论现代企业秘书工作的主动性

余铮

内容摘要：秘书是特殊的管理者，现代秘书工作是一项管理工作。由于秘书工作被动性本质特征，抑制和掩盖了秘书工作的主动性，因而在秘书工作过程中出现“等、靠”等消极懈怠的现象。本文对现代秘书工作的主动性特征进行分析，以呼吁秘书工作者除了认识现代秘书工作被动性，还应该更好地认识并发挥主动性。

关键词：现代秘书工作 被动性 主动性

现代秘书工作是一个涵义很广的概念，其工作范围主要包括文书处理、公文拟写、会务工作、调查研究、信息收集整理、督办反馈、会晤安排、信访接待、机要保密以及领导临时直接交办的各项工作等。由于秘书工作是伴随着集团统治和领导群体的出现而产生的，因此它的使命始终从属于和服务于统治者和领导者。

杨尚昆在《中国秘书理论与实践丛书》一书的总序中也强调：“秘书工作的从属性正是区别于其他工作的显著特点。”[1]由于秘书工作被动性特征突出以及秘书学界对秘书工作被动性的强调，从而抑制和掩盖了秘书工作的主动性，秘书学研究人员与秘书工作者都充分认识和非常注重秘书工作被动性的本质特征，但对秘书工作的主动性认识不够，甚至有些忽视了秘书工作的主动性，因而在秘书工作过程中出现“等、靠”等消极懈怠的现象。本文选取秘书工作的主动性作为研究对象，结合本人自身的实际工作，对现代秘书工作的主动性特征进行分析，以呼吁秘书工作者除了认识现代秘书工作被动性，还应该更好地认识并发挥主动性。

一.现代秘书工作主动性的特征

随着时代的发展，社会变革日益激烈，社会现象日趋多元化，政务活动错综复杂，领导的工作变得越来越庞杂。面对这种形式，现代秘书工作主动性日益突出，其应该具有如下几点特征：

第一，创新性。面对日益复杂的事务活动，秘书要向领导提供新情况、新信息、新方法、新谋略，要具有前无古人的独到之处，在他人的基础上具有新的见解、新的发现、新的突破。

第二，前瞻性。在现代秘书工作实践中，有相当一部分活动内容是预测将要发生的事情，安排即将到来的工作，处理可能发生的问题。这就要求秘书在思考安排未来工作时，有较强的洞察能力和预见性。这种预见性是一种有目的的科学预见，是建立在科学发展观的基础上，通过了解事物的过去和现在，分析事物之间的相互影响和因果联系，从而推导出相应的未来。秘书的科学预测，其成果越体现实际工作，那么它对工作的指导意义越大，失误越小。

第三，积极性。积极性是指秘书在工作中能够进取向上、热爱自己的这份工作的思想和表现。黑格尔说过：“要是没有热情，世界上任何伟大事业都不会成功。”热情就是一种积极性，就是要进取向上，努力工作、敢于担当。秘书在工作中积极性高能极大的提高工作效率，甚至让公司在激烈的市场竞争中占得先机。

第四，谋略性。在现代秘书工作中，努力适应现代决策体制的需要，当好服务领导科学决策的“参谋助手”，是秘书工作强化参谋职能面临的重大课题和新的使命。为了更好地创造性地发挥参谋作用，秘书在实践中要立足于自觉积极主动，既想领导之所想，更谋领导之未谋，积极地关注和研究事关地方经济社会发展的重大问题，积极主动地策划决策思路和工作方案，努力变被动服务为主动服务，在主动服务中争取更大作为。

二.怎样在现代秘书工作中培养和提高主动性能力

第一，具有强烈的创新意识。创新意识是现代秘书工作主动性的出发点，也是从事创造性活动的出发点。秘书工作的被动性本质特征，决定秘书多数时间坐在办公室写报告、整理材料等等。这种情况容易导致秘书在思考问题时，局限于周围的小天地，视野不开阔，心态也安于现状，甚至不思进取。

现代社会决定秘书必须是既能做事又懂管理的高素质、复合型人才，能为领导工作提供既具综合性又具专业性、既具事务性又具思想性、既具常规性又具创新性的辅助服务。因此，强化创新意识是当今秘书的必要准备。秘书在实践中要不拘泥于一些框框，不迷信权威，不屈于权力，敢于解放思想，打破常规，敢想、敢做、敢冒风险，

