浅谈怎样做好档案工作

耿昭艳

昭通市信访局接访劝返中心 云南昭通 657000

浅谈怎样做好档案工作

耿昭艳

昭通市信访局接访劝返中心 云南昭通 657000

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。档案人员如何做档案工作，笔者结合工作实践经验谈谈认识和体会。

一、争取领导重视是做好档案工作的前提

档案的收集、整理、保管的最终目的是利用，而目前大多数档案室的工作开展是滞后的，许多领导认为单位做档案就是为了应付档案局的年终检查。针对目前领导的这种认识状况我市市直单位专职档案人员数量极少，多数单位的档案人员都是兼职，事情繁多，工作变化太频繁，这都不利于档案的管理。因此，要想使单位的档案工作有起色，就要争取领导重视。争取到领导的重视我们档案员就要做好宣传，通过宣传增强领导的档案意识。档案人员可以把自己收集到的关于多年前的人们认为可有可无的资料，而现在确实珍贵的档案信息或者事件编制成大家喜闻乐见的小册子呈送给领导参考，让领导在潜移默化中感受到档案的价值，从而引起领导对档案工作的重视。此外，档案员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，踏实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，要努力做好档案服务工作，及时为领导及部门提供所需档案资料，使档案室保存的档案发挥最大限度的利用价值，让领导在利用中认识到档案工作的重要性。

只有领导重视档案工作，领导召集会议安排部署单位各科室负责人对档案工作的重视程度会比档案员自己宣传高很多，科室领导重视了档案工作，档案员在收集档案的时候，科室的配合程度会有很大提升，科室人员在平时档案资料的收集整理中也会更加尽心。

二、档案人员的敬业精神是做好档案工作的核心

档案工作是一项枯燥而细致的工作，要做好档案工作，那就要档案人员认真细致的做好各个环节的工作。

首先，做好甄别档案工作。要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：（1）对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。（2）要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。（3）要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。我局在整理档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度--组织机构--内容，但在实际工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。

其次，要做好档案收集工作。档案部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：（1）档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其摘进行借鉴和利用。因此应按档案整理规范要求，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。（2）档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，初步做好档案入库前的各项准备工作。

再次，档案工作人员要善于交流，接受新信息，达到资源共享。随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，档案人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织沿革、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

三、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

四、健全制度，加强在职教育，提高档案人员素质

没有规矩不成方圆，制度是行为得以实现的必要保障。因此在职教育要得以长期有效的开展，就必须加强制度建设，建立长效培训机制。

首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全档案管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的取消评聘资格，激励广大档案人员参加在职教育。

其次，相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵循“学有所用、用有所长”的原则安排培训。第一，学习档案专业知识。为档案专业人员提供系统学习档案专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。