备，进而不断提高档案管理水平，进而更好地为高职教学服务[1]。

2.2加管理人员的管理

随着市场经济的发展，市场竞争越来越激烈，在未来市场的竞争中必将成为人才与科技的竞争。因此，在高职院校档案管理工作中，要想提高档案管理工作效率，就要专业的档案管理人才来提供保障。首先，学校必须加强档案管理人员管理，不断提高他们的职业素养，同时要加大档案管理人员在档案方面知识的认识，提高他们的计算机操作水平，其次，要全面落实责任制，将档案管理的责任落实到管理人员的身上，进而不断提高他们的工作责任心和责任意识[2]。另外，学校还必须采取有效的激励机制来激发管理人员的工作积极性。

2.3加大信息化技术的应用

在这个信息化飞速发展的社会里，计算机信息技术已经得到了广泛的应用，计算机信息技术有着处理速度快、安全性高等特点，计算机信息技术的出现有效地提高了工作效率。在高职院校档案管理工作中，利用计算机信息技术，建立统一的信息化系统，在档案信息记录的时候，利用计算机技术可以有效地降低档案信息错误的出现，进而提高档案管理效率。同时，将现代化的档案管理资料、数据等相关信息都按照统一的标准来进行管理，形成标准的档案管理体系，从而将档案管理现代化引入到正常的轨道中[3]。

2.4档案的整理

高职院校档案管理作为高职院校一项重要的工作，为了提高档案的利用效率，就必须对高职院校档案进行有效的整体。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，轉发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2.5档案的分类

高职院校档案不仅包括了教学档案、学籍档案、文书档案、科技档案，同时还有会计档案等，为了更好地提高档案管理水平，使得档案信息得到充分的了用，档案管理部门必须分门别类的将档案进行保管。如，按年份分类，如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。将每年的归档文件按永久、定期分开，永久的档案放在一个区域，并作好标签，定期的档案放在一个区域，并进行区分。

3.结语

我国对教育事业的重视促进了我国当前高职院校的发展，为了培养出更多的优秀人才，我国对高职院校招生政策的一再放宽使得我国高职院校规模不断扩大，高职院校学生的数量不断增多，给高职院校档案管理工作增加了一定的难度。档案管理工作的好坏直接关系到了学校的发展，面对这个竞争日益激烈的市场环境，高职院校要想获得更好地发展，就必须重视档案管理工作，加大资金的投入，为档案管理配置先进的设备。同时，要完善档案管理相关体制，加强管理人员的管理和信息技术的应用，建立统一的管理系统，进而不断提高档案管理质量和效率，更好地服务高职院校教学。

【参考文献】

[1]叶丽群. 浅谈高职院校档案工作特点、现状与改进[J]. 哈尔滨职业技术学院学报，2012，04：18-19.

[2]王磊，乔永会. 高职院校档案工作信息化建设的实践及改进对策[J]. 黑龙江科技信息，2012，27：138-139.

[3]王韶频. 从高校档案管理法规视角谈高职院校档案工作现状及发展对策——以苏州高校档案工作协作组高职院校档案工作为例[J]. 黑龙江史志，2014，19：223-224.

[4]谭捷，黄彩莲. 高职院校档案管理工作的问题分析与工作对策——以广东食品药品职业学院档案工作为例[J]. 商业文化（下半月），2011，12：207-208.