略论民政档案的管理与利用

冷雪英

【摘要】民政工作涵盖面广、涉及范围大，不仅与普通居民的生活息息相关，还是党和政府将社会管理工作做好的重要途径，而民政档案的管理与利用也和民生密不可分，和维护社会稳定有密切联系。接下来从民政档案管理与利用的意义入手，探讨提出若干工作措施，旨在助力民政档案管理与利用水平的提升。

【关键词】民政档案；管理与利用；意义；工作措施

最近几年，随着经济与社会的持续发展，国家在社会管理工作上投入大量的人力、物力，民政工作取得显著成效，特别是民政档案管理与利用，不仅完善和丰富了管理与利用的标准，还形成了丰富的、系统的、全面的档案资料。但民政档案管理与利用同时也面临着更严峻的形势，进一步改革和优化民政档案管理与利用势在必行。

一、民政档案管理与利用的意义

民政档案的管理与利用不仅涉及各个政府职能部门上报的文书、会计、人事以及工程等档案，还包括地名档案、民间组织档案、社区档案、收养登记档案、婚姻登记档案等，种类不一、名目繁多，这些档案和民生工作有密切的联系，是政府部门管理社会的重要参考资料，是保障群众权益的关键原始凭证，甚至可以说民政档案真实地记录着每一名社会成员的重要经历。随着政府職能转型的不断深入，民政部门日益凸显出其为社会提供公共服务的职能，民政档案在帮助改善民生、为民众服务以及造福社会等方面有了新的内涵，为切实促进社会公平、维护社会稳定，为进一步实现服务于人民的宗旨，充分发挥民政档案的重要作用，全面深入开展民政档案的管理与利用工作对每一名社会成员无疑都有深远的意义。

二、民政档案管理与利用的工作措施

（一）建立健全民政档案管理与利用制度。完善的规章制度能保证民政档案管理与利用工作的顺利开展。因此，上级领导要针对民政档案部门实施一定的管理与监督，督促档案人员学习国家的档案法律法规，增强全体人员的档案管理与利用意识。如可依据民政档案工作的类别，包括档案的归档、借阅、保密等制度，促使人员了解档案管理与利用的各项规章制度，并汇编成册，建立健全相关制度，在民政考核环节加入对档案人员的绩效考核，从而激发其工作的主观能动性，助力民政档案管理与利用的优化。

（二）创新民政档案管理与利用服务机制。长时间以来，档案部门都习惯静候利用者上门，对方要什么就提供什么，但进入信息时代以后，民政档案的管理与利用也面临着信息化建设要求，档案部门务必要积极转变工作理念与思路，坚持创新服务机制，将过去的被动服务转化成主动服务。一是要明确岗位责任制，围绕主动服务的目标鼓励创新。二是要适当调整民政档案人才结构，通过引进、培养等措施，用高水平人才充实档案的管理岗位、利用岗位。三是为民政档案的管理与利用提供便利条件，包括投入优良的设备、充足的资源、畅通档案利用需求及效果的反馈渠道等。如民政档案部门要按照民政部门的重点工作，主动去发掘、搜集档案资料，主动服务于领导的决策、民政业务、群众，善于对民政档案的利用趋势加以预测，主动为利用各方利用相关信息；要重视在民政档案信息资源综合性的强化方面狠下功夫，为使用者提供有价值的、全面的档案信息。

（三）提高民政档案管理与利用的科学性。民政档案部门及人员要通过科学的方法、形式落实档案的管理与利用，提高工作的科学性。因此，档案人员在管理、利用民政档案时要严格树立认真负责的工作态度，主动为民众提供优质的服务。如民政档案部门要结合社会热点，不断完善民政档案的利用信息，深入调研档案管理工作，提高管理民政部门日常收养、婚姻登记、优待抚恤等原始档案的水平，为提高民政档案利用深度奠定基础。同时，民政档案人员要结合工作实际加强开展档案管理信息化，在构建档案利用机制时把管理与利用电子档案作为重点内容，不断丰富档案信息内容，最大限度发挥民政档案的参考作用，最大限度发挥民政档案的民生价值。

（四）完善基层民政档案管理与利用机制。当前，基层民政档案管理与利用机制的完善尤为关键，因为基层民政档案管理与利用在若干部门中散落，面临着很多部门管、但很多部门均无法管的尴尬局面，完善其工作机制迫在眉睫。如相关部门可从四方面入手：一是进一步明确管理与利用民政档案的四级档案工作机制，涵盖省级、市级、县级、镇级民政部门的档案工作机制，进一步将主次分清，实行区别对待、分类管理机制，保证由专业的档案部门负责统一管理、开发和利用民政档案，保证档案资料的齐全性、完整性、权威性以及信息的安全性、有效性。二是促进各个地区加强管理、利用地名档案，按照社会需求提供地名档案的查询业务、对外咨询业务等，同时编辑并出版与地名对应的检索资料、工具书等信息，深化对档案的利用。三是重视管理好民间组织档案，提高基本信息检索功能，并依托信息化发展趋势，进一步完善、丰富民间组织档案的信息披露渠道，为社会各界检索档案、利用档案提供更多便利。四是搞好对社区建设档案的管理、利用等工作，建立健全社区档案管理制度，为各项社会事务的开展提供档案信息服务。

三、结语

民政档案管理是重要的基础性工作之一，是组成国家整体档案工作的重要部分，能否管好、用好民政档案至关重要。在新的形势下，民政部门要直面机遇与挑战，切实提高民政档案管理与利用的效率和水平，以便更好地适应新时代的新要求，从而使档案更好地服务于民政工作，造福社会。

【参考文献】

[1]魏伟.大数据背景下民政档案管理工作创新路径探析[J].经贸实践，2015（12）：163.

[2]田东鑫.新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨[J].管理观察，2016（29）：72-74.