“网络填报+投递”式报账模式的运行及研究对策

刘翼

摘 要：近年来，随着高校各项事业的快速发展以及经济业务的持续增长，特别是科研经费的快速增长，财务报销量成倍增加。同时，国家各项财务改革措施及经费管理制度的贯彻落实，使得会计业务的处理越来越复杂，报账时间越来越长，成为制约学校财务工作效率和管理水平的瓶颈。为解决报账难的问题，我校财务处在进行广泛调研和可行性论证的基础上，于2010年试行网上远程报账模式，运行效果良好，之后，财务处对报账手段进一步研究、分析、总结，不断加以完善，2015年，又推出了“投递式报销”模式。在财务处的有效实施和全校师生员工的积极配合下，“网络填报+投递”式报账运行顺利，效果良好，从根本上解决师生报账难的问题。

关键词：网络填报 投递 优缺点 对策及建议

中图分类号：F233 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）03-121-02

一、“网络填报+投递”式报账的内涵

“网络填报+投递”式报账是指报销人根据经济业务的内容，在网上远程报账系统中填写报销单、差旅费报销单、借款单、领款单等报销凭证，基本信息填写完整后提交并打印，将相关原始单据按要求粘贴整理规范附在报销单后面，按审批权限审批完成后投入财务处指定的投递箱中即可，无需等候。财务处接件后及时办理，对手续完备的报账单据通过无现金报销方式将报销款项及时划入报销人指定的银行卡或对公账户并短信通知。

二、“网络填报+投递”式报账的操作流程

“网络填报+投递”报账的流程是：当发生经济业务后，报账人员将相关票据分类粘贴整理，填制并打印报销单，经过相关领导审批后投递，财务人员进行相应的会计处理。

三、“网络填报+投递”式报账的优缺点

（一）“网络填报+投递”式报账的优点

1.方便快捷、节约报销人的时间。传统窗口报销模式，报销人要在窗口排队等候，待会计审核制单后，签字确认，再到出纳柜办理款项支付手续。整个报账过程中，报销人需要投入大量的时间和精力，增加报销的时间成本。

“网络填报+投递”式报销模式下，报销人在网上远程报账系统中填制并打印好报销凭证，覆行相关审批手续后，可随时投递，不受时间、空间限制，方便快捷，大大地节约了报账时间。

2.报销人通过网络填报，减少了财务核算的差错率。“网络填报+投递”式报销模式下，填制单据的活动不再仅限于由财务人员完成，报销人可在报账前参与报账过程中的数据输入工作。审核制单人员直接从网报系统中提取报销人录入的报账信息，审核、修改后生成记账凭证；出纳人员从账务系统中提取款项支付信息，复核无误后通过网银划转款项。这一环节，数据信息录入工作大部分由报销人完成，财务人员负责对报账信息的审核、修改和完善，充分提高了财务报账效率，同时也减少了财务核算的差错率。

3.款项通过网银支付，资金运作安全、高效。“网络填报+投递”式报销模式下，报销业务完成后，出纳人员将银行账和财务资金日报表金额进行核对相符后进行款项支付。对个人的资金直接转入报销人指定的银行卡，而不再进行现金支付；对公款项支付，直接通过网银将资金划转到收款方银行账户，无需报销人送达汇款单和支票。网银支付，大大节省了业务办理的时间，解决了报账人员携带大量现金和传送支票、汇款单等难题，确保款项支付安全、高效。

4.业务集中处理、工作效率高。传统窗口报销模式下，报销人前来财务处报账时间上没有规律，有的时段报销人很少甚至没有，财务人员无事可做，只得空等着，而有的时段报销人蜂拥而至，造成报账拥挤现象，影响报账效率。

