中小企业存货内部控制问题研究

刘贤昌，林健

（福州外语外贸学院工商系，福建福州350202）

中小企业存货内部控制问题研究

刘贤昌，林健

（福州外语外贸学院工商系，福建福州350202）

随着经济的发展，对内部控制关注程度日益提高，存货是企业的重要资产，加强存货内部控制，对加快企业资产周转速度，提高企业经济效益，实现经营目标，具有积极的意义，本文分析当前企业存货管理存在的问题，并针对问题提出相应的对策和建议，为改进企业存货内部控制提供参考.

中小企业；存货；内部控制

1 存货内部控制的概念

1.1 存货内部控制的内容

存货是企业重要的流动资产，企业为了有效管理存货，事先针对存货的供应、生产、销售等环节而制定的能够相互牵制、验证的监督控制制度，称为存货内部控制[1].存货管理不善，会对企业造成较大影响，是企业中所有内部控制的重点与中心.企业为了加快存货周转速度，节省企业资金，必须加强存货内部控制，具体可分为以下五个方面内容[2]：

1.1.1 职责分工.存货管理部门应明确各个岗位职责、权限范围和审批程序.存货在流转过程中，涉及采购、生产等多个部门，在存货业务流程中，不相容的岗位应当给予分离，岗位间应当相互监督.授权审批应当明确审批方式、权限、责任等.

1.1.2 采购控制.企业应当对采购环节建立一个完整的管理制度，使采购的过程从请购开始，均透明化.采购业务应根据生产经营的计划编制请购单，提出具体采购项目目录，通过审批程序，才予实行采购计划，预算外或计划外的采购，更应严格审批，同时，还可以用订货单，对订货单应当进行定期清点.

1.1.3 验收与仓储控制.企业在验收存货过程中，应派独立于仓库保管的人员对即将入库的货物进行检查，而后编制验收单、将验收单送至会计部门以及将货物送至仓库，办理入库手续，仓储人员应对存货进行入库登记，仓储部门也应建立明确的存货保管制度，对存货进行检查，加强日常管理.

1.1.4 领用控制.各部门在领用存货时，仓储部门在存货发出时应当填制领料单或发货单并经过有关部门、有关人员的审批，并定期将存货的发出记录与财务部进行数额核对，确保无误.

1.1.5 盘点控制.存货数量盘存一般分永续盘存制与实地盘存制.两种盘存制度，会有不同程度的存货管理控制.即使是使用永续盘存制，也是需要对存货进行实地盘点.选择盘点制度，明确盘点范围，记录的完整，及时处理盈亏，在盘点时组成盘点小组，共同盘点，以保证盘点的准确性.

1.2 存货内部控制的重要性

为了保证生产、销售的正常运行，企业都持有大量的存货，大约占流动资产的50%，加强存货内部控制，避免存货占用大量的流动资金，防止存货管理过程中出现问题，是企业管理的重要内容，存货的管理控制直接关系到企业经营的效益.

2 中小企业存货内部控制存在的问题

2.1 采购计划不够科学

企业要根据市场情况、生产和销售计划制定科学的采购计划，对采购数量、采购价格和日期等内容做出的提前安排.否则会出现两种情况：

第一，存货过多，占用大量资金.存货的储存过程将产生高昂的保管费用，大量的存货积压可能产生存货变质毁损，而且当市价下跌过程中，会产生减值损失，甚至可能因为科学技术发展，而被淘汰，进而给企业带来大量损失.

第二，存货过少，使生产过程中缺乏原材料，会产生停工损失，对于商贸公司来说，库存商品不足，将使销售额降低，无法满足客户需求，对企业的发展极为不利.

2.2 存货核算、计量不够准确

许多中小企业在存货核算、计量方面总有数据不准确的问题，问题产生会有多方面，第一是会计人员和仓储人员素质不高，没有正确的开展核算和计量，第二是存货计量未保持一致性原则，计算发现错误视若无睹；第三是企业存货发出的计量方法没有明确，这些都将极大影响企业存货计量的准确程度；还有的企业存在实地盘存疏忽的情况，盘点不仔细或并未按规定及时盘存，以致出现偏差.

2.3 仓库管理不完善

许多中小企业仓库管理还较为混乱，存货入库过程中没有及时办理验收入库手续，仓库保管人员没有分类摆放存货，存货发出没有及时开具领料单，并经相关人员审批，未建立明确的存货保管制度，无关人员都可以随意接触存货，这些现象很容易造成存货的浪费和丢失.

2.4 信息传递滞后

信息传递的及时性尤为重要，中小企业中，时常容易因为信息传递的滞后而出现账实不符的情况.从采购入库到登记入账、从领用材料到登记入账、从发出货物到登记入账，这其中因为审批及各项手续而导致实际存货的收发与会计入账产生时间差，而在传递单据时，因工作人员的时间观念不强，致使账目与实际情况存在出入.这导致企业存货数据不够精确，影响管理者利用数据做出决策的精准度.

3 中小企业存货内部控制问题的解决对策

3.1 科学规划存货采购

存货采购过多，会占用流动资金，采购不足又会影响企业正常生产，因此企业要根据自身特点，制定科学的采购计划.在决定某项货物进行采购前，要先进行市场研究和组织内部分析.通过分析市场供求状况、产品售价以及产品质量等可能影响采购计划的数据，做出采购安排.要通过以销定产的方法，科学预测全年销售数量，进而分解确定各类材料的采购量；另外要结合个企业自身情况，确定是进行采购或自制、租赁，如果选择企业有多余的产能，可以较低的成本进行生产需要的配件，可以安排自制.企业还应考虑自己采购与采购外包的孰优孰劣.应注意的是外包虽然可以省略诸多繁琐过程，但正因此企业更应当评估外包的有效性，同时与企业核心活动相关性较高的业务不宜外包[3].

