刍议民政档案如何实现规范化管理

冷雪英

摘 要：民政部门相对于其他单位来说工作任务相对繁琐，其承担着联系国家政府和人民群众的重要职能。站在民政部门的角度出发，民政檔案管理工作的涉及面十分广阔，也属于民政管理工作中的重要组成部分。科学有效的组织开展民政档案管理工作能够在很大程度上促进民政部门各项管理工作效率的提升，也是民政部门改革与发展过程中的必然选择。本文主要分析了当前民政档案管理的现状，并在此基础上提出了规范民政档案管理工作的几点对策。

关键词：民政；档案；规范化；管理

民政档案的数量与类型相对较多，同时也人民群众的实际生活与基本利益存在非常紧密的联系，因此做好民政档案的规范化管理，确保各类文件材料得以有效保存，为民政工作带来更多有价值的信息，这是具有重要意义的一项工作。民政档案管理工作人员必须要充分认识到档案管理工作的重要性，并联系民政档案管理工作实际，积极摸索出新的工作方法与管理措施，确保民政档案能够得以最大程度的利用，充分发挥出其价值。

1 民政档案管理工作存在问题

首先是思想认识不够深入。现阶段因为民政局中的部分领导人员对于档案管理工作的重视不足，加之档案管理人员自身对工作重要性缺乏足够的认识，导致民政档案管理工作效率无法得以提升，档案管理人员容易出现懒惰思想，他们在实际的工作中很容易出现应付了事的情绪，并未深入的去研究和挖掘档案管理工作的价值，这是造成民政档案管理工作效率降低的一个主要因素。

其次是档案管理工作规范性有待提升。一些民政档案材料中的信息内容可能存在一些小错误或者不具备真实性，导致这一问题的原因在于档案管理工作规范性不足。档案管理工作的目的是为了确保民政档案材料得以安全、完整的保存，所以其质量与准确性应当有所保证。但现阶段部分民政局内部并未制定相对完善的管理制度，因此没有形成一套较为统一的档案管理工作标准流程，造成档案管理工作效率低下[1]。

再次是档案管理人员专业素质能力不高。因为领导对于档案管理的重视程度不足，部分领导觉得档案管理仅仅是单纯的资料收集和整理，所以也并未重视单位内部档案管理人才的培养工作，很多时候都是随意的任用档案管理人员，不注重其职业能力培养。正是如此，很多基层民政局档案管理工作人员的专业素质能力始终不能得以提升，无法真正高质量高效率的开展档案管理工作。

最后是基础设施建设滞后。部分单位在开展档案管理工作的过程中并未应用较为先进的管理方法或技术，同时也没有为档案管理部门配置专门的办公区域，配置完善的硬件设施，大部分民政局基本上是把一些空置不用的房间当作档案储存室，也没有购置专门的防潮防水设备。另外，很多基层民政局档案管理工作依旧还处于人工管理状态，信息化普及率不高，没有专门的信息管理设备，导致档案管理工作效率无法提升。

2民政档案规范化管理措施

（一）思想提高重视

第一，民政局领导以及档案部门负责人必须要带头转变思想认识，充分认识到档案管理工作对于民政局内部各项事务的开展所起到的重要作用，强化管理层对档案工作的重视程度，让基层工作人员能够主动树立正确的思想观念，认识到档案管理工作对国家民政事业发展的重要作用；第二，应当在民政局内部组建档案管理工作领导小组，主要负责对民政局档案工作进行有效的监督管理，第一时间找出档案管理过程中出现的问题，根据本单位具体情况采取有针对性的措施，不断促进档案管理工作效率和质量的提升；第三，应当从宏观层面出发把档案管理工作真正纳入到民政局的战略规划发展中来，同时在工作中能够抓准档案管理的关键点，准确清晰的制定民政档案管理的未来发展规划。例如说为促进档案管理效率的提升，可在单位内部各部门收集关于档案管理的建议与意见，从不同的角度去思考如何促进档案管理工作效率的提升[2]。

