实现档案管理现代化的路径分析

薛文清

摘 要：档案管理现代化是一项综合性系统工程，也是信息环境发展的新形势下对档案管理工作提出的新要求。本文对档案管理现代化过程中存在的问题进行了分析，提出了一些实现档案管理现代化的有效策略。希望能给档案管理工作提供有益的参考与借鉴。

关键词：档案管理；现代化；策略

【中图分类号】G 【文献标识码】B 【文章编号】1008-1216（2017）03B-0041-02

档案管理现代化是信息技术背景下对档案管理工作提出的要求，也是档案事业发展的新趋势。只有实现档案管理的现代化，才能促进档案事业的发展。因此，如何促进档案管理的现代化是摆在档案工作人员面前的重要课题。本文就档案管理现代化的问题进行探讨与分析。

一、档案管理现代化的概念

档案管理现代化，是指用科学的思想、现代化的管理设备、管理手段等对档案进行有效管理，使档案管理工作取得更高的工作效率、经济效益和社会效益。档案管理人员要充分发挥工作的主动性、积极性与创造性，针对传统档案管理工作中存在的不足进行改革，使管理系统化、智能化、信息化。如可以利用电脑完成对档案的输入、输出、打印、修改、查询等工作，电脑具有鉴别、诊断、筛选等功能，可以用电脑做好档案的鉴定工作。利用缩微照相技术可以对纸质载体的重要档案进行缩微复制。档案管理现代化具有储存信息量大、占用实体空间小、效率高等特点，能够快速提供档案信息，电子档案作为新型的信息载体，会逐步取代传统的纸质档案，这是一种发展趋势。

科技的发展为档案管理现代化提供了优势平台，社会的发展对档案管理提出了更高的要求，实现档案管理的现代化也是档案工作发展的必然。1946年美国制成了世界上第一台计算机，在经历了不断的改进与创新之后，计算机已经成为人们生活与工作的重要工具。进入21世纪，电子计算机已经在档案事业中被广泛应用，众多的系统软件，利用计算机管理已经成为档案管理工作的常态，现代化的档案管理具有很多优越性，如速度快、效率高、系统性强、保存时间长、资源共享、检索快捷等。档案管理现代化是一个动态的概念，随着科技的不断发展，必然会增添新的内容。

二、档案管理现代化过程中存在的问题

（一）档案标准化程度不高

实现档案工作的标准化是档案管理现代化重要条件，也是实现档案管理现代化的重要内容。为了实现档案工作标准化，我国从20世纪80年代就开始了档案标准化工作，国家标准局组织拟定了一系列标准化文件。由于档案复杂性，造成了我国档案管理缺乏统一性，档案管理各自为政、自给自足。各单位的档案发展水平不同，通常是根据自己的经济实力和技术条件进行硬件建设，选择硬件设备，机型各种各样，水平高低不一。目前研制的不少档案应用软件不符合国际标准，标准化水平不高、数据不完善，出现了大多数档案无主题标引、共享性差的问题。国家在这方面没有发展规划和标准，档案发展思路与目的不清晰。如果任这种情况不断发展，必然会给档案网络化建设与资源共享造成隐患。可见标准化程度不高直接影响了档案管理现代化的进程，出现了许多低水平的重复建设，计算机档案管理系统只停留在辅助管理功能位置，无法得到长足发展。

（二）档案管理人员素质不高

档案管理现代化需要高素质的专业人才，但由于档案管理专业人员数量不足，延误了档案管理的现代化进程。现代管理队伍通常由档案管理辅助人员、档案管理专业人员、高级档案管理人员三个层次构成。高级档案管理人员应该具备较高的理论水平、政策执行能力以及较高的文化素养和现代管理技术，能根据档案管理的实際情况制定档案管理政策，具有较强的组织与决策能力。随着档案管理信息化与网络化不断推进，新形势对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理工作人员学历层次不高，缺乏掌握现代管理技术的专业人员，既懂档案管理和现代化技术，又懂社会科学与经济管理的高素质人才可谓凤毛麟角。档案管理人员素质不高，档案管理的新方法、新技术无法在档案管理工作中有效推广，对于档案管理中遇到的新问题、新情况，无法有效解决。档案管理人员配置不合理，及档案管理人员整体素质不高，制约着档案管理工作的改革与创新。

