图书馆档案管理方法探讨

李沁娟

【摘要】图书馆档案是图书馆重要的财富。圖书馆档案的管理具有重要的作用，随着信息技术的发展，图书馆档案管理取得了较大成效，但是也还存在一些问题，需要我们不断创新，探索新的管理方法，发挥其重要作用。

【关键词】图书馆；档案；档案管理；方法

图书馆档案指的是图书馆各项工作和活动中所产生的具有查阅利用价值并被归档保存起来的资料，它是图书馆系统的宝贵财富，影响着图书馆各项工作的持续、稳定运行。近年来，随着信息技术的不断发展，图书馆档案管理方法也得到了极大的创新，这大大提高了图书馆档案管理效率。

一、图书馆档案管理的重要作用

（一）记录图书馆的发展历史。每一所图书馆都有着自身的发展历史，且其中某些历史资料对后人具有一定的利用价值，而图书馆档案正记录着这些发展历史，它能够生动、准确地反映出图书馆的历史发展轨迹，有利于我们更好地了解与认识图书馆的历史，扩大其影响力。

（二）给图书馆工作提供科学的参考依据。在图书馆档案资料中，一些长期积累起来的静态信息具有很强的原始性、可靠性及可操作性特点，其能够成为图书馆工作的第一手参考资料，为工作人员提供科学的参考依据。这种参考，不仅能给予我们的工作正确的方向指导，而且还能有助于工作的创新。

（三）更新图书馆中各项数据。图书馆的发展是有规律可循的，它在发展过程中会不断产生和融入新数据，这些数据是图书馆工作内容与成效的体现，图书馆档案能够将这些新的数据添加进去，从而完善和丰富图书馆的各项资料，扩充图书馆的内容。

二、图书馆档案管理的主要内容

（一）文书档案。图书馆档案中的文书档案可以分为四类档案：一是图书经费档案；二是财产档案；三是人事档案；四是文书档案。

（二）业务档案。图书馆业务档案是指在业务工作中图书馆专业人员为规范业务工作，使业务工作流程具有一致性和连贯性而保存下来的各项业务工作规则、要求、内容等资料，其来源于图书馆各项业务工作本身，又用于指导有关业务工作。以重庆市少年儿童图书馆为例，图书馆档案中的业务档案又可以分为十五类：一是业务研究；二是文献资源；三是读者服务；四是馆内读者活动；五是全市大型读书活动；六是全国大型读书活动；七是书刊宣传；八是阅读指导；九是深层次服务；十是读者教育与用户培训；十一是服务宣传；十二是流动服务；十三是业务辅导与培训；十四是协作协调；十五是文化共享工程。

三、图书馆档案管理中存在的问题

（一）重视程度不够。对档案管理工作的重视程度，决定了各项工作的开展情况。目前，有的图书馆至今没有建立统一管理档案和档案工作的综合档案室，没有配备专职的档案人员，档案人员在工作分配上往往兼职过多，很难集中精力把档案工作做好；有的将业务档案划归业务部门管理，这将导致一方面有的档案材料没有得到收集整理，仍存放在各部门及有关人员手中，而业务档案在分类中有不一样的看法，业务部门是以评估为标准，这种分类保管期限有混淆，使有限的档案室更加积累了“杂物”，另一方面是复印件太多，没有原件，这种档案“质量”的欠缺，积累的档案在以后的工作中，要使用很大的人力财力来清理，这种管理模式存在许多弊端，最主要的是致使许多有价值的档案材料严重遗失，不能发挥它应有的价值。

（二）管理制度欠缺。一方面，档案管理的各项规章制度不完善，缺少档案管理制度及管理工作中的建档制度，一人一个干法，缺少规范化管理，使档案建设受阻；另一方面，随着科技的发展以及各种电子仪器设备的剧增这些设备的使用管理、操作规程、基本技术等缺少技术档案的建立，档案业务建设基础薄弱。

（三）安全技术（意识）薄弱。安全技术是指用户使用管理和系统安全管理，其中包括身份认证和使用授权。对于数字化档案来说，电子档案的原始记录性、法律凭证性和保密安全性受到冲击，缺少数字环境下规范的管理办法。

四、图书馆档案管理的更新方法

（一）更新管理理念。良好的图书馆档案管理理念能产生许多良好的管理方法，要把在部门的档案全部归到综合档案室，因此，领导人员及档案管理人员必须要不断更新管理理念，加强对档案管理工作的重视，要意识到图书馆档案与文献一样都是图书馆内的宝贵资源，并将档案管理工作提上议事日程，这是做好图书馆档案管理工作的前提。

（二）完善管理制度。若想切实做好图书馆档案管理工作，就必须要建立起一套完善的档案管理制度，并不断加强其相关政策的落实，从而对图书馆档案管理工作进行更加有效的规范和约束。在实际管理过程中，图书馆内各档案管理人员之间必须要做到分工明确、责任落实，相关领导层也应当详细安排和分配好每个档案管理人员的具体工作内容，并将严格的监督与检查制度贯彻到底。

（三）提高人员素质。目前我国大多数图书馆的档案管理人员的文化程度和专业素质较低，其中只有少数人员是真正相关专业毕业的人才，而大多数则非对口专业人才，虽然其在实际工作中对图书馆档案管理知识和技能有了一定的了解，但却缺乏比较系统和完整的知识理论。一个合格与优秀的图书馆档案管理人员必须要具备良好的道德品质、正确的政治理念、严格的纪律素质、高效的业务能力以及较高的文化水平等。因此，图书馆档案管理人员应当要不断学习和更新相关管理理论知识、加强自己的管理水平、提高自己的道德素质，并积极进行实践与创新，想方设法提高图书馆档案的管理效率，做到尽职、尽心、尽责。