机关档案管理工作的创新

摘 要：档案做为历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。机关档案管理工作是维护党和国家真实历史面貌的工作，是机关工作中的重要组成部分。

关键词：档案；记载；创新

档案管理工作是机关重点工作之一，繁琐复杂，需要在创新上下功夫。在新时期档案工作者要抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓创新，提高机关档案管理水平，促进机关档案事业的可持续发展，确立档案工作在机关中不可替代的地位。近几年来，机关的档案取得了可喜得成绩，其地位逐步提高，其作用也越来越受重视。随着知识经济的提出和社会现代化的推进，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国机关的档案管理工作也发生啦很大的变化，做为传统文献的机关档案工作，面临着前所未有的机遇和挑战。

1 档案管理工作的“软件”创新

机关档案管理的研究工作可以在多个方向和角度上展开，如果从档案管理与基础建设之间的关系层面上说，我们可以把档案建设分为“硬件”和“软件”两大类。就前者而言，主要指的是档案馆舍、资料设备、计算机网络、配置设施等基础设施建设。就后者而言，又可以分为两个方面，其一是就档案管理人员自身的文化素养、职业道德、工作能力等等，其二是就档案管理在整个机关工作中的影响力、辐射力和创造力而言的，主要指的是档案管理为实践工作提供了具體的帮助、支持和促进作用，树立良好的机关部门形象，提升机关的影响力等等。从理论上说，机关档案管理建设中的硬件和软件具有同等重要的作用，二者不可偏废，一般而言，硬件是软件的基础，软件是硬件的目的。但是，长期以来，在档案管理工作中存在着重视“硬件”、轻视“软件”的不良倾向，一个非常普遍的例子是，在档案管理部门更重视硬件设施建设，普遍重视和下大力气投入资金、人力和物力，这些固然是档案管理发展所必需的，但是，由此忽视了软件建设，则对于档案管理发展无疑是有害的。

按照美国学者约瑟夫·奈的软实力理论，一个国家或地区仅仅依靠经济、科技、资源等“硬实力”建设，很难在未来竞争中胜出，未来的国家或区域经济的竞争主要手段在于文化教育、意识形态、制度观点等等“软实力”。虽然这个思想最初产生于国际政治关系领域，但是，由于其对于文化教育重要性的深刻认识，特别是对于各个学科领域具有的普遍的借鉴意义或者说普适性原则，因而迅速被国内各个学科领域吸收和借鉴，这一点已经被学界所公认。同样，对于机关档案管理工作而言，我们也可以而且应该充分借鉴他的软实力发展战略思想，认识到档案管理中的软件建设所具有的不可替代的作用，以及在档案管理工作领域未来发展中的前瞻性。基于此，我们可以把档案管理建设中的“软件”，称之为一种“软实力”，而档案管理在文化软实力发展中的创新，就可以被表述为“软件”的创新。

那么，就档案管理的“软件”建设而言，如何实现在文化软实力发展中的创新呢？笔者认为，根据我国档案管理的客观情况，至少可以在如下两个方面进行创新：其一，在档案管理人员的文化素养提升上，改变当前“一单、两低、两缺”的管理现状，即档案管理人员知识结构单一，业务素质偏低、工作积极性偏低；缺乏复合型管理人才、缺乏对其针对性的培训指导。造成这种状况的原因固然是多方面的，但是，档案管理者认识观念上偏好“硬实力”、轻视“软实力”的误区有不可推卸的责任。针对这种状况，在文化软实力发展战略下，亟待实现档案馆工作人员文化素质的提升。在用人机制上，应该加强引进高素质人员，而且，针对现有人员素质的低下，加强针对性的业务培训，尤其是加强对人员成为知识型、复合型人才的培养。其二，在档案管理工作的形象提升上，亟待实现档案馆从“养老院”、“清水衙门”向专业教育平台的创新转型。这需要机关档案管理部门改变传统工作思路，积极把档案工作与机关整体工作联系起来，除了保存职工档案这一基本工作之外，还应该扩宽工作思路，创造档案馆舍为企业服务的新型知识平台，以此改变全体职工心目中档案管理工作专门为安排家属工作的养老院形象，以此提升档案管理部门以及整个机关的文化软实力。

2 从保存守护职能向开放职能的创新

在传统管理观念中，档案管理工作的主要内容在于如何保存、保护重要资料。相对于机关要处理各种繁杂的日常工作而言，二者的本质区别在于，档案部门偏重于被动性的保护和收藏，而整个机关工作则偏重于主动性的解决问题。在文化软实力战略上升为全球性潮流之后，企业档案管理职能中的被动性收藏保护工作面临着向主动性教育转型的创新任务。

在这个意义上，机关档案管理工作的文化软实力提升，可以被表述为吸引力的提升。而在传统的企业档案管理工作中，档案管理工作无疑是缺乏吸引力的，导致档案管理工作吸引力缺乏的原因是多方面的，其中固然有工作自身性质的枯燥乏味，但是，还与机关档案工作被人为地与机关工作割裂有直接的关系。简言之，一旦实现了让档案管理部门成为机关职工的“第二课堂”，档案管理工作就可以更加亲密地融入到整个机关部门工作中，并且为全体员工提供教育实践中获得巨大的吸引力、影响力，从而提升文化软实力。具体来说，就是要改变档案管理工作与员工日常工作割裂的状态，实现档案管理职能的不断延伸和扩展，甚至向承担某些文献资料查找、信息处理等任务的方向积极发展，或者创造条件为企业日常工作实践服务。例如，档案管理部门除了为开设员工开设档案管理、档案保护、档案查询等教学内容之外，可以把档案馆舍作为员工参与实践的基地，特别是对于承担文献资料查询、信息传播、通讯宣传等工作任务的员工而言，充分利用档案部门这个教育平台，为培养和提升员工综合文化素质和多种实践能力，无疑是一个非常宝贵的机会。当然，最重要的作用还不在于此，就文化软实力的影响力和吸附力因素来看，档案管理工作积极参与、融入到企业日常工作中，就会增加自身对于全体员工的吸引力和影响力，这对于改善档案管理部门与企业其他各个部门之间的疏远冷漠关系，无疑是具有十分积极的现实意义。

3 管理方式创新

通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发和利用。

机关档案管理在文化软实力发展中的创新，并不仅仅局限于上文所说的三个方面，但是，就当前我国机关档案管理工作中存在的主要问题而言，在档案管理的“软件”创新上，以及从保存守护职能向对外开放的职能转型，无疑是最基本的文化软实力提升之策，其不仅对于提升档案管理部门的文化软实力，也对于整个机关的文化软实力，都将发挥重要的意义，这正是笔者以此为选题进行研究的现实意义。 总之，档案工作者应该不断的更新观念，创新理论；更新知识，创新管理，掌握档案工作的发展规律，树立现代化的档案管理意识，与时俱进，以服务为宗旨，以创新为主题，促进档案管理工作实现现代化、科学化。

作者简介

高珊珊（1981-），女，山东省章丘人，本科，毕业于河北经贸大学，助理馆员，研究方向：档案管理。