“网络填报+投递”式报销模式下，财务人员定期收取报销单据后进行集中处理，可灵活掌握工作进度，合理调整工作时间，大大提高工作效率。

（二）“网络填报+投递”式报销的缺点

1.退单率高，增加会计人员的工作量。实行投递式报销后，除少量特殊业务需到窗口现场办理外，大部分业务都能通过投递方式办理。投递式报账对于报销人来说，只需将手续完备的报账单据投递到财务处指定的投递箱即可，剩下的工作由财务人员来完成。但对于财务人员，在收到报账单据后，要审核票据是否真实、审批手续是否完备、内容填写是否准确无误等，经过审核后，对于不符合要求的报账单据，需要注明具体退单原因，然后电话通知报销人前来取回报账单据。由于种种原因，好多报销人不能及时取回单据，日积月累，财务人员手中积压了大量的不合格单据，日后报销人前来取单时，查找比较困难，这给财务人员增添很多工作量。

2.支付信息不准确，一次性支付成功率低。在支付环节：对个人打卡业务，财务人员从报账系统中提取银行卡信息，发送给银行，由银行进行批量支付，若银行卡信息有误，需退回更正后再执行支付；对公网银业务，财务人员从报账系统中提取报销人提供的支付信息，经审核后再通过网银转账，若收款方的账户信息有误，需通知报销人重新核实并提供正確的账户信息方能支付，这一过程每一阶段都耗费较多的时间，且重复性强。

3.存在单据传递风险。在投递式报账的整个操作流程中，从投递到业务办理完毕，中间存在几道环节，若出现单据遗失情况，很难鉴定是在哪个环节出了问题。例如，某报销人说投了三分报销单据，最后只报了两份，另外一份既没有显示报销成功，也没有收到退单通知，问题到底出在那里？不外乎两种情况：一种情况是可能报销人根本就没投递过此单；另外一种情况是，报销人确实投递了，财务人员在取件、分发、审核过程中某个环节出了问题。不论是哪种情况，虽然投递点和财务处都安装有监控设施，但还是很难鉴定责任归属。不过就目前的运行情况来看，出现的问题主要是：当报销人投递的单据太多时，由于财务人员的疏忽，有时会将某张单据夹杂在其中已处理业务中，出现漏报的现象，经查实后再重新处理。

四、“网络填报+投递”式报销中存在的问题及原因分析

“网络填報+投递”式报销在改进报销流程、提高报账效率方面取得了很好的成绩，大大地方便了师生员工办理报销业务，但由于相关辅助工作不到位，配套措施不完善，从而导致退单率高，报销成功率低，重复性劳动强度大等现象，就其原因分析，主要是：

1.报销人与财务部门之间的信息不对称，报销人对相关财务制度及报销流程不熟悉，不能及时获取相关财务信息，从而导致办理报销业务时，束手无策，完全凭个人感觉来填制报销单，待财务人员审核时，问题重重，要么票据不合规、要么业务内容不符合报销要求，一次性报销通过率低，循环往复，不论是对报销人还是财务人员，都增加了很大的工作量，影响财务报账工作效率低，制约着单位财务管理水平的提高。

2.审批难成为制约财务报销的主要因素。各类经费的审批权限各有不同，又多涉及职能部门或校领导，而相关审批人开会和出差的时间比较多，导致报销人在办理审批手续时，无法顺利完成签批程序，报销人为完成报账审批流程，多次往返，容易产生焦躁情绪。然而，财务报销又是一项原则性极强的工作，对任何手续不全的经济业务，财务人员都无法办理。因此，审批作为报销流程的重要环节，是制约财务报销的主要因素，必须想办法解决，才能有效提高报账效率，从而提升财务管理水平。

五、完善对策及改进建议

从以上分析可以看出，“网上填报+投递”报销模式对解决报销难的问题取得了一定的成效，但还存在一些不足之处，本文从财务人员和报销人员两方面对现有报销模式进行分析、总结，提出进一步的完善对策及改进建议。

