提高公路系统档案管理科学化水平的路径选择

任祥凤

【摘要】公路系统档案管理在公路系统建设中能够发挥巨大的作用，然而现阶段我国公路系统档案管理工作的状况不容乐观，档案管理存在问题，有些甚至已经严重地阻碍了我国公路系统档案管理水平的提高。本文围绕提高公路系统档案管理科学化水平的路径选择展开讨论，希望能够为相关人士提供参考。

【关键词】公路系统；档案管理；科学化水平；路径选择

一、公路系统档案管理工作现状

公路系统信息管理过程极易发生突发问题，加之公路建设与生产加工、原料采集、供给营销等等相关，无疑都使得公路系统的档案管理工作具备了高复杂性、高难度等等特点。公路系统档案数据包含了众多的内容（生产销售、客户及供应商数据等），在公路项目建设过程中发挥着无可替代的作用。提高公路系统档案管理工作水平有利于全面提高公路项目建设质量，此项工作的重点在现阶段被放置在了全面应用现代化通信技术与信息技术方面。由于我国公路系统档案管理缺乏完整性，很多工作的重心被放在了工程項目进度层面，档案管理工作的随意性加大，因而档案管理一直是项目建设过程中的薄弱环节。此外，由于缺乏重视度，我国公路系统档案管理从业人员大多为非专业人士，这些人缺乏安全、责任意识，在落实档案管理的过程中极容易随意操作，加之信息化应用程度不高，不仅加大了档案管理工作的难度，更降低了档案工作的效率。如公路建设过程中的档案记录缺失难以为后续公路通车提供历史依据，公路档案的作用难以发挥，公路资料的整理也因此被复杂化。

二、档案管理存在的问题

（一）重视程度缺乏连续性。我国公路系统档案管理工作于2005年前后大范围开展，工作的重点是提升档案管理标准化与规范化。我们必须得承认，在国家号召之下，公路系统的档案管理获得了前所未有的高度重视，档案管理部门也因此设立了长、短期奋斗目标。然而就现阶段实际情况看来，很多单位在实现了短期目标以后，极容易出现“骄傲自满”的情绪，继而无意识地出现了管理松懈问题。管理松懈导致长期目标的实现难以落实，加之档案管理无法快速取得成效，各级领导对档案管理工作的重视度也随之降低，愿意投入进此项工作的精力、财力以及人力都有所下降，进而导致公路系统档案管理出现工作淡化、边缘化等等问题。值得一提的是，有些单位受制于编制、职数等等的限制，大肆缩减专业管理人员而聘用兼职人员，档案管理工作的质量以及档案管理的业务水平因此备受制约，档案管理的发展也因此遭遇瓶颈。

（二）收集归纳缺乏全面性。公路系统的档案内容包括声像资料、实物档案以及数据资料，然而很多基层单位只注重数据质量，对于声像资料以及实物档案的整理归档并不重视，很多声像资料及实物档案在收集的过程中流失，或是被控制在个别档案管理人员手中，一旦出现诸如档案管理人员调岗等等问题，那么档案信息随之将不可避免地面临遗失问题。加之很多单位的信息档案未能及时纳入档案室管理，电子档案建设不到位，管理者缺乏操作电脑的能力，无一不加剧了档案丢失的风险。

（三）管理利用缺乏实用性。公路系统的档案管理工作很少能够在短期之内就获得成效，很多管理工作都是在系统的长远建设中发挥推动作用、带动社会经济效益提高的。由于未能迅速获益，很多管理者因此难以科学地把握“藏”与“用”之间的关系，继而出现重“藏”轻“用”问题。此外，现阶段不存在科学定位档案管理使用的相关规定，档案管理所能够产生的经济效益和社会效益没有广泛宣传，档案管理人员不知道科学的档案管理与自身经济效益之间的联系，档案信息的开发严重不足，档案的利用效率差强人意。

