Z省药品采购新平台医购通与医院财务管理研究

孙亚玲

摘要：Z省率先实施全省统一的信息流、商流、资金流“三流合一”的网上药品采购交易新平台，笔者通过Z省药品采购新平台医购通与医院财务管理的研究，分析新平台运行规则及对医院传统的药品财务管理影响，新平台实行在药品会计核算及药款支付流程、方式、时限等发生改变，加大财务风险，提出争取政策支持，加强预算管理、内控建设、完善流程和强化财务信息建设等措施，加强医院药品和资金管理，提高工作效率，提升资金运作能力，降低财务风险，确保药品采购新机制的顺利建设实施。

关键词：药品采购 医购通 医院财务管理

一、概况

根据国务院办公厅《关于完善公立医院药品机制采购工作的指导意见》（国办发[2015]7号）、《关于城市公立医院综合改革试点的指导意见》（国办发[2015]38号）和国家卫生计生委《关于落实完善公立医院药品集中采购工作指导意见的通知》（国卫药政发[2015]70号）等文件精神，Z省人民政府办公厅在全国率先出台《关于改革完善公立医院药品集中采购机制的意见》（浙政办发[2015]57号），明确从2015年7月1日起全省启动实施药品集中采购相关改革，建设全省统一的信息流、商流、资金流“三流合一”的网上药品采购交易平台，并将实现与国家药品供应保障综合管理信息平台、省医保信息系统、公立医院等对接。

Z省药械采购中心的药品采购新平台是全省各级医疗卫生机构唯一的药械采购服务平台。自2016年6月1日起在四个城市的十五家医院最先试点，逐步推进扩大，2016年12月第二批公立医院即上述四城市所属公立医疗卫生机构全面上线实施，2017年5月完成全省覆盖。该新平台的建立是Z省改革完善公立医院药品集中采购机制的亮点和特色，也是加快公立医院改革、规范药品流通秩序的关键，对建立药品采购新机制、医保支付标准新机制、药品交易监管新机制、提升药品采购管理能力和治理水平具有重要意义。

二、Z省药品采购新平台系统

Z省药品采购新平台（以下简称“新平台”）是医院线上采购除中药饮片以外的全品种藥品系统，在线交易可完成包括药品常用目录维护、采购备案申报、采购订单发起和支付货款等一系列的操作。系统主要流程有四个阶段：交易阶段、票货一致阶段、结算阶段、评价阶段。交易阶段包括采购流程和退货流程，采购流程含医院订单发送、供应商订单配送、医院订单收货三个部分；退货流程包括现场退货、已入库退货两种类型。票货一致阶段：医院付药款时，需确保货物与发票一致，如出现货物与发票不一致的情况时，则不能进行支付。结算阶段：经医院和供应商对待结算的订单均确认无异议后，医院通过“医购通”支付通道完成药款的支付。评价指医院和供应商对药品采购过程中具体某一药品采购行为进行综合性评价。Z省药械采购中心药品采购系统主要流程见图1。

三、医购通平台系统

Z省药品采购新平台最大的特色是增加了结算功能，改进了医院药款结算管理，药品完成采购交易、票货确认一致后，医院支付药款，通过银行资金结算服务系统——“医购通”平台直接进入结算阶段进行支付；若有退货药品，供应商通过“医购通”平台退款。

医购通平台系统是新平台提供药款结算功能的子平台，医院经签订《Z省“一户通”系统特药委托收款协议书》，开通主流商业银行企业网银，通过“医购通”平台以银网或一户通方式实现药款在线交易支付。上线交易、在线结算，实现了信息流、商流、资金流“三流合一”，使药品采购业务流程统一规范。

医购通平台实现与Z省药械采购平台和银行系统进行有效联接，系统平台关系详见图2。

四、新平台对医院财务管理的影响

医购通平台“三流合一”资金收付规则是对医院传统的药品财务管理习惯颠覆性改变。新平台上线后，药品会计核算及药款支付流程、方式、时限等发生改变，加大了财务风险，医院财务应加强分析和监管。

（一）药款支付流程和药品会计核算流程变化

药款支付流程及相关操作较现行流程发生较大变化，目前，大多数医院只是上平台网上订单采购药品，药品供应商接单配送，医院确认收货验收付款没有严格统一时限要求，各家医院各自经营不同模式，订单后续工作与采购平台不直接相关。一般是药品供应商将药品送达医院仓库验收入库后，财务药品会计在HIS系统录入验收挂“应付账款”，医院数月后再直接付款给供应商，医院根据付款单据减少“银行存款”，冲销“应付账款”。会计核算上，由于药品供应商众多、频繁挂账与冲账、作分录或记账，“应付账款”查对烦琐，容易将甲公司的款项挂到乙公司的名下，或付款冲账时将甲公司的负债冲减到乙公司的名下，令查对和纠错困难。

