浅谈高职档案管理的创新与优化

马淑杰

【摘要】高职院校的档案管理工作是学校工作的重要组成成分，随着我国教育事业的不断发展，针对高职院校的政策也在不断变化，高职院校档案管理工作对于高职院校的发展具有重要意义，档案自身是高职院校发展变化的一个历程，通过对档案的分析，对于高职院校今后的发展很重要，在目前的形式系，档案管理工作需要随着时代的发展进行改进，本文就高职院校档案管理的创新和优化进行剖析，以促进高职院校档案管理工作的发展。

【关键词】高职院校；档案管理工作；创新与优化

中图分类号：G717.24

高职院校的管理工作是教育工作者关心的内容，同时也是国家相关部门关注的对象，档案管理是管理工作的一部分，档案管理工作的好坏同样衡量高职院校管理职能高低的一个重要标准，随着高职院校规模的不断扩大，档案管理方面的工作难度也在不断增加，同时在信息时代的背景下，传统的档案管理理念和方式也受到了巨大的挑战，可见对档案管理进行创新和优化是很有必要的，同时也是我国高职院校重点研究方向。

1档案管理工作的作用和优化创新的意义

档案管理担任着对学校各种事项的记录工作，包括教学计划安排、教学成果、科研成果，这些都是档案管理工作的主要内容，同时档案管理还有记录历史的作用，从最初建校开始，档案管理工作就开始进行了，它见证了学校的不断发展和壮大，是历史的见证者。档案管理工作中的对于学生工作方面的管理对于学生的个人情况进行了详细记录，是学生在学校的宝贵资料，同时档案也是教学评估的重要参考资料，它通过对教学工作的记录，对于教学评估而言属于第一手资料。

通过对档案管理的优化创新，能够近一步提升高校档案管理能力，规范高校档案管理工作，对于现代化高校建设和发展而言有特殊意义，同时档案管理工作属于基础性工作，对于稳定教学发展具有很大的作用，档案管理的优化和创新不断促进我国高职院校做出显著成绩

2目前高职档案管理中存在的问题

2.1档案管理观念落后

在信息时代，档案管理工作统统信息技术全面结合，已经发展成为了依靠信息技术的档案管理模式，但是对于部分的高校档案管理工作而言，工作人员仍保留着落后的观念，虽然配备了相应的设备，但是工作人员却很难做到熟练使用，仍喜欢采用传统的档案管理工作方式进行档案管理。

2.2高职院校不重视档案管理

对于高职院校而言，部分管理者认为学校的重要任务是传授学生技能，将更多的精力放在了教学以及效益上，对于档案管理工作缺乏足够的重视，导致档案管理工作在学校的地位较低，由于档案管理工作主要体现在服务性上，和教学的联系不大，很难为学校产生突出作用，只有在特殊情况下才会用到档案管理，但是我们应该认识到档案管理工作属于基础性的工作，只有注重基础才能使学校向好的方向发展。

2.3缺乏人才和资金上的投入

档案管理作为服务性工作，尤其是和信息技术相结合后，对于工作人员以及工作设备的要求在不断提升，但是由于其学校的地位较低，相关领导的不重视，在人才和资金的分配上受到了很大的制约，从而严重影响了档案管理工作的发展，工作人员缺乏相应的技术和经验，在工作过程中很难做到创新和发展，仅仅是以应付的态度对待工作，设备上的问题使得档案管理工作和目前的先进模式存在巨大的差距，在这种没有人才和资金的情况下，要想快速发展是不可能的。

3档案管理工作的创新与优化

3.1提高对档案管理工作的重视

档案管理工作作为学校教育管理工作的重要组成部分，具有着重要的意义，高职院校的管理者应该提高对档案管理工作的认识，重视档案管理工作。要知道，档案管理关系到每一个学生的在校情况，档案是学生的个人信息的可靠依据，同时也是毕业找工作的重要依据。管理者要采取切实措施，提升全校师生对档案管理的认识，可以定期召开专题讲座，介绍档案管理的相关知识，通过国家针对档案管理的法律法规的宣传，能够更好的提升学校整体对于档案管理工作的认识，为档案管理工作的开展营造良好氛围。

3.2加大资金和人才的投入

任何工作的创新和发展都离不开人才和资金，对于档案管理工作而言更是如此，资金是保证，而人才则是关键点，人才是非常重要的，要具备相应的知识，同时还要富有创新精神，这样才能在发展优化的过程中取得重大突破。要定期对工作人员进行相关知识的培训，确保其掌握最新的技术和手段，拓宽工作人员的眼界，这是高速发展的社会中迎接档案管理工作挑战的必要条件。资金的投入主要用于先进设备的配备以及对工作人员的培养上，资金上的支持同样也是发展的硬性条件。

3.3不断优化创新目前档案管理体系

一个科学全面的档案管理体系是做好档案管理工作所必需的，包括工作人员的任务分配、管理模式、资料存取等，这一系列工作都需要不断进行优化创新。首先在工作人员任务分配上，我们知道随着档案管理工作的复杂化程度的不斷提升，任务的分配变的越来越困难，不同工作人员的能力是不同的，在任务分配时既要考虑到任务量，又要考虑到其合适程度，这些都是分配过程中需要重点关心的问题。其次在管理模式上需要进行创新，在创新的过程中我们可以借鉴其它行业档案管理的模式，取其精华，结合高职院校自身的特点进行改革创新，对于档案管理中的一些规则的制定要和目前时代的发展密切结合。最后在档案存取上加强重视程度，在档案的录入时，要进行多次核对，确保资料正确完成，因为只有这样档案管理工作才有意义，同时对于往年的档案，要定期检查，对于一些纸质档案要将其转化成电子档案并存有备份，保证档案的安全。同时在档案的存取时要进行准确记录，确保档案在节约过程中不出现问题。

4总结

档案管理工作对高校的发展很重要，具有优化和创新的必要性，在优化和创新时要明确档案管理工作的本质目的，把握我国高职院校在档案管理中的存在的问题，深入问题的本质，提升对档案管理的重视程度，从资金、人才、管理体系等方面着手，不断进行优化创新，切实提高档案管理能力和水平。

参考文献

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