（四）队伍建设缺乏长期性。一直来，我国公路系统档案管理工作一直由办公室负责，受客观条件制约，办公室人员的变动相对频繁，新人由于不熟悉档案管理业务，加之缺乏必要的档案管理专业培训，往往难有较高的档案管理科学性意识，在落实相关管理工作的时候随意性较大，档案的收集，整理归档质量参差不齐，致使档案工作的结果与期望值出现较大偏差，档案管理队伍建设缺乏长期性。

三、提高公路系统档案管理科学化水平的路径

（一）加强经常性教育提高认识。思想决定意识，意识决定行为，良好的档案管理思想是做好档案管理工作的必要条件。公路系统档案管理部门的领导者们必须重视档案管理工作的规范化，强化档案部门文件管理的超前控制，尽可能避免档案移交等等过程，确保档案管理过程科学化、合理化。其次，积极开展与档案管理相关的教育活动，提高相关者的重视程度，确保领导者们能够充分发挥模范带头作用。众所周知，领导者是企业发展方向的决策者，只有确保领导们重视公路系统档案管理才能够上行下令使所有的档案管理人员都能够怀有高度的历史使命感和责任感、积极地对待档案管理工作，以耐心细致的工作态度提高档案管理质量。

（二）定期归档保证档案齐全完整。对于档案管理工作而言，档案收集、整理、归档是其基础性工作。对公路系统而言，档案不仅包括文书档案，还包括实物档案声像档案、基建档案等等，涉及的范围极广。管理者在定期对档案进行归档的时候，需要全方位考虑现实情况，在保证档案质量的同时，保证档案齐全完整。管理人员应该怀有高度的责任感认真整理、细致鉴别与档案相关的各类信息材料，对符合归档的材料要及时处理，对手续不齐全的材料需要及时退回并责令相关部门补办，以保证档案的准确性、真实性和完整性，以备后查。

（三）强化利用发挥档案信息功能。档案管理的根本目标在于充分发挥档案的作用，使档案资源得到共享利用。实现档案价值的最主要途径是档案利用，而档案利用开发是档案管理自身价值的重要体现。想要有效提高公路系统档案管理科学化水平，必须从加强档案管理基础出发，确保档案人员能够在科学落实收集、整理、鉴定、保管等工作的基础上开展档案编目、检索等工作，编制科学的、与实际相匹配的检索工具，充分发挥电子计算机管理优势健全检索、汇编等等工作。值得一提的是，档案信息的组织化、系统化有利于提高档案资料的使用率，因此应被予以重视。

（四）不断提升档案管理队伍素质。档案管理人员负责档案管理工作，其素质高低直接影响了档案管理工作的质量。随着科技的进步，档案管理过程中涉及的、与科技相关的事物越来越多，设备的更新、载体的多样化等无一不对档案管理人员素质提出高要求。为了满足档案管理的实际需求，企业方面应不断强化档案管理工作人员的培训工作，提高档案管理者的业务水平。当然，想要整体拔高档案管理队伍素质，企业方面还应有意识地吸纳档案管理方面的专业人士，充分发挥专业人士的专业技能，进而带动整个档案管理队伍向着高素质方向发展。

四、结束语

公路系统档案管理在公路系统建设中能够发挥巨大的作用，然而现阶段我国公路系统档案管理工作的状况不容乐观，档案管理存在问题，有些甚至已经严重地阻碍了我国公路系统档案管理水平的提高。随着我国社会主义现代化进程的不断发展，档案管理科学化已经成为我国信息化建设前进不可或缺的一部分。现如今，档案管理在各个领域的地位越来越高，重要性也越来越显著。公路系统档案管理的科学性与人们的生产生活关系密切，采取有效措施提高公路系统档案管理科学水平已经成为当务之急。管理者们需要以科学理论为指导，利用科学的办法不断完善档案管理制度，加速公路系统档案管理的信息化、标准化以及规范化。相信通过相关人士的不懈努力，我国公路系统的档案管理水平一定能够获得发展，我国公路系统的档案管理也一定能够走上可持续发展的道路。

【参考文献】

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[2]余晖，杨国峰，王美宽.扬州西北绕城高速公路信息化档案管理系统初探[J].公路，2015（08）：227-229.