现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索

张红星

【摘要】使用信息技术对企业档案进行管理，不仅改变了传统的档案管理模式，而且实现了信息的传输和共享。有效地节约了人力物力，促進企业信息的有效流通，推动了企业的发展。当然凡事都有两面性，企业档案的信息化管理虽然带来了积极的影响，但是也有着不可忽视的问题所在，因此提高企业档案管理的水平势在必行。

【关键词】现代信息技术；企业档案管理；影响及对策

随着社会的发展，计算机技术的深入应用，我们的生活已经与信息技术息息相关。信息技术在各个领域中得到了普及应用，使得各个领域的工作都有了革命性的转变。将信息技术应用在企业的档案管理中，是企业发展的一大突破。因为使用信息技术奖企业的工作资料转换成电子文档进行存储，不仅方便了企业的应用和管理，而且提高了工作效率。企业的档案管理工作是企业最为重要的一个环节，是企业发展路线参考资源，对于企业中的资源整合和利用，有着极为重要的意义。虽然信息技术给企业的档案管理带来不少优势，但是仍然可以看到一些问题的存在，因此在进行管理的过程中，要扬长避短，才能为企业以后的发展奠定良好的基础。

一、企业档案管理现状

随着现代信息技术的发展，企业档案管理也从传统的管理方式向信息化管理进行转变，在此过程中，企业档案管理也得到了一定的发展与完善。使得企业的管理者能够从档案中挖掘到更为有用的信息，方便了对企业资源的有效整合，因此对企业的管理更为完善。由于市场在不断地变化，由于经济的全球化，导致企业的竞争力面向国际化，企业也逐渐脱离了政府。政府不再帮助企业管理档案资料，再加上有些企业不重视档案的管理，最终导致一些资料的缺失，导致企业的档案管理无法发挥其应有的作用。我国企业大多数档案管理制度存在着不可忽视的缺陷，最终导致企业档案管理成为空谈，无法适应市场经济的发展需求。因此提升对档案管理部门的重视程度，是当前最为重要的工作。

二、企业档案管理信息化存在的问题分析

我国企业虽然进入到信息化时代，但是在转变的过程中，自然需要一定的适应过程。企业档案的信息化管理也是在逐步完善的过程中，存在一些问题，主要有四点：其一，档案管理人员的观念并没有转变过来。传统的档案管理都是通过档案资料室来进行管理的，对于管理人员来说，纸质文本更加顺手。档案管理人员并不能很好地跟随时代的发展来进行信息化办公，在这种情况下，自然存在着理念冲突。其二，档案管理信息化存在安全性风险。虽然信息化办公节约了人力物力，但是网络风险很大，机密的档案资料依旧存在着资料泄露等问题。因为网络上出现的漏洞，会给企业带来严重的损失。其三，硬件设备不到位。档案管理信息化需要企业花费大量的资金来购买先进的电子设备，引进先进的电子技术。这些对企业来说，是一笔非常大的开支，同时在购买设备的时候，还需要实时对其更新和维护，这也是一笔不菲的开支。其四，受外界影响很大。如果突然断电或者机器故障，都会导致之前的工作毫无价值，因此对于电子化的档案资料，多次备份是极为重要的。

三、企业档案管理信息化的完善对策

企业档案信息化管理一直处于完善的过程中，针对以上问题，提出相应的对策如下所示。

第一，改变传统的管理理念。企业档案管理要跟随时代的发展而不断地变化，因此采用现代化的管理理念是非常有必要的，因为它可以提高档案管理人员的工作效率。自经济全球化发展以来，企业面临更为严峻的市场竞争力。因此提升其自身的竞争力尤为重要，同时企业也需要应对市场的变化更对各方面的工作进行改革，提高其管理的质量。

第二，指定严格的管理机制。企业档案管理信息化发展需要制定详细的管理方案，确保每个环节都落到实处。提高企业决策者的重视程度，招聘安全性防护技术人才，用来保护企业的信息不被透漏出去。

第三，加大资金的投入。企业的档案管理信息化自然离不开软件和硬件设备的支持，因此加大资金投入，引进全进的设备是非常重要的。虽然档案管理可以手工完成，但是从长远来看，不利于企业的发展。第四，着重技术人才的培养。档案管理质量决定着企业的长久发展，而现今的管理理念需要优秀人才的支撑。因此企业需要不断提升管理人员的能力，在招聘档案管理人才的时候，要严格进行筛选，定期进行职工培训，确保档案管理人员能够胜任工作。

四、总结

总之言之，随着信息技术的不断发展，企业的档案管理工作也步入了信息化管理。在档案信息化的今天，随着计算机技术的不断变更，市场经济的快速发展，给企业的发展也带来了极大的机遇和挑战。企业为了市场的发展，对档案管理也进行了改革，虽然在变革的过程中遇到了一些问题和阻碍，但是要对其进行分析总结，找出相应的对策，提高企业档案管理水平，为企业以后的发展打下良好的基础。

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