疾病预防控制中心档案管理与档案利用研究

2017-04-06

福建质量管理 2017年16期

(东营市疾病预防控制中心山东东营 257091)

疾病预防控制中心档案管理与档案利用研究

邵文红

(东营市疾病预防控制中心山东东营 257091)

疾病预防控制中心在人们的健康与安全方面起着十分重要的作用。档案管理和档案利用作为疾控中心日常工作中的核心环节，属于一项主要的基础性工作。现如今，在开展档案管理和档案利用的实际工作过程中仍然存在着较多的问题。基于此，文中重点研究了疾病预防控制中心档案管理与档案利用。

疾病预防控制中心；档案管理；档案利用

我国的各种疾控中心是国家体系中的职能部门，不仅负责群体预防的工作，而且也肩负着监测、分析和防治各种疾病的职责。在开展各项业务活动的过程中，建立了较多的业务技术档案，然而一旦未采取合理有效的方法对档案进行管理，不仅可能使大量的统计数据产生流失，而且也无法将这些档案加以充分利用。由此可见，疾控中心的档案管理工作属于卫生防疫工作中的主要环节。

一、疾病预防控制中心业务档案两级管理原则

疾病预防控制中心档案主要分为两种类型，一种是由日常往来的各类行政文件组成的档案，另外一种是各个业务科室通过工作积累而构成的业务档案。然而，上述档案的两极管理主要指基于疾病预防控制中心档案工作管委会的共同领导下，对防疫业务构成的技术档案进行站级管理与科级管理，其主要内容体现如下：

首先是把疾病预防控制中心业务档案列为中心档案工作管理机制，与其它类别的档案相同，业务档案的管理也应该由中心档案工作管委会进行统一领导，具体的组织落实工作要由中心档案室来负责。其次，把业务档案划分成两级，即中心档案和科级档案。然而，在开展业务活动的过程中所建立的一些疾病防治和卫生监测档案可以被划分成中心与科级业务档案。再次，中心级业务档案管理。只要是列入到中心级管理的业务档案，均应该由各个科室的档案员对档案进行收集、整理和立卷，并做好定期的归档工作，提交给中心档案室进行统一保存并供日后使用。最后，科级业务档案管理。只要是列入到科级管理的业务档案，就应该由各科对其进行统一保管。档案的收集、整理和立卷交由各个科室的兼职档案员来负责，同时还负责业务档案的保管与利用[1]。

二、明确中心级和科级档案的范围

中心级、科级档案都各自具有不同的范围与界限，对中心级档案进行划分时应该遵循整体性、综合性、分析性和研究性的原则，也就是需要把能够体现出重点业务工作整体水平的材料和基于基础监测而建立的综合性、分析性并且学术价值较高以及保管时间较长的材料归为中心级档案，从而有利于保证中心级业务档案可以全方位地体现和概括机构本身的业务工作与工作水平。

(一)中心级档案的划分范围。首先是业务工作方面的相关法律规定、标准和技术方法的研究档案，分别为相关证书、研究报告、编写和制定说明以及验证报告单。其次是年度或者是跨年度的法律规定的传染病、地方病以及中小学常见病等防治方案和总结、分析疫情流行病学和估测疫情流行动向等。再次，总结和分析年度或者是跨年度的卫生监测。最后，同重大事故、疫情蔓延以及中毒调查处理相关的资料，主要指全面分析和总结调查报告、现场调查记录以及行政处罚材料。另外，还包括专题调查、各种业务工作的月报与年报统计以及在省市级期刊上发表的业务论文[2]。

(二)科级档案的划分范围。首先，在常规的业务活动过程中，中心级直接建立了针对于服务主体的档案，通常情况下，不容易明确材料的保管时间，应该随着所提供服务的企业生死存亡来进行确定，并且一些材料还由于工作需求每年都会增加补充，因此，以便于科级保存。其次，日常卫生监测材料。主要包括所管辖的区域与监测点或者是直管单位公共卫生监测材料、监测记录、小结、报告以及控制结果等。再次，普通的违法案例、疫情和污染事故，食物中毒的调查处理材料，主要指个案调查表、现场调查笔录、人员录制和访问记录、检验结果以及处理报告等。

三、疾病预防控制中心档案管理与档案利用的现状

(一)工作流程不具有科学合理性。当前，对于疾病预防与控制档案管理来说，我国还尚未出台专门的法律法规，大多数疾控中心也未建立健全档案管理与利用体制，开展常规工作时并未制定出标准规范的操作流程，随意对档案进行分类和保管，从而不利于后续的档案更新与档案利用工作的开展[3]。

(二)档案利用属于档案工作的薄弱环节。就一些已经设置档案室和建立健全档案管理机制的疾控中心而言，仍然存在着档案利用率较低的问题。档案管理工作的宗旨就是便于后期的使用，然而部分工作人员并未认识到档案工作的重要性及其具有的现实意义，没有做到经常翻阅档案，从而造成了资源的闲置与浪费。

四、解决疾控中心档案管理与档案利用存在问题的有效对策

(一)提高有关工作人员的业务水平。要想使档案工作人员的业务水平得到提高，就应该引进具有档案管理经验与医学院校毕业的毕业生，或者是具有一定工作经验的人员。把岗前培训与上岗后的继续教育作为主要工作来抓。

(二)健全档案部门的软件和硬件设施。要想做好档案管理和档案利用工作，就必然需要投入大量的资金。疾病预防控制中心一定要设置专门的档案室。按照疾病预防控制中心的现状，为了保证档案管理部门实现安全运行，应当为其配备完善的软件和硬件设施。

(三)构建科学合理的档案管理工作流程。疾控中心有必要建立健全档案管理与档案利用体系，就常规工作而言，比方说，档案的分类、保管和记录等，一定要构建标准规范的操作流程。随着科学技术的发展，信息化已经融进生活中的各个方面，因此，档案管理与档案利用工作也应该构建信息化管理系统。手工档案管理普遍具有花费时间长、工作效率低和档案利用不方便等问题，然而，信息化管理可以打破传统手工档案管理的各种束缚，从而使档案管理与利用的效率得到了大大地提高[4]。

(四)加强对档案的合理利用。档案管理工作所体现出来的最后价值就是被相关人员加以合理利用。然而，当前疾控中心的档案利用率并不是很高，大多数档案室只是一个摆设。要想有效的解决此问题，就应该要求档案管理人员对档案进行分类管理时做到精准化和专业化，这样可以符合人员方面的使用需求。其次，单位必须大力宣传档案具有的隐藏价值，鼓励中心工作人员对档案资源加以充分利用，促使其意识到档案工作的重要性。在开展日常工作的过程中，主动查阅档案。最后，档案管理人员不仅应该对其他工作人员定期组织开展培训工作，而且在查阅档案方面还需要起到指导性的作用[5]。