浅议高校档案馆提高学历证书翻译效率的对策

高颖+严悦

摘 要：本文就如何提高高校档案馆学历证书的翻译效率，缓解档案利用工作的压力，提出了相应的对策。

关键词：学历证书、翻译、工作效率、对策

中图分类号： G275 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）10（c）-0000-00

每到学期的毕业季，特别是毕业生被授予学位，拿到学历证书准备离校的这几天时间，大量学生会来到档案馆办理大学成绩及学历证书的翻译。因此，每到学生毕业的这段时间，档案馆都要派好几名工作人员加班加点专门制作学历证书的翻译及成绩的审核工作，这种相对集中的大规模利用给档案馆的工作造成了巨大的压力。笔者查询了高校档案馆网站，发现大部分高校档案馆的主页上都有成绩证明翻译系统，但是好多高校都没有提供学历证书（包括毕业证书及学位证书）翻译系统。

笔者结合自己所在的中国矿业大学档案馆为例，从2014年到2016年每年毕业前后的这一周都有将近300多人次需要制作毕业证书及学位证书的翻译件，而且大部分学生都要加急办理随身带走，因为我校是在授予毕业生学位后收回宿舍，毕业生需尽快离校。我校档案馆只有成绩翻译系统，没有证书翻译系统，在制作证书翻译件时需要先用图片软件为每位同学处理扫描好的毕业证书及学位证书图片，再用WPS文档系统为每一位同学制作毕业证书和学位证书的翻译件，因为没有自动生成的软件系统，制作起来不但费时费力，而且还容易出错。

笔者认为，为了提高学历证书的翻译效率，缓解档案馆的工作压力，应采取以下对策：一、建立学历证书翻译系统。

学历证书的翻译工作体现了一个学校档案的利用水平和服务质量，建立学历证书翻译系统可以大大提高学历证书翻译工作的效率和准确性。在设计学历证书翻译系统时，应注意以下几个问题：

1、系统功能模块设计。本系统应包括证书自动翻译模块、证书审核打印模块、数据库维护模块、用户管理模块及查询统计模块。证书自动翻译模块应为毕业证、学位证设置两种版本的证书英文翻译模板库，为提高翻译模版的通用性和扩展性，系统把证书中的特定信息作为变量参数，主要包括：学生姓名、性别、出生日期、出生地、所学专业、入学及毕业日期、学历层次、学位类别、毕业证书编号、学位证书编号等。翻译时可对相应的参数进行设置、选择。因为我校学历证书翻译件是打印在一张A4的纸上，上半部分是中文证书的扫描图片，下半部分是对应的英文翻译，所以毕业学生还需按要求上传自己的毕业证书及学位证书扫描件。系统应确定上传照片的格式、分辨率及大小，学生按要求的分辨率清晰扫描成固定格式的图片，如JPEG等，上传到系统。利用者应首先选择证书的模板类型，然后设置、选择模板中的参数，按要求上传学位证书及毕业证书扫描件，最后保存提交。系统根据后台中英文数据库自动进行翻译，并将最终生成的中英文对照的学历证书保存到后台数据库中，等待审核。证书审核打印模块是对生成的中英文证书进行审核，如有错误，审核人员可直接修改保存，如审核通过即可打印。数据库维护模块主要是完成学历证书翻译模板库的维护。系统可以对学位证、毕业证两种证书翻译模板中的每个参数项进行添加、修改和删除等操作。用户管理模块包括设置用户登录权限及密码管理，完成新增用户、删除用户及修改用户等设置。查询统计模块是对已经翻译过的证书进行查询、统计，如有人以前做过证书翻译，后续还想再多要几份，直接用姓名检索打印即可。统计应根据新形式的需求，做得细化而精确，应该包括历年总人数统计、分年度统计及不同专业申请人数的统计。统计结果采用饼状图和柱状图等可视化方式显示，使结果清晰直观。

2、系统应易于操作，在档案馆主页上有明确的链接。软件应采用良好的人机交互方式，易于操作，对需輸入信息的字段有严格的格式控制和错误提示，能稳定良好地运行。证书翻译系统可以嵌入在成绩翻译系统中，如为独立系统应在档案馆主页上有明确的链接。

3、系统应有良好的兼容性。系统要为以后与教务处成绩系统的无缝链接做好准备，因此应具有良好的兼容性。这样教务处成绩系统的很多关键信息可以直接导入，不必重量录入与核对，节省了很多繁琐的工作，大大提高了工作效率。

4、系统中证书模板的英文翻译应精准而简练，体现严谨和规范。学历证书是高校颁发给毕业生的正式官方证明，是这些学生出国留学申请大学的重要参考依据。翻译时应规范而简洁，用最精练的语句把证书的内容正确地表述出来，使译文所表达的意思与原件相符。同时译文还要与证书原件在格式上保持一致。

二、为证书设计制作带有学校校徽标志的专用彩色防伪打印纸。

档案馆应根据证书的模板类型，设计制作带有学校校徽标志并加盖档案馆公章的专用彩色防伪打印纸，这样免去人工盖章环节，可以极大地提高工作效率。可用铜版纸或特种纸彩色印刷，彩印不同底纹花边，增加防伪标识。

三、为毕业生提供邮寄到付业务。

我馆为方便毕业生需求，还提供了顺丰邮寄业务。我们提前准备好顺丰的邮寄单，让同学们自己填好地址，做好登记并留下联系方式，以集中邮寄的方式为广大毕业生提供了便利。

学历证书翻译工作是在新形式下高校档案馆提供的一项重要服务工作。高校建立学历证书翻译系统可以从根本上解决以往翻译工作效率低下、不规范的局面。同时，高校档案馆应多从服务角度出发，以人为本，在实践过程中不断完善和强化系统功能，为档案利用者提供更加方便、高效、优质的服务。

参考文献

[1]马梦华. 基于J2EE的高校学生成绩和证书翻译系统的设计与实现.云南档案，2014 （5）.

[2]马亚莉. 高校档案利用中的翻译工作存在的问题及对策.兰台世界，2014（8）.

[3]王超. 对高校学生成绩档案翻译利用工作的几点思考.档案与建设，2006（10）