（二）健全管理制度

健全的制度是开展好各项工作的基本保证，民政档案管理也是如此，科学完善的档案管理制度是保证民政档案管理工作有序开展的一个基本前提，所以档案管理手段的更新，关键在于对管理制度的完善。在新时期新形势下，过去那种传统陈旧的管理制度已经不能够符合社会发展的实际需求，不但无法促进档案管理工作效率的提升，同时还可能导致民政档案管理工作变得更为复杂。基于此，我们不但要联系本单位具体情况对管理制度予以完善，确保档案管理工作的有序开展，让档案管理人员能够把更多的时间与精力投入到工作中去；同时还必须要尽快的制定出统一明确的档案管理工作标准，如档案收集、整理、分类、开发利用等标准，同时在工作实践中对这些标准进行完善与调整，确保管理制度的内容可以和民政档案管理工作实际相符合。另外，凭借完善的档案管理制度对管理工作流程予以优化，确保档案管理工作的高效开展。

（三）提升人员素质

档案管理工作较为繁琐，所以大部分人都会觉得档案管理不但工作任务重，且没有发展前途。尤其是在部分公立机关单位内部，档案管理人员的晋升空间不是非常大，同时晋升存在一定的难度。所以大部分机关单位的档案人员都属于实习或临时聘用的状态，处于编制内的档案管理人员非常少。正是如此，现阶段很多机关单位的档案管理工作人员普遍存在着学历不高、工作经验不足、专业素质欠缺等问题，因此要确保民政档案管理工作效率的提升，我们还应当努力促进档案管理人员专业素质能力的提高。一方面需要机关单位真正重视对在岗档案管理工作人员的教育培训工作，支持在岗档案管理人员参与继续教育，定期组织各种培训活动，同时根据档案管理工作人员的具体情况制定出有针对性的培训计划；另一方面要根据职工结构情况，为档案管理工作人员提供更好的继续教育条件，不但要促进其专业素质能力的提升，同时还应当确保其综合素质的提升。另外，要注重培养档案管理人员的信息技术能力，适当的提升对档案管理工作者的薪酬待遇和福利制度，为其提供一个更好的工作环境，让档案部门能够吸引和留住人才。

（四）加强数字建设

过去的档案材料基本上属于纸质档案，在管理过程中也常常采取人工管理方式，不但要占据很大的空间位置，同时还容易出现损坏、档案不完整的情况出现，不利于后期的开发利用，导致档案管理工作效率无法提升。所以我们必须要进一步强化数字化建设，不断提升档案管理工作的信息化程度，依靠现代科学技术来建立电子档案，借助于视频、条码、射频技术对重要档案材料予以备份。应用现代技术促进民政档案管理信息化水平的提升，能够在很大程度上让档案管理工作更加便捷化，高效化，让档案材料不受到外部环境的影响，更有助于档案材料的保存。同时，在档案管理中应用信息技术还有助于档案的开发利用工作，为档案利用者带来更便捷的服务，可以确保档案开发利用的各个环节都处于更高效的状态，让档案管理工作人员可以从过去复杂繁琐的工作中解放出来，有效推动档案管理工作效率的提升，为单位提供更好的档案服务[3]。

3 结语

总而言之，民政档案管理工作的重要性是不言而喻的，缺少了档案做基础，民政部门的各项业务工作活动便会受到非常大的影响。所以在新时期下，不断强化民政档案管理，尤其是在当前信息技术普及应用的基础上，充分认识到民政档案管理工作中的问题并采取有针对性的措施，才能够真正促进民政档案管理工作水平的提升，促进民政局各项工作的有序开展。

参考文献

[1]姜洪刚.浅谈如何加强民政档案管理[J].科技资讯，2015，（04）：147.

[2]张艳红.民政档案管理工作存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案，2015，（05）：97.

[3]田东鑫.新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨[J].管理观察，2016，（29）：72-74.