第二，具有发展的、战略的眼光。善于发现问题是现代秘书主动性的力量源泉。在这个飞速发展的新时代，“领导、上司对中高级秘书的要求已不仅仅是收集、筛选、整理、提供信息，还要求秘书能分析、研究信息，准确把握社会动态、市场形势，提出和拟制多种方案，帮助上司选择目标，确定任务，制订出达到目标、完成任务的具体步骤、方法、措施、时间，以及人力、物力、财力、信息、技术的投入与分配，甚至能预测成果及下一步如何发展，预测可能产生的风险及防范措施等等。”[2]要求秘书要能“听取意见，监视环境，反馈舆论，预测趋势，评估效果，以此帮助领导部门和上司面对复杂多变的社会经济环境。”[3]可见，作为领导工作不可或缺的、有机的组成部分，现代秘书工作与领导工作在本质上市一样的，都具有鲜明的管理属性，这也就决定现代秘书工作要具有突出的主动性。秘书要提高自己的主动性能力，就必须把自己锻炼成为一个目光敏锐、善于捕捉信息的观察员。秘书作为参谋和助手，不仅要了解社会情况，更要了解领导的在想什么，在干什么，只有这样才能创造性地开展工作，增强辅助领导的主动性，更好地发挥参谋助手的作用。

第三，具有科学、合理、开放、立体的知识结构。随着经济和社会的发展，尤其是新兴行业不断涌现、知识更新的速度不断加快，秘书和秘书工作必然面临全新的机遇和严峻的挑战。作为辅助领导实施管理的现代秘书工作具有很强的综合性，也更突显出秘书工作的主动性。因此，现代秘书的知识结构应该适应知识经济的发展需要，适应现代秘书工作的新形势。知识全面就容易发现新问题，找出新方法，多角度考虑问题，能利用多种途径解决新问题。所以，广博而扎实的基础知识对现代秘书工作能力提升，构成了至关重要的前提条件。精深的专业知识、熟练的业务知识和广泛的临近学科知识，以及关于政治、经济、法律等方面的新知识，不断更新，防止老化，才能更好地表现出现代秘书工作的主动性。

第四，具有较强的协调、沟通能力。秘书部门在企事业单位处在一个特殊的枢纽位置，在组织运转中起着承上启下、协调左右、沟通内外的作用，这是任何业务部门无法代替的。“由于所处的枢纽地位，使它成为除机关领导人之外唯一了解全面情况的机构。由于它能从组织系统的整体利益出发，对各部门的行动进行调节，把各部门的工作有机地联系在一起，从而提高了组织系统的整体效能。”[4]某种程度上讲，秘书部门就是协调部门，现代秘书的一些工作如传达信息、召开会议、接待信访、沟通督查等工作本身就具有协调的作用。现代秘书可以通过多观察、多思考、多分析，善于倾听，善于体谅，通过熟悉各项法律法规和政策，熟悉各类人际关系等途径提高协调、沟通能力。

总之，无论是秘书学研究人员还是秘书工作者都应该充分认识和非常注重现代秘书工作主动性。作为领导者的参谋和助手，为其提供辅助管理和综合服务的秘书，全程参与领导者管理的过程，共同实现组织目标，这都决定现代秘书工作必须以领导工作为前提和基础，并以领导的工作为核心与其相生相伴。所以我们一直强调，秘书要充分地发挥主动性，做到想领导之所想，谋领导之谋，与领导在思想上保持同频共振。

参考文献：

[1]李欣.中国秘书发展史[M].高等教育出版社，1993：第2页

[2]陈瑜芳.试论中国加入世贸组织后秘书工作职能的转变[J].秘书，2003（3）：9-10页

[3]罗伯特·N.卢西尔.管理学基础[M].4版，北京大学出版社，2011：16

[4]陈合宜.秘书学[M].广州：暨南大学出版社。1997：53-54

基金项目：教育部职业院校文秘专业教学指导委员会2014年度重点课题项目（JWMW201444）

（作者单位：长沙环境保护职业技术学院）endprint