巧用作者自校环节，提高文章的编校效率和质量

梁 倩

巧用作者自校环节，提高文章的编校效率和质量

梁 倩

作者自校是科技期刊编校过程中的重要环节，是保证期刊出版质量的一道重要防线，不能因为增加工作环节、加大编辑工作量和影响编辑出刊时间等原因而流于形式。科技期刊应结合期刊自身的特点，重视作者自校环节，通过恰当安排作者自校环节的启动时间、采用灵活的反馈形式和建立文章反馈模板等措施，使作者自校环节与编辑工作相互促进、互相配合，不因增设这一环节而给编辑工作带来太大的负担，巧用作者自校环节，切实有效地提高文章的编校效率与质量。

作者自校；编校效率；出版质量

[作 者]梁倩，《规划师》杂志社。

作者自校是科技期刊编校过程中的重要环节，是保证并提高期刊出版质量的有效措施。设置这一环节让作者自校，不仅尊重了作者的权利，提高了文章的编校质量，还能规避编校过程中导致的法律纠纷，其重要性已得到较普遍的认可[1-3]。然而，在实际操作过程中，由于增加作者自校环节，文章改动幅度较大，影响原先排好的版面，给编辑工作带来额外负担，甚至容易导致延长出版周期的情况。有些期刊干脆不设作者自校这一环节，或者仅是在下印刷厂付印前匆忙反馈给作者，时间短，加上版面基本已经排定，仅允许作者进行无关痛痒的微小改动，使作者自校环节流于形式，没有真正发挥出作者自校的作用。基于此，笔者总结与借鉴相关研究的基础上，结合自己的工作实践，探讨如何巧妙利用作者自校环节，切实有效地提高文章的编校效率与质量，使作者自校环节与编辑工作相互促进、互相配合，不因增设这一环节而给编辑工作带来太大的负担。

从总体上说，要实现这一目标，关键在于三个方面的因素：恰当安排作者自校环节的启动时间；采用灵活的作者自校形式，方便作者自校和修改；建立文章反馈模板，减轻编辑工作量。

一、恰当安排作者自校环节的启动时间

根据笔者的实践经验，从时间上看，作者的自校，大致可以分为两类：一类是在编辑工作开展之前，另一类是在编辑工作开展之后。

（一）在编辑工作开展之前的作者自校

为什么要在编辑开展工作之前，安排作者自校呢？这是因为，作者投寄科技论文后，往往需要经过一定周期的审稿，论文审核通过后还需要进行排期以确定具体刊发时间，最后才能进入编辑刊发程序。经过一定时间的思想沉淀，作者对所研究的问题可能会有新的思考和理解，如果不在开展编辑工作之前请作者重新对文稿进行自校，待编校工作大体完成、版面基本排定后再请作者自校，会出现两种情况：如果允许作者精益求精，对文稿进行大幅改动，如增加新的内容、更换数据、调换案例等，容易导致版面的变动，重新对改动大的内容进行三校一读，这种返工对编辑工作会造成很大的负担；如果仅允许作者进行无关痛痒的修改，那么就无法发挥出作者自校应有的作用。

在工作实践中发现，要解决这一问题，办法很简单：在发给作者投稿声明和告之预排刊期的同时，说明情况，如果作者确实有调整文章内容需要的，在某个时限前将最终稿件发回编辑部，相关编辑在文章刊发前的准备阶段，通过电话或者电子邮件等方式就这一情况和作者确认。

在实践中发现，在正式开展编辑工作之前，对文章进行调整的作者约占1/10的比例，如果是对文章刊发版面数有控制要求的作者，这一比例还有一定幅度的提高。而在编辑工作开展之前安排作者自校，工序很简单，但可减少后续编辑工作中的许多不确定的因素（有了这一工序，在后续开展编校问题汇总反馈时，作者改动的幅度也不会很大），大大减轻了编辑的工作负担。

（二）在编辑工作开展之后的作者自校

在哪个环节反馈给作者进行自校，较为合适？结合工作中的经验，笔者认为，需要视稿件的质量情况灵活设定，其根本的出发点是为了保障编辑工作的顺畅。之所以稿件质量好坏为评判的依据，是因为一篇文稿需要经过至少“三校一读”环节，除了栏目编辑自校外，还需与其他人员的互校。如果稿件质量比较差，在栏目编辑进行一校的过程中，已经发现文章内容上、逻辑上有较大问题，会影响后续校次对文章的理解与审读，那么建议一校以后就马上把问题汇总，并反馈作者，请作者在自校中把问题解决，以免增加后面校次人员的工作负担，使其有更多的精力花在文章其他方面的校核上。如果文稿的质量比较好，在编校中发现的问题数量少、问题不大，改动的幅度小、影响不大的，可以在三校结束后、终读前将问题汇总并反馈给作者，而不采取一发现问题就立即反馈，频繁让作者修改，给作者增加负担。这种根据稿件质量和编校的情况灵活确定作者自校程序的做法，能让编辑错峰安排自身的工作，避免某一个时限内集中反馈文章、某一个时间段内等待作者修改回来，一会工作量过于集中、一会工作量又过于空闲的情况，使作者的自校环节与编辑出版的工作流程的衔接更为顺畅，从而避免因增设作者自校环节而延误下一个编校程序的现象。

