现代企业秘书工作的主动性分析

张谋政

（兴义民族师范学院，贵州 兴义 562400）

【摘 要】随着社会的不断进步，秘书工作的被动性已经越来越不能满足现代化的需求，培养现代企业秘书工作主动性的重要性日益显现。本文在解析秘书工作的主动性的基础上，分析了现代企业秘书工作的主动性现状，并提出相应的改善意见，希望相关企业和秘书能够认识到主动性对高效工作的重要性，并逐步养成秘书工作的主动性。

【关键词】秘书工作；主动性；被动性

在企业管理活动中，现代企业秘书普遍存在被动性的特点，但为了更好地做好本职工作，企业秘书应当将被动变为主动，实现对秘书工作的优化，这种转变需要从多方面着手，同时需要企业、企业其他工作人员和秘书多方的努力。

一、秘书工作的主动性概述

（一）秘书工作的主动性的基本定义

秘书是一个企业不可或缺的部分，管理着企业的日常事务并且贯穿于企业的各个部门，起着辅助和协调的作用。传统认为秘书工作有其被动性，主要依赖于统治者及领导者，忽略了对其主动性的要求，因此，也没有关于秘书工作的主动性的严格的界定。

笔者认为所谓秘书工作的主动性即是指秘书在出色完成自己的工作的过程中，表现出的主动性、创新性以及谋略性等，以及在完成上级交代工作的基础上，主动性地进行一些有助于本职工作的工作或者活动。

（二）秘书工作的主动性的解读

秘书工作较为繁杂，开展秘书工作的过程中也会受到多方面的影响，为了更好地理解和实现秘书工作的主动性，需要从多个因素方面具体分析秘书工作的主动性，本文主要分析其中四种因素，包括积极性、预见性、创新性以及谋略性。

1.积极性

积极性是一种努力向上积极工作的表现，将“要我做”转变为“我要做”即是由被动变为主动的典型表现，秘书的积极性不仅包括提前完成领导的任务而且主动关心其他相关事务。

2.预见性

预见性是对事物的前瞻发展的判断，秘书工作中的预见性包括在工作过程中全面考虑做好不备之需，需要时刻注意各项活动事宜，准确判断事态的发展。

3.创新性

创新性是社会进步的动力之一，秘书的创新性主要包括率先想到和率先做到两个方面，需要从理论和实践两个层面同时进行创新。

4.谋略性

谋略性主要是指能够主动提出可行性及有效性的建议或意见，这也是要求秘书在工作的过程中，能够根据自己的经验及学识运用到日常工作中，提出自己的建议发挥参谋助手的作用。

二、当前秘书主动性的现状分析

（一）被动性过强，缺乏主动参与意识

在传统的企业的运营过程中，秘书总处于被动状态，即简单的接受上级的指示并且机械地完成相关工作，缺乏主动参与的意识。不可否认，秘书工作确实存在被动性，应当在充分认识到被动性的基础之上，发挥主观能动性，积极地为企业服务，主动协调企业内部的日常事務，达到为领导减负的目的。

（二）时间观念淡薄，工作效率不高

有关领导的工作日程安排是秘书工作的重要内容之一，因此秘书应当形成时间观念，时刻提醒领导有关日常安排，防止领导错过或者延误有关活动事宜，造成负面影响，但在实际生活当中，部分秘书缺乏时间观念，或者不能主动提醒领导的有关事宜时间，造成领导在重要合作会议中迟到造成不良影响。

（三）工作方法不当，指挥性太强

工作方法影响着工作质量，但在现实的企业管理活动过程中，很多秘书缺乏优良的工作方法从而导致工作质量不高的现象，主要表现在对自我职权的认知度过高，在思想和意识上具有指挥性和命令性，这会使员工产生消极的情绪，同时导致其配合度下降，影响企业的工作氛围，降低企业的工作效率。

