高等学校档案管理工作水平提升问题研究

于晖

【摘要】高校档案是高校发展过程中所形成的各种对高校发展具有一定价值的真实记录，档案管理工作通过对这些档案信息进行有效管理，对高校发展具有现实意义。目前高校档案管理工作并不十分完善，本文就如何提高档案管理工作水平之问题进行了阐述。

【关键词】高校档案；管理工作；水平提升

目前，高校档案主要由教师档案和学生档案两大系统组成，一方面是对教师和学生发展过程的真实而客观的描述，见证了教师和学生的发展轨迹；另一方面也是对高校历史的反映和记载。因此，高校的档案管理对教师和学生，乃至高校本身而言，都是至关重要的，如何提高高校档案管理工作水平，也相应成为一个刻不容缓的重要问题。

一、高校档案对高校的发展意义重大

（一）高校档案的作用。档案是高校在发展过程中所形成的各种对高校发展具有一定价值的真实记录，是高校建设历史痕迹的物证，是社会的缩影，具有见证往事的作用。它保留了历史的真迹，有照片、录像、录音、笔迹、图片等等，是事件原始的记录和反映，内容客观、翔实、准确，有极高的参考价值，对高校的发展起到了一定的推动作用。高校档案管理工作因此不容忽视。

（二）高校档案工作的服务性。高校档案服务于教师，服务于学生。学生是学校的主体，教师是校园文化的传播者和见证者，高校档案记录了上述二者的学习、工作、生活的变化和发展。学生学业档案，主要包括学生的入学档案（含小学直至高中的学籍档案）、在校四年（本科）的成绩、学籍变动、入党过程、贫困申请、奖学金发放、助学贷款、图书资料的借阅、大学生科技创新活动、大学生勤工俭学活动等等一系列的学业活动。教师人事档案，包括入职前的档案，职称晋升，个人科研工作，行政职位变化，职工医疗保健，外出学习，学术交流，绩效工资发放，后勤服务等等与教师个人发展息息相关的宝贵资料。这些档案随着社会的发展与进步，随时会被查阅、引用，服务于个人与社会，发挥它的巨大作用。

（三）高校档案的传承性与发展性。高校档案是一个系统工程，记载了一代代学生周而复始的变化，是教师在发展过程中的描述，是高校教育的缩影。它反映了高校的精神风貌、文化氛围，体现了高校的办学理念、价值观念、道德观念、思想作风、工作作风，其中蕴含着高校的创业史、发展史、进步史及某些警示后人的教训史。同时，高校档案是校园文化的见证者、传播者、沉淀者和延伸者，它体现了高校的历史，能够取得学生、教师及社会的认可。

同时，高校档案传承着校园文化，通过对高校官方档案的查询、浏览，可以展现高校的历史和丰厚的人文精神底蕴，反映高校在各项教育活动中的成果和业绩，提高学校的形象和知名度，扩大学校对内对外影响度，促进校际、国际交流与合作，唤起校友的美好回忆，增强校友对大学精神和文化的认同感，激励校友回报母校，激发师生对学校的自豪感。总之，高校档案与时代接轨，它担负着社会发展的历史使命。

二、加强和提高高校档案的管理工作水平

（一） 确保高校档案的真实有效性。高校档案是对高校发展历程的真实体现和记载，档案管理是对这种真实体现和客观记载的如实记录，并运用科学、系统的方法将这些资源加以收集、整理、装订、入册，并归档保存，具有真实性、客观性、完整性、发展性及传承性等特点。

（二）加强档案管理的主动性。作为一名档案管理者，应培养档案管理的竞争意识、创新思维及高度的责任感，熟悉档案管理的整个流程，熟练掌握档案的收集、整理、装订等技术。要做到把与档案相关的每一片、每一张、每一本、每一套都仔细收集，图形数据影像及时保存，做到全面、准确、认真归档，确保档案的真实、完整、持续、稳定，明确档案的查阅及管理制度，加强档案的信用管理。这对提高教学质量、研究教学规律，都会起到促进作用。

（三）实现档案管理的规范化、科学化。高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分，高校档案记录着各项教学活动或科研工作的原始数据，是最有说服力的原始证据。档案管理无序或零乱、不规范都有可能给相关系、部乃至学校造成损失，例如，实验室实践数据流失会造成实验结果泄漏，甚至可能泄漏技术机密；会议记录丢失会造成领导管理层内部混乱，重则可能涉及人员任命机密；学生档案不详细或随意篡改，将会影响学生终身评价。因此，必须加强高校档案管理，以《档案法》为依据，制定档案收集、利用、保管、借阅、鉴定及销毁制度，同时制定各类材料的归档范围、保管期限和归还制度等，避免产生各种不必要的损失，以致于影响高校的生存与发展。

提高科学化水平管理，通过网络、计算机等技术的运用，将会导致档案可以更好地被保留和存储。因此，应将经过数字化处理的档案资源信息网络化，建立科学、合理、高效率的档案信息网站，通过档案信息网站的建立，方便进行档案信息查询，并且实现相关资源信息的共享，改变以往旧的档案管理模式的封闭性和单一性，实现档案信息管理的开放性、交互性，提高档案信息社会化利用的便捷性。档案信息网络化的实现，使得档案资源信息可以为社会成员所共享，对于不同空间的多个用户，获得信息是同步的，从而使档案信息的服务质量和效率得以提高。

（四）增强档案的服务性，挖掘档案的信息价值。在开展档案管理工作的过程中，应开放档案查阅功能，扩大档案服务内容，为高校档案信息资源开发打开一个新的局面。应做到为广大师生员工提供服务窗口，实实在在地通过档案服务来帮助师生员工解决实际问题，为高校的教学、科研、日常管理提供智力支持，营造出人人重视高校档案管理的良好氛围。例如，高校现有的纸质和电子图书资料（图书馆、电子阅览室）档案内容丰富，教学档案客观翔实，是进行教学及科学研究的重要来源，是科研活动的重要支撑，有较大的实用价值，应予以大力开发与高度利用。 （下转第178页）（上接第131页）

另外，高校檔案还可以用于科研工作、教学改革及管理工作，为学校发展等提供参考，以方便科学研究活动的进一步深入，这是档案信息开发利用的一种高级形式，无论是在见证校史、教书育人、传承校园文化和服务科研等各方面均具有重要价值，同时还是一项益于当今、功在后世的事业，有助于为当今的高等教育提供参考，激发师生热爱学校、感恩学校的热情。

三、结语

综上所述，档案管理是高校管理工作的重要组成部分，是高校管理工作的具体体现，是高校信用管理的保证，是高校文化建设的供给源泉。当前我国高校档案管理工作存在认识不足、管理队伍不专业、管理模式落后和现代化水平不高等问题，只有加强认识，强化管理队伍建设，重视信息资源开发，才能改进高校档案管理水平，为高校长远发展发挥更大的作用。

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