二、采用灵活的作者自校形式，方便作者自校和修改

编辑作为作者自校环节的组织者，采用什么样的反馈形式，才能省事省力，又方便作者进行自校呢？最开始的时候，我们采用的是WORD形式的单一反馈方式，将从专业排版软件(如Pagemake、Adobe InDesign)中排版好的纯文字部分内容复制出来，包括文章标题、作者名字、简介、摘要、文章内容、文末注释、参考文献等，粘贴到WORD中，反馈给作者。采用WORD形式进行反馈的优点是文字的改动非常便利，标注和改动的地方能明显显示出来（可建议在“修订”模式下将改动），缺点是图表、公式等单独置入排版软件的内容没法直接随着文字复制出来，如果需要分别置入这些内容，那么工作量很大，如果不置入，那么作者自校的内容就不完整，而且因为置入导致的差错没法看出，而且远没有排版好的版面那样直观。

通过实践摸索，目前能比较好的解决这个问题且较为最为方便的方式是采用“PDF+word”的形式进行反馈。我刊采用的是AE的排版软件，充分利用排版软件中的自带功能（如通过“导出”菜单）即可将初步排好的文章快速转成一个PDF文件。PDF文件具有图文并茂的特点，能够直观地看到排版的情况（包括文字和图标、公式等），编辑人员还可以使用PDF软件中自带的功能（如工具栏上有“审阅和注释”“附注”），将文章中出现前后矛盾，图文表述不一的情况反馈给作者，方便作者进行阅读，这样作者不仅可以对文字也还可以对排版后的图表、公式进行审阅，非常直观，但缺点是PDF这个软件的普及率相对WORD要低，一些作者尤其是上年纪的作者对PDF的功能使用掌握不熟练，很难使用PDF进行文章的修改和标注。因此，采用“PDF+Word”双管齐下的方式反馈给作者进行自校，充分软件的自带功能，操作简单、方便，既不会给编辑带来太大的工作量，又方便作者自校。

三、建立文章反馈模板，减轻编辑工作量

汇总、整理编校中的问题，形成一个文章反馈函，详述清楚相关要求，请作者结合函中内容进行自校，是编辑能否有序引导作者自校的极为关键的一步。一名编辑往往每期编校的文章不止一篇，加上每一篇文章内容不同，存在的问题不一而同，需要形成一个独立的反馈函发给作者，不仅工作量大，还极为烦琐，如何才能减轻这一环节的工作负担呢？

笔者采取的做法是构建一个反馈函的模板，将编校中容易出现的问题汇总起来，逐项对照文章的情况，加以增减，并按一个统一的格式进行反馈，既省心、省力，还不容易有疏漏。函的内容主要包括三大部分：

（1）函首内容。交代清楚发函的缘由，版面的排版情况（是否出现版面不足或者超出版面的情况，是否需要作者帮助处理版面等）及相关的要求等。要求表述清楚，使作者对反馈的情况有一个大体上的了解；另外，要注意语气委婉，体现出对作者的尊重，营造良好的沟通氛围，增进编辑和作者之间的沟通与交流。

（2）函的主体内容。这一部分内容又由两个部分内容组成。其一是个性问题，即每篇文章因内容不同而存在的具体问题，如文章某个段落中的表述含糊、指代不清、某个提法不统一等。这一部分内容需要灵活根据文章内容整理出来，在使用模板进行反馈时，要单独进行替换这部分内容（这部分内容也可以在PDF中加以整理，在反馈函中只需请作者依据PDF中标注的问题进行回答和处理）。其二是共性问题，提示性自检内容，即在编辑实践中总结出来的关于文章的辅文中容易出现的问题，可根据每篇文章的情况，逐一进行对照、检查，提醒作者加以核实，如基金项目内容是否完整、作者简介信息是否正确、参考文献的格式是否完整、公式及各字母所代表的信息是否准确等。以作者简介为例，作者简介是非常重要的信息，关系到作者职称的评定，对于作者名字、作者的学历、职称、任职单位等信息要求精确，在文章反馈时要特别提醒作者检查。这一部分内容，基本可以沿用，只需视文章的情况适当调整即可。

需要说明的是，反馈函中的内容需要根据工作中出现的新问题，不断调整、补充和完善，使之更符合实际需要。以作者简介为例，加以说明。作者简介是非常重要的信息，关系到作者职称评定等其他相关用途，对作者名字、学历、职称、职务和任职单位等信息要求精确，在文章反馈时要特别提醒作者检查。尤其是一篇文章有多位作者的，在反馈函中应提醒通讯作者将个人简介发给本人核实。在实际工作情况中，需结合工作经验动态调整和充实反馈函中的相关内容。

（3）函尾内容。交代清楚作者自校的要求、方法和反馈回来的说明。如可以请作者按照编辑的要求，用不同颜色字体（或通过“注释”的方式）标明改动之处，方便编辑对照、核实和修改，这也能大量减少编辑的工作负担。

四、结语

增设作者自校程序，不仅是尊重作者出版权利的体现，有助于提高期刊的编辑质量和出版质量，为读者和作者打造出更优质的期刊产品，同时还能增强编辑与作者之间良好的互动关系，规避减少出版的法律纠纷。作者自校是保证期刊出版质量的一道重要防线，不能因为增加了工作环节、加大编辑工作量、影响编辑出刊时间等原因噎废食，而不重视甚至是放弃作者的自校环节。科技期刊应结合期刊自身的特点，巧妙利用作者自校环节，达到提高编辑出版效率和质量的目标，笔者在此仅抛砖引玉，希望能引发更多的探讨。

[1]栾奕，陶映雪，刘利.科技期刊作者自校及其意义[J].编辑学报，2006，18（3）：221-222.

[2]姚萍，何绍仁.科技学术期刊应加强作者自校环节[J].编辑学报，2008，20（1）：58-59.

[3]张忠，唐慧，王开胜.科技学术期刊作者自校的目的及其实现方法[J].编辑学报，2015，27（4）：357-358.