新平台要求网上订单后、接单配送、到货确认和支付药款均在线上限时完成，且要求医院严格按照合同约定的时间支付货款，药品支付流程提前，会计核算上“应付账款”大幅度减少，减少核对核算差错，提高工作效率。但是由于款项需经过监管账户再支付给药品供应商，应付账款与银行存款账务处理存在时间差。医院将药品货款足额划给省药械采购中心监管账户，根据银行支付凭证和新平台打印的监管账户已收到款项的电子单据等相关凭据，增加“其他应收款”，减少“银行存款”，次工作日监管账户将药款支付给供应商后，医院根据省药械采购中心出具的证明已将款项支付给药品供应商的电子单据等相关凭据，再相应冲销“其他应收款”和“应付账款”；如通过银行融资支付的，则融资部分作“短期借款”处理。

因平台是互联网上线操作，与医院HIS需有接口连接，但接口连接会增加软件、硬件费用。若平台没有与HIS联接，药品会计线上一套流程按规定要操作，而医院内部HIS系统的验收付款信息也必须录入，人工重复操作工作量增加，准确度一定程度受到影响。

（二）药款支付期限缩短，降低医院把控强度

目前，大多数医院是药品验收入库1-4个月后支付药款，部分资金困难的医院甚至6个月以上才付药款，或以承兑汇票等形式变相拖延付款时间，药款支付时间较长，医院挤占了供应商的资金。浙政办发（[2015]57号）文件明确要求医疗机构通过“医购通”平台支付药款，从药品交货验收合格到付款不得超过30天，30天内医院必须将药款支付给结算监管账户，结算监管账户收到次日按时支付给药品供应商，实际上医院到货确认后28天发起到期扣款，确保第29天，货款资金入中心监管账户。如确认收货后29天为节假日及节假日后第一天，需将扣款日期提前至节假日前2个工作日。同时，主动付款的截止日期也将相应的提前至扣款日前2个自然日。

此外，药款支付期限缩短，医院对药品质量等把控强度削弱，药品3个月付款一般使用后再付款，期间若药品有质量、破损、滞销等问题，在药款支付前就能通过退货、补货等形式直接处理，资金结算上医院占主动地位，财务支付清楚明了。新规要求30天内付款，部分药品尚没有用完，若有药品问题医院后续处理较为被动。付款周期说明详见图3。

（三）资金流量变快，运作能力要求提高

大多数公立医院的药品货款约占医院流动资金的40%-60%，资金量巨大。Z省作为全国药品数一数二的大市场，到货确认后30天内付款，药款支付时间缩短，降低了药品供应商的财务费用和营运成本，明显缓解了药企在资金运转上的压力。但按规定时间统一支付，一定程度上减少了医院资金利息收入，相应增加了医院的资金运营成本，增加了医院的资金调度压力，更是对资金紧张医院资金运作能力的考验。

（四）多种支付方式，有重复付款风险

目前，大多数医院采取直接主动支付药款，方式单一。新平台系统实施后，根据Z省规定，医院与监管账户开户行、省药械采购中心签订《Z省一户通系统特约委托收款协议书》三方协议，可采用主动支付、主动托收、被动托收、在线融资等多种支付方式进行资金缴付。“医购通”支持医院采取主动付款、委托扣款、委托贷款等多种支付方式，其中主动支付由平台提供功能模块支持，而委托扣款和委托贷款由银行与医院签订相关协议，由银行金融技术进行支持，并通过“医购通”反馈到省药械采购新平台统一体现。医购通平台主要提供主动支付和委托支付两种支付方式。药品付款期限一到，平台对医院关联账户自动扣款，医院必须保证银行存款账户内有足够的资金，以备付款成功。因平台上医院主动付款的信息需在次日才能最终确认，如在确认前即发起自动扣款，存在重复付款的风险。此外，“医购通”平台有在线融资功能，如银行到期主动扣款失败，对于符合条件的医院，在按医院与银行约定的贷款协议授信额度内可向建行或工行申请融资，平台以委托贷款方式进行贷款垫付。

（五）线上付药款，资金审批复核流程变化加大财务风险

一般公立医院药品验收入库支付药款有一个完整的财务审批和支付复核流程，而新系统药款的支付流程缩短，委托扣款、被动托收等支付方式因规定时间内平台线上支付，醫院必须要缩短发票流转签字时间，加快资金审批流程，确保药款支付前完成审批。财务人员必须定期对线上的药款情况进行核对，按内控流程审批复核后及时主动支付，尽量避免银行被动扣款方式，否则可能出现货款到期系统自动付款，资金没有审批就支付的现象，对账困难，加大了财务风险。