（一）建立完善的信息沟通机制，解决信息不对称问题

在“网络填报+投递”式报销过程中：常见的退单情况主要有：审批手续不全，报销内容与经费负责人直接相关的业务没有遵行审批回避原则；购物发票缺少购销合同或者商品明细清单等附件，有的虽附有合同协议，但合同要件不全；发票未签经办人和证明人，没有对发票的真实性进行查验；版面费发票未附论文录用通知等明细资料；报销内容不在经费预算范围内等。因此，财务部门要从报销人的立场出发，深入分析，想方设法解决信息不对称的问题。

1.做好财务宣传工作。在学校财务网站、校园刊物、宣传栏等界面刊登最新出台的相关财经法规和制度，同时制作财务报账指引手册并分发到各学院、各部门，另外还可通过大型财务工作会议等方式，多渠道、多角度开展财务宣传工作，让全校师生员工充分了解财务报销的相关要求。

2.开展调研、座谈活动。财务部门要主动深入学院、部门进行调研，收集师生员工在报账过程中遇到的难点、热点问题，讲解现有财务经费报销体系的运作模式，与访谈对象交心谈心，获取解决财务报账难的意见和建议，为今后改进财务管理、提升财务报账效率提供帮助。通过调研、座谈活动，解决信息不对称问题，并对反馈回来的信息进行加工、整理，进一步完善现有报销模式。

（二）完善审批职能，简化审批程序

现行报销模式中，针对财务报销签批难的问题，财务部门应结合实际情况，制定科学合理的审批办法。常规的小额报销业务，只需经费负责人签批即可；若报销金额较大，需根据经费审批权限报相关主管部门签批；对于工程建设、大型设备采购等数额特别巨大的支出业务，必须经过党委办公会集体决策签批。另外，鉴于相关职能部门领导事务繁忙，外出公干和开会的情况较多，给报销人办理报销签批手续带来不便的情况，一般常规报销业务可以考虑实行网上签批，从而解决报销签批难的问题。

（三）做好相关的配套工作，为师生员工营造良好的财务报账氛围

1.在各部门设专职报账员，由学校财务处对其进行业务培训和指导，然后由其负责对本部门的所有报账业务进行初审，这样可以提高报账的成功率，减少退单处理的工作量。

2.在投递点设导报员，由其对所有投递单据进行预审，若不符合要求的单据，及时指导报销人完善相关手续后再投递。导报员可由财务人员担任，在财务工作人员不足的情况下，可以选用本校财经专业的毕业实习生，一方面解决了部分毕业生的实习问题，另一方面又弥补财务人手不足现实，达到资源的充分合理利用。

3.设置业务咨询窗口，解答报销人办理业务过程中遇到的各种技术难题，报销人可以通过财务网页、电话或者现场咨询等方式获取所需服务。业务咨询员必须精通相关政策、法规和财经专业知识，具备处理各种复杂问题的能力，才能更好的服务于广大师生员工。

六、小结

本文以云南农业大学为背景，对高校报账模式进行深入系统的分析研究，着力解决师生员工在报账过程中遇到的难题。随着社会的发展，各种现代化管理手段在工作中得以充分运用，这对财务管理提出了更高的要求，为适应社会发展形式，云南农业大学大胆创新，借助网络信息化技术优势，推出“网络填报+投递”式报销模式，将财务管理与其他管理进行有效整合，从而实现信息互通、资源共享，从财务人员和报销人员两个方面对影响财务报销效率的因素进行分析，通过更新报销模式，优化报销流程、简化审批程序，普及财务知识，提升财务人员服务意识等，提高财务报销效率，提升财务管理水平，切实解决“报销难”的问题。

参考文献：

[1] 张华，严复.高校财务报销业务流程优化的研究[J].西南科技大学高教研究，2015（2）：59-61

[2] 徐昆龙.财务远程报账系统的构建与应用[J].会计之友，2014（4）：4-7

[3] 林琴珍，孙思惟.高校财务报账模式发展转变与对策，会计之友2015（03）：10

[4] 艾明阳，高校网上预约报账流程优化研究，中国管理信息化2016（07）：01

（作者单位：云南农业大学财务处 云南昆明 650201）

（责编：玉山）