浅议目前水电工程项目档案管理工作中存在的问题及建议

杨竹兰

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）01-000-02

摘 要 几年来，通过糯扎渡水电工程档案管理工作实践，对目前水电工程档案管理工作进行总结分析，对档案管理工作中存在的一些問题，提出一些粗浅解决建议。

关键词 档案管理 问题 建议

目前，我省水电建设正处于快速发展关键时期，不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋，星罗棋布在各条江河上。糯扎渡水电站就是其中的一个，电站总投资450亿元，装机容量5850MW（9×650 MW），施工总工期为11年，糯扎渡水电工程是世界级巨型工程，为云南省境内在建、筹建规模最大的水电站，其拦河大坝、溢洪道、地下厂房多项技术指标名列国内外前茅。掺砾粘土直心墙堆石坝坝高在同坝型中属亚洲第一、世界第三；开敞式溢洪道规模、泄洪功率和流速居世界第一；地下厂房是目前国内规模最大的地下厂房之一。所以形成的工程档案质量关乎工程档案专项验收的成败，也是水电工程达标投产六项考核项目指标之一。

糯扎渡水电站按照统一领导、统一制度、分级管理的原则，对工程档案实行集中统一管理。本文就以目前水电工程档案管理工作中存在的一些问题，提出一些粗浅解决建议，借此抛砖引玉，以期共同推动工程档案管理工作的发展。

一、目前水电工程项目档案管理存在的问题

（一）重工程建设，轻档案管理

为了使工程项目尽快发挥效益，业主和参建单位在工程建设中只注重工程的有形建设，忽视了档案资料的作用，档案管理意识淡薄，未把工程档案管理纳入日常工程建设管理中，特别是在施工阶段面临工期紧，施工任务重等情况下，只重视建设工程的进度、质量、安全和资金的控制，而忽视了施工过程工程档案资料的收集、整编等工作，使得工程档案管理与工程建设不能同步进行。

（二）档案管理人员配备不足且素质不高

各参建单位配备的档案人员多数为兼职，往往有工程管理人员或单位办公室人员兼任，且没有接受过档案管理专业知识系统的学习，有一些档案人员只是参加过一些档案管理的培训学习，只是粗浅地了解档案材料的收集、整理、归档、装订等业务，对水电工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉，使得水电工程档案管理质量较差。档案收集意识淡薄，没有真正意识到档案管理的重要性和必要性。而且档案管理人员变动频繁，基本上是一两年一换，导致业务培训难以跟上步伐。

（三）水电工程档案管理规章制度不健全且执行不到位

水电工程建设档案管理点多、面广、量大、周期长、参建单位多，且各参建单位各自相互独立。由于工程建设档案管理制度不健全，缺乏完善约束机制；加上档案管理不重视，造成执行不到位，出现档案管理工作相互推诿、搪塞、忽视以及不配合，不予支持等不良现象。

（四）档案归档不及时且质量不高

水电工程建设周期长，且施工过程形成文件材料的收集整理工作又具有持续性，受水电工程建设参建单位多、工期长、人员变动大等因素影响，由于各参建单位对建设过程中形成的文件材料未及时收集整理和妥善保管，造成部分文件材料遗失。等工程项目完工需要办理竣工验收手续时，才来组织大量的人力、物力、突击补充档案资料，导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面，档案文件资料的真实性、完整性、准确性难以控制。

（五）未发挥监理的作用

监理工作没有将档案纳入现场质量监督的范围，常会出现原始资料失真的问题。由于监理工作管理松懈，人员素质低，现场持证人员到位率差等原因，监理单位忽视档案的管理。少数监理人员甚至于施工单位“串通一气”，对现场签证工作把关不严，甚至篡改原始记录，事后编造假资料。

二、水电工程档案管理的建议

（一）加大宣传力度、增强档案意识

在工程项目开始时，就应对来自四面八方的参建单位及人员进行相关档案工作法律法规的宣传教育，增强工程档案管理意识，争取得到领导及各参建单位的配合与支持，提高他们做好水电工程建设档案管理的自觉性和责任感，树立“依法治档”的观念，得到他们的重视和支持，摆脱档案管理工作处于被动局面。

（二）加强档案队伍建设，提高业务素质

配足档案人员、保证档案人员的相对稳定。针对各参建单位档案管理人员业务水平不高、流动性大的实际，加强业务培训工作，主要包括三个方面的培训：首先是档案业务、工程专业基础知识的培训，使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，又懂得工程施工流程，从而更有利于归档工作的开展；其次对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使其掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行；最后对项目建设单位的档案专业人员进行工程文件编制的现场指导，通过“传、帮、带”的形式 ，提高各参建单位专兼职档案人员的业务素质和专业技能。

（三）健全档案管理制度、规范档案管理

档案管理制度是档案规范化管理的重要途径之一，一是结合工程实际情况建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程，都应明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循；二是制定档案管理工作约束机制，将工程档案管理工作纳入工程建设目标管理，并将其纳入有关部门的职责范围，明确责任指标，严格考核；三是提高执行力，严格落实档案管理规定，实行档案管理工作与工程建设“三同步”，执行档案人员“三参加”，落实档案工作“四纳入”，从源头上为竣工资料的建档打好基础。

（四）加强项目跟踪检查，深化过程控制

为保证工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性，需做好工程档案事前介入、事中控制、事后把关，使其渗入到工程建设各个阶段、各环节中。为此，在工程开工前就将档案工作纳入议事日程，建立健全档案管理体系，制定明确目标和计划；在工程开工准备阶段统一标准，将有关档案管理办法和制度要求传达到各参建单位，并要求各参建单位指定分管领导，配备专职档案人员，明确业主、施工和监理单位等各方的职责，建立全项目水电工程档案管理网络；在工程施工阶段实时监控，在每月检查工程项目质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况，重点检查和指导如何立卷，案卷质量是否符合要求，对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查；在工程竣工验收阶段，重点加强案卷整理，做好缺陷和未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查，同时指导和检查竣工图的制作、文件材料的质量情况，以及案卷和卷内目录的填写、图纸折叠、装订等是否规范、标准、统一，发现问题及时整改。

（五）充分发挥监理的作用

各监理单位再抓工程质量的同时，把好工程资料质量关，负责督促、检查工程建设中其监理业务范围内各施工单位形成的归档文件材料收集、积累和完整、准确情况；负责竣工文件和竣工图的审核，并签署意见；协助档案管理部门对施工文件实行跟踪建档，并采取不定期的检查、抽查，确保归档资料完整、准确、真实。

三、结语

水电工程建设项目它是由多个单项工程组成，建设周期长、投资大、环节多，在整个工程建设中形成的档案数量大、种类多、专业性强。作为一项系统工程，只有参建各方领导重视，机构人员落实，档案管理制度健全，建立档案管理网络，有效做好过程控制和全程跟踪，才能保证做好水电工程建设档案管理工作，从而满足水电建设快速发展的要求。

参考文献：

[1] 闫亚珍.目前工程档案管理工作中存在的问题及对策.福建建筑，2009（11）.

[2] 刘淑敏.浅谈目前档案管理存在的问题及建议.内蒙古科技与经济，2011（17）.