档案“收管用”创新管理实践探索

藏萌　吕建辉

【摘要】档案的“收、管、用”是档案工作的三大环节，缺一不可。长安大学在档案工作中将“收管用”看作有机整体，创新档案管理制度，促进学校档案事业的发展，对高校档案工作研究具有一定的借鉴意义。

【关键词】高校档案；规范化体系；创新

一、发展背景

2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，从国家层面的高度上指出建立档案的“资源”“利用”“安全”三大体系；在档案资源的利用上提出“为广大人民群众服务”和“促进资源共享”之要义，要求“真正建立起方便人民群众的档案利用体系”。早在2008年，教育部印发的《高等学校档案管理办法》明确了高校档案工作对高等教育的重要作用。因此，高校的档案工作不仅担负着促进高校发展改革的战略任务，也肩负着档案事业与民生发展的重任。

近年来，长安大学在学术委员会制度、重点学科建设及学科评估制度等重点领域开展工作，档案馆作为留存和管理学校发展记录的内部机构，在新的历史时期的大背景下，必须加强制度建设，创新档案管理模式，以紧跟学校的发展规划和要求。

二、体系目标

高校档案工作，离不开“收、管、用”三大环节。“收”是档案工作的基础，要求范围全面，类别完备，文件完整，特别是学校的重要事件和改革历程、校友的信息和学籍等，都需要扎实做好收集工作；“管”是档案工作的关键，要求把收集上来的档案按一定的规章和规范整理、鉴定、编目、保管，使之分类有序；“用”是档案工作的最终目的，是档案工作的价值体现。“收、管、用”三大要素任何一个环节都不可忽视，其各自的功能和彼此之間的有机联系使其成为密不可分的有机整体。因此，档案工作的创新实践，需要通过整体的把控将“收、管、用”进行规范化的体系管理，这也就是长安大学档案工作创新实践探索的体系目标。

所谓规范化管理体系，指的是针对档案管理的日常性、重复性、规律性的工作环节，通过制定相关规章、制度，建立并完善涵盖档案收集、管理、利用整个流程的管理体系，在档案工作实践中形成标准化、专业化、精细化的工作方式，获得最佳档案管理秩序和效益。

三、具体举措

（一）建立完善的立卷归档收集和考评体系。建立了主管校长—校长办公室（档案馆）—学院（部）、处（室）、所、中心的三级档案工作管理网络体系，各类文件材料的立卷归档实现了计算机管理。制定操作层面的相关制度，规范档案归档流程，如：《长安大学档案实体分类及保管号编制方案》《长安大学全宗卷整理规范》等。定期发布相关归档方面有关事项的通知，如《关于收集、移交荣誉档案的通知》《关于院、部（系）毕业生照片档案收集与归档相关事项的通知》等。建立健全考评制度，制定《长安大学归档单位工作职责及考核办法》和《长安大学立卷归档工作考评标准》，每年对各单位的立卷归档工作及文书立卷人员进行考评，按时监督、检查和安排归档工作。对归档工作中存在突出问题的单位通过OA系统下达整改通知书，督促其限期整改。

（二）档案管理与利用创新。坚持以人为本，全面调动和激发馆员的积极性、主动性和创造性，保证更好地完成各项工作任务。在具体工作方面，把目标管理规范贯穿于各项管理工作之中，做到有目标、有计划、有安排、有总结。在档案服务上，树立“依法治档”和“优质服务”理念。定时更新档案馆网页、公示服务规范，把电话服务、传真服务、电子邮件服务、QQ服务、微信服务等形式纳入档案服务中，全面满足来馆利用者的需要。充分发挥档案馆网站作用，把校史展示、学位照下载、归档指导、档案查询等功能有机结合。同时，塑造档案馆“文化形象”：一方面把特色馆藏建设和网页建设作为“文化形象”的重要内容；另一方面打造《长安大学年鉴》《基本资料公报》《校友录》等文化形象品牌。

四、实际效果

档案馆工作人员牢固树立了档案服务意识，服务能力显著提高，形成了讲素质、讲绩效、讲贡献的良好馆风与工作作风。在档案管理制度体系建设方面，形成规范化操作流程，档案管理整体质量明显提高。在档案资源开发利用方面，档案资源开发成效显著，每年累计形成约100万字的档案编研资料，成为塑造档案馆“文化形象”的新增长点。

五、经验规律

（一）档案制度建设是档案规范化管理的基石。只有通过相关制度、标准约束才能使档案管理的各个环节可控、有序，继而逐步实现规范化、专业化和精细化的工作方式和管理模式。

（二）档案资源持续性开发是档案管理的重要方式。对档案资源质量的优化和提升，全方位、多方面开发馆藏档案资源是发挥档案信息整体优势的关键。

（三）提升档案服务能力是档案管理的目标。需要拓展服务方式、丰富服务渠道，从而通过档案利用充分发挥档案价值，提升档案馆的影响力。

经过不断的发展和实践，长安大学的档案工作取得了一定的成绩，但是，随着大数据时代的到来和档案信息化的技术发展，档案工作仍然需要与时俱进，不断地进行管理制度和模式的创新，振兴学校档案事业，全面助推学校发展。