五、讨论及对策

在新医疗体制综合改革环境下，医院财务管理面临着来自于诸多方面因素的作用和潜在问题，药品采购交易机制的不断改革，对医院财务管理活动提出了更加严格的要求。为此，医院应当剖析和探索财务管理活动所存在的问题，结合各方因素，对医院财务管理工作开展针对性的改革和完善，以促进医院财务管理工作的良性运转。

（一）争取配套政策支持，确保资金平稳运行

Z省规定对医保药品支付额大、资金周转困难、分级管理和协议评价情况良好的定点医疗机构，可以预付上一年度2个月平均额度以内的医疗费用，以减轻医院资金压力，化解上线困难。医保机构应在次月按规定时间足额给医院拨付上月发生的医保医药费用，确保医院运营资金正常运转。目前大多数地区医保资金没有及时拨付给医疗机构，相关配套政策没有及时足额到位。为此，医院应争取政府相关部门政策支持，通过及时拨公立医院财政补助和奖励资金、预付医保费用、安排药品采购周转金等配套措施，积极争取药品采购资金，确保药品集中采购机制改革后公立医院资金平稳运行。

（二）加强内控建设，明确岗位与分工，严格流程控制

新平台实施后，医院要针对药品采购、货款支付存在的问题，及时分析研究并改进库存药品管理，加强药品购销合同管理，补充或完善合同关于药品质保条款，完善相关内部控制制度和财务管理工作，通过梳理优化入库流程和财务支付流程，加强内控财务规范，采购员、保管员、药品会计、财务稽核会计和出纳等不相容岗位分离，实现采购员按计划网上下订单，保管员按订单货票一致确认，药品会计到货明细导入HIS系统建支付单，财务会计则对支付单与发票入库单核对，并加强结算账户资金的实时监控，出纳根据审批后的票据核对凭据点击支付，网银支付会计审核，严格流程控制，达到保障安全、操作便捷兼顾高效经济。

（三）加强预算管理，合理筹划安排资金

资金管理是医院财务管理的核心内容，医院应将药品收支纳入预算管理，强化运行资金统筹调配能力，规范药品货款支付。可以充分使用医保费用预付机制，有效解决医院资金紧张产生药品货款拖欠的问题。医院也可以采取公开招标选择开户银行，通过互惠互利开设银行账户，由银行提供免息贷款等途径取得相应药品周转金服务，加快医院付款时间，降低资金成本。同时，医院要改进药款结算方式，从流程清晰、账账易对、工作量小、支付审批事前可控制的角度，应尽量选择医购通平台的主动支付方式，充分把握好平台药款付款周期，在平台自主选择若干收货明细构成主动支付订单，在订单截止日前可采用一周或二周支付方式，尽可能减少主动支付资金成本略大的资金损失。

（四）加强财务信息建设，提高效率，确保安全和准确

医院应按照省药械采购中心提供的统一标准接口，规范做好接口建设和信息系统升级改造，确保医院顺利接入平台；加强信息提升，实现信息实时共享，药品收货明细、支付订单信息、付款信息实现电子化管理，并能信息自动匹配，便于财务管理。同时，实现医院HIS系统与省药品采购新平台的对接工作，建立医院内部网络与互联网联通的网络环境，实现数据交互，减少相关人员工作量，有效提高效率，保证医院药品采购和资金支付信息准确。并配套建立相应的信息安全保障机制，日常维护并加以监管。

（五）总结沟通统筹协调，不断完善平台系统

Z省药品采购新平台涉及到药品生产、配送、使用等多环节，涉及到医疗机构、省药械采购中心、结算银行等多终端，在医购通平台实际操作中，曾出现界面显示缓慢，甚至连续继续支付数次也未能显示，平台退款不便捷，系统数据库相关信息不及时刷新等现象，有一定的财务风险，医院相关人员应多沟通反馈，认真总结推广好做法、好经验。同时，要根据实际情况提出切实可行的需求，省药械采购中心要加强统筹协调，不断完善药品采购新平台建设，使新平台界面更友好、操作更便捷、报障处置更及时，以降低财务风险，确保药品采购新机制的顺利建设实施，实现“三流合一”新平台“规范、阳光、便捷、惠民、安全”五大成效。

基金项目：2015年浙江省卫计委中医药重点研究项目（2015ZZ019）、浙江省医院协会浙江省康恩贝医院管理软科学研究项目（2016ZHA-KEB325）

参考文献：

[1]浙江省人民政府办公厅《关于改革完善公立医院药品集中采购机制的意见》（浙政办发[2015]57号）.

[2]吴朝晖.浙江“三医联动”的药采新机制[J].中国卫生，2015，（9）：110-111.