三、提高秘书工作主动性的有效措施

（一）增强责任意识

为了更好地提高秘书工作的主动性，最重要的是增强秘书的责任意识，当然这需要通过秘书的自我认知，意识到秘书工作的重要性，明确自己的身份定位提高自己的责任意识。就秘书工作而言，本身便具有繁杂的特点，秘书只有将被动化为主动，才能更有利于自己更高效的完成本职工作。一方面，从本职工作出发，从小事做起担当自己的责任不断地锤炼自己，锻炼自己的能力；另一方面，需要有积极进取的精神，遇到事情不推脱，积极主动地面对。

当然除了需要秘书的自我约束和规范以外，企业需要通过相应的考评奖惩制度更好地鼓励秘书增强责任意识，避免消极怠工的情况，加强对秘书的培训力度，将秘书待人处事、工作方法等纳入到公司培训项目中，更好地提高秘书工作主动性。

（二）加强经验积累

秘书时常需要面对突发情况很多繁杂的琐事，因此秘书要注重平时经验的积累，以便更好地开展日后的工作。秘书实现主动性的前提是加强对工作流程的了解，只有在充分了解的基础之上才能搞好的实现主动性，这也就是要求秘书在日常工作过程中多观察，从中吸取相关经验，以备不时只需。

当然，在经验累积的过程中还需要注重学习新的知识内容，社会在不断发展，这也对秘书工作有越来越多的要求，因此秘书需要不断丰富自己的知识不断更新，只有这样才能更加全面地掌握事态可能的发展，更好地达到主动性的效果。

（三）合理分配时间

时间管理的重要性体现在社会生活生活的方方面面，对于秘书工作尤其如此。秘书工作需要协调企业的各个部门，因此需要合理的时间安排才能更好地完成相关工作。当然，秘书的时间管理不仅包括对秘书本人的时间管理还有对领导的时间管理，企业领导每天的大小事宜基本由秘书负责安排，秘书需要对领导的时间进行合理管理，协助企业领导合理分配工作精力。时间管理可以通过“四象限”的方法进行管理，将紧急重要、一般紧急重要等事务区分开，在分清轻重缓急情况下保证工作的顺利进行。就协助领导时间管理而言，秘书可以和领导协商固定的沟通时间，告知领导明天的具体工作时间以及有关注意事项，以便领导了解第二天的行程情况并及时做出调整。在行程安排的过程中，避免将行程安排过满，每个行程之间留出相应的弹性时间，避免突发情况的发生。

（四）改善工作方法

工作方法决定了工作的效率及工作完成的效果，因此实现企业秘书工作的主动性，需要改善现行的工作方法。一方面在秘书与企业其他员工相处的过程中，应当端正工作态度，具备高度的亲和力，与他人形成良好的人际关系，在这样的基础上，有利于企业内部的工作氛围，也可以促使企业其他员工更好地配合秘书工作，更高效地完成工作。在秘书与上级领导相处的过程中，要明确自己的工作定位不可逾位地帮助领导做出决定，所谓主动性是指在充分了解领导的习惯和要求的基础上，使用得当的方法帮助领导提供想法和思路，时刻注重维护领导的权威。秘书在企业中有着协调各个部门的作用，因此当不同部门之间发生摩擦时，秘书应当主动进行调解，避免矛盾的扩大，影响企业的凝聚力。

因此，秘书应当不断改善工作方法，这里的方法不仅包括处理问题的方法还包括为人处事的方法，在实现秘书工作的主动性的过程中需要从上到下，建立良好的人际关系，维护领导的权威，为主动性的实现提供前提条件。

四、总结

不可以否认，现代企业秘书工作存在被动性，怎样在被动性的情况下实现主动性，需要秘书在工作的过程中认识到自己的责任担当，在学习的过程中不断积累经验，加强时间的管理并不断改善工作方法。“路漫漫其修远兮”秘书工作的主动性不是一朝一夕便可形成的，希望企业和秘书认识到主动性对高效工作的重要性，不断努力并最终实现主动性。

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