浅论学院人事档案管理

段红宇

摘要：人事档案是人才信息的重要载体，是知人善任的重要依据。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。随着学院不断发展，档案管理存在着这样那样的问题，有待进一步提高认识，加强管理，从而使人事档案的管理水平更上一层楼。

关键词：人事档案 管理

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在干部选拔、转正定级、职称申报、办理养老保险等工作中，都需要使用人事档案。

一、学院人事档案管理中存在的问题

第一，人事档案管理是学院人事处工作内容之一，由于学院人事处工作繁重，人员紧张，长期以来，没有设专职人事档案管理人员，而是作为人事干事的一项岗位职责，业务内容之一。2016年，学院新一轮聘任中，人事处设了人事档案管理干事岗，但，档案管理干事岗位职责中还有一条：做好教职工社会保险转入、转出、医疗机构变更、生育津贴申报等工作。看似简单的一条，一年中，又有机关事业单位养老保险改革，实际工作下来，社会保险工作占了三分之二的时间。

第二，学院是由三个学校合并发展起来的，三校区的人事档案分别存放在各校区的档案室，但，三校区都没有独立的人事档案室，学院本部人事档案与财务档案存在一室；学院东区和学院南区人事档案与自己校区的其它档案存在一起。如此，人事档案管理存在不安全因素。

第三，学院没有人事档案管理规程，修订有《文档管理工作规程》。《文档管理工作规程》中涉及人事档案的内容不多，只是提到：学校教职工的人事档案由人事干事根据人事管理工作的相关规定对每一位员工的必要资料进行收集、整理规范、存放到位；人事管理干事在收集、整理、存放员工个^档案资料过程中，负责对资料的真实性、准确性审核把关，并按照各项资料应归档的时间节点按时完成工作。

第四，归档材料不完整，档案管理不够规范。随着近年来学院的快速发展，对人才的关注、引进成为学院生存与发展的重心。于是，招聘一些高学历、高职称的人才，招聘进来的这些高层次人才大多数档案材料漏缺，不仅缺少学历学位材料，年度考核材料，还有专业职称变动材料、工资变动材料等都有缺漏。传统的人事档案管理是以被动的方式进行收集，如果制度不完善或移送不到位，执行不严格，就会造成人事档案材料收集的不完整。

二、解决学院人事档案管理中问题的对策

第一，设专职人事档案管理干事。人事管理干事的岗位职责中不应有做好教职工社会保险转入、转出、医疗机构变更、生育津贴申报等工作这一条。社会保险工作政策性强，人员情况复杂，计算机操作中又时常发生问题，业务办理的时间点控制的也很严等等，需要有社保经验的，计算机操作水平高的人员胜任。人事档案管理干事应专注于，专心于档案管理，社会保险工作中有查个人档案的地方，人事档案管理干事应该积极配合，而不应该学院的社会保险工作由人事档案管理干事—人承担，否则就喧宾夺主了。

第二，设三室分开的人事档案管理办公室。按规定，学院应安排出人事档案库房、查阅室和人事档案管理干事办公室，三室分开。但，由于学院办公用房紧张，一次到位，不现实，但，应该尽力做到两室分开，安排出人事档案室、查阅室和人事档案管理干事办公室。学院本部、东区和南区的人事档案集中存放在同一校区同一档案室，没有条件把库房、整理和查阅分两室，起码应做到隔开，并要做到防火、防潮、防蛀、防盗等。

第三，制定《人事档案管理规程》。包括：目的、适用范围、职责、具体的工作规程和支持性文件。具体的工作规程应有以下内容：人事档案的建立、人事档案的保管、人事档案的查阅等。每一环节的控制要点要抓得准，描述要清晰，操作起来有据可依。比如查阅，教职工查阅人事档案须符合查阅条件，并填写《人事档案查阅审批表》，经领导批准后由人事处档案管理干事负责接待。

第四，认真按照人事档案材料分类及排列顺序收集材料，加强部门之间的沟通配合，保证归档材料完整。人事档案材料分十类，依次排列。第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定、考核材料；第四类学历学位等材料；第五类政审材料；第六类党团材料；第七类奖励材料等十类材料。考核材料中的《事业单位专业技术人員年度考核登记表》；工资材料中的《事业单位工作人员工资变动审批表》等由人事处负责统一发放，统一收集，统一填报的材料，能做到及时收集和整理。可，人事档案材料的来源渠道不只是人事处一个部门，还有教职工个人、党委办公室和上级单位等。所以，保证人事档案的完整性，还要加强教职员工的档案意识和部门间的沟通配合。

总之，人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。加强人事档案管理，从而使人事档案的管理水平更上一层楼，为学院的进一步发展服务好。