（三）档案管理现代化资金投入不足

经费的不足，从根本上影响了档案管理现代化的进程。相关部门领导对于档案管理现代化作用的认识不足，致使资金投入不足。一些现代化的设备也无力购置，特别是基层单位情况更不容乐观，档案室建设相当简陋，基础条件较差，缺乏安全措施，相当一部分档案室建设不达标、不规范，更谈不上档案室建设的自动化、数字化。投入的不足，制约着档案管理现代化。

三、实现档案管理现代化的策略

（一）加强档案标准化建设

实现档案管理的现代化，首先要加强档案标准化建设。档案管理现代化的重要特征是使用先进技术进行管理，通过严密的分工与协作，提高档案管理效率与质量。信息时代为档案管理的现代化提供了优势条件，但档案的共享与网络的沟通更需要按照统一标准推进。如各类档案的数据的交换、信息的传递、资料的共享等，都需要按照统一的标准来运行，形成规范的档案管理标准体系，这些都是实现档案管理现代化的基本条件。在档案管理过程中，有的单位往往强调本单位的特殊性，导致管理方式不能更改，这其实是拒绝标准化、不采用标准进行管理的做法，影响了档案的现代化管理。有些标准的制定与实行需要花费巨大的人力与物力，不但涉及到数据格式等细节，还会涉及到运行环境等因素，所要解决的课题较为复杂，所以必须统一领导，凝聚力量，不断推进。

（二）实现现代化管理

档案管理队伍要强化现代化管理意识，树立现代化管理理念，这是实现档案管理现代化的关键。档案管理人员如果缺乏现代化管理意识，就不会认识到档案管理现代化的意义，就会影响到档案管理现代化建设的步伐。在档案管理过程中，工作人员要勇于实践，善于用先进的管理技术与手段，用先进的管理方法，改变传统档案管理中轻档案利用、等客上门、封闭保守等做法，实施主动服务模式，实现开放性服务。只有引进现代管理理论与方法，才能使档案管理从旧有经验式管理，向科学的现代化管理转变。

（三）加强对档案管理人才的培养

强化档案管理人才的培养，是实现档案管理现代化的重要因素。档案室管理现代化对档案管理工作人员的素质提出了更高的要求。不仅具有档案管理方面的理论知识与技能，还要具有一定的经济与信息技术等综合技能与知识。要始终把提高档案管理工作人员的素质作为档案管理现代化工作的重中之重。加强档案管理队伍建设，应该从培养优秀的档案管理人才切入，把具有技术技能的人才充实到档案现代化管理队伍当中。同时，要注重加强继续教育，采取多种形式，实施多方位的培训，提高档案管理人员的管理与服务技能，培养一支素质高、思想过硬、技术先进、关念前卫的档案管理队伍。

（四）加大资金投入

从我国目前的档案管理来看，很多单位在进行档案管理现代化的过程中，都遇到了设备陈旧、档案室简陋等问题，有的甚至还沿用人工记录的方式，这些都是资金不足造成的。因此，要提高档案现代化管理水平，就必须更新观念，加深对档案现代化建设重要意义的认识，从根本上改变档案管理设备陈旧、管理方法落后的状况，提高档案管理现代化的工作效率，加快档案管理现代化的进程。

四、结束语

档案管理现代化是一项综合性的系统工程，在进行档案管理现代化的过程中，相关部门领导与档案管理工作人员要充分认识档案管理现代化的意义，调动各方面的力量，彼此协调与合作，使档案管理现代化形成一个科学的完整的体系，善于利用现代科学技术，加大档案管理工作的投入，提高档案管理现代化的效率，更好地为社会发展与经济建设服务。

参考文献：

[1]王萍.浅析档案管理信息条件下的档案管理现代化[J].人力资源管理，2015，（5）.

[2]冯洲.浅析档案管理现代化的有效途径[J].低碳世界，2016，（5）.