除此以外，与存货采购最直接相关的计划是：如何采购、采购多少、何时采购.采购的方式主要有招标采购以及非招标采购.采购数量及时间的确定应使存货的库存量做到防止供应中断，影响产销活动，同时也不能积压过多，占用大量流动资金及库存空间.零库存这一目标难以达到，又容易因意外情况出现供应中断，故最合适的采购量应为计划用量加上备用量.采购时间的确定则应根据成本与销售量，以经济效益的最高值来确定.

3.2 加强中小企业的存货核算

正确的存货核算是存货内部控制的重要内容，存货核算就是要对存货的收发存过程中进行正确会计处理.原材料的采购入库、材料领用及商品销售出库、存货成本的分配与结转、库存盘点管理，均与存货核算息息相关.加强中小企业的存货核算，首先是要规范存货核算.对购进、销售、盘亏、盘盈、出库、入库等环节设置相对应的核算办法，另外常用计价方法有先进先出、后进先出、移动平均、全月平均、个别计价五种方式，企业应按实际情况明确规定各项存货的计价方法.坚持在期末对库存数量、金额等进行盘点,若有盘亏、盘盈，应查明其原因并且及时上报，经批准后进行账务处理，以求做到账账相符、账实相符,确保存货核算计量准确.存货核算应按流程进行.

3.3 建立良好的信息交流系统

信息对企业而言的重要性早已是不置可否，现代信息技术朝信息化、技术化方向发展，在信息化发展迅猛的大环境下，对企业内部信息交流系统的建立与企业内部信息的管理都带来了巨大挑战.

3.3.1 运用信息化的管理.企业可以运用信息化的管理，提高信息的传递速度以及有效地控制成本，更可以减少信息传递中的人为干扰，有效降低错弊的概率.

3.3.2 建立企业信息共享平台.大多中小企业各部门间的信息通常各自独立，信息在各部门间的传递也容易滞后，甚至出现不统一的情况，这对企业的生产经营活动存在极大的负面影响.建立一个良好的企业信息共享平台，对信息的滞后缺陷及信息的传递错误这种低级缺陷能够提供有效的改善.将存货管理与信息技术相联系在一起，形成一面覆盖整个企业的信息网，使管理高效顺畅，同时也提高企业经济效益.

3.3.3 引进新技术，实时更新信息.在实际运用信息化管理过程中，仓储部门存货因进出频繁、种类繁多而导致信息量庞大，存货信息想要实时更新，其工作量巨大，故存货出库入库的信息报告不及时，盘点结果不准确的情况时有发生，不及时、不准确的存货信息让企业的快速共享信息系统无法使用.为解决这项问题，企业可以引进二维条形码技术，通过扫描二维条形码将存货信息录入电脑，快速且准确计入存货出入信息，清晰定位存货位置，高效且不易出错.

3.4 完善存货内部控制活动

3.4.1 规范存货的验收程序.存货要正式进入企业中，首先就是验收入库，存货的验收是存货进入企业时质量与数量的保证，为之后生产领用打好基础.存货验收前，应当合理安排好存货储存位置，以及安排好搬运、验收人员.验收时应严格核对供货单据，对存货的名称、价格、数量、规格等一一核对，以防错发，漏发，同时，应安排高素质的质量检查人员对货物的质量进行检验，入库后还应按实际填写入库单.

3.4.2 落实存货的分类保管.外购的原材料、企业生产的半成品、产成品均需入库存放，不同种类的存货应分开存放，以便领取.许多存货对储存环境也有要求，此类存货更应分仓存放，防止因环境产生不必要的损失.此外，仓管人员应当进行岗前培训，让其熟悉各种存货保管流程、保管条件，以防出现非生产性损失.

3.4.3 改进存货的出库审批.规范的存货领用制度可以避免不必要的浪费和降低某些存货被私拿的可能性.生产领用材料，应先填制领用申请，根据生产计划的合理性进行审批，仓储人员根据申请发出材料并填制领用单，领用单需领用人签字.对外销售商品，则应办理出库手续，禁止白条出库，商品的出库应有专人复核.

3.5 建立和完善内部审计制度

为了确保能够切实有效地运行存货内部控制制度,企业应当建立一个对存货进行实时监督、检查的制度.成立一个独立的内部审计部门是一个良好的选择，内部审计可以在存货管理之后进行再监督、再控制，保证存货内部控制制度的有效运行.要建立完善的内部审计制度，第一，要根据企业自身的性质、规模建立一个内部审计部门，并保证其独立性；第二，指派的审计人员应有足够的专业技术能力，并对企业的存货内部控制制度足够熟悉，还要求有一定的实践积累；第三，制定完善的企业内部审计条例，明确内部审计部门的工作内容，如定期对存货内部控制的各方面进行检查，检查相关凭证和账簿,验证存货的完整性；对实物进行实地盘点,确认其真实性,确保账账相符、账实相符.对存货内部控制中发现的不足之处,应当及时修正，在适当的时候还应进行突击检查等.

〔1〕刘洪华.加强中小企业存货监管的思考[J].当代会计,2015(2).

〔2〕王丽莉.企业存货管理中存在的问题及对策[J].会计之友,2011(12).

〔3〕周子清.浅议我国中小企业存货的内部控制制度[J].中国商贸,2014(2).

〔4〕范殿红.我国国有企业绩效管理现状分析与对策研究[J].河南科技学院学报，2009（04）.

F233

A

1673-260X（2017）11-0100-02

2017-09-11