档案数字化建设的研究与探讨

摘要：我国档案管理事业的不断进步与发展，要求我国档案管理工作将现代科学技术作为发展核心，并且通过现代科学技术，有效实现对信息与知识的高度整合，从而加强对信息资源的科学化管理。实现对档案的数字化管理，不仅改变了传统纸质档案的管理弊端，更有效提高了档案的利用效率，真正实现了档案信息高效利用与资源共享的目的。所以，对档案进行数字化建设与管理，是未来发展过程中势在必行的举动。本文就档案数字化建设进行了探讨。

关键词：档案；数字化建设；问题；措施

1 引言

随着信息时代的发展，信息查询速度和数量不断提高，档案信息工作不断深入和推进，为使馆藏档案得到更好的利用，档案部门迎来了馆藏档案数字化的浪潮。传统的纸质档案在检索和查阅上都较为复杂，保存效果也较差，不利于档案的开发利用，数字档案存储空间小、利用便捷，所以将纸质档案数字化成为档案工作的主流趋势，为了节约人力、物力资源，控制成本，数字化走上舞台。

2 档案数字化建设的必要性

对档案管理进行数字化建设与改进，实际上对我国社会发展以及对各行各业的发展都有一定的帮助和意义，同时也可以满足人们对于资源高效利用的要求。

2.1 档案数字化建设可以满足社会发展的需要

当今时代是信息化时代，整个社会的发展都是向着信息化、科技化方向转变。因此为了使得更多的百姓和群众可以得到高校的社会服务，档案实行数字化管理势在必行。封闭的传统档案管理无法适应当前的社会发展要求，同时也不能对档案资源信息实现合理配置。

2.2 是加強档案管理工作的重要方法

一般而言，传统的档案管理需要对档案原件进行翻阅，长此以往很容易导致档案本身受到磨损。而利用数字化进行档案管理则可以避免这些现象的出现，还可以有效避免档案丢失现象，在一定程度上促进了我国的档案管理水平提升。

2.3 是提升档案管理服务水平的需要

实行档案管理，可以使得档案的管理者利用计算机进行相应的档案信息管理。既满足足不出户的要求，也使得档案信息提供水平逐渐提升。

3 档案数字化建设过程中存在的问题

3.1 缺乏统一的档案信息管理标准

我国较多单位都处于新旧档案管理模式交替过程中，在进行档案数据库建设时由于经验不足存在着名目繁多且杂乱无章等现象。首先，各个单位的文化理念和领域分工不同，而有些单位的大部分档案仍然以纸张形式存在，无法对单位内档案进行统一模式管理；其次，在建立单位数字化档案管理时很难借鉴其他单位的档案管理方案来进行规划，而我国大部分单位数字化档案正处于不断建设中，从单位内部人员处获得重要的意见和建议相对来说较少。因此在单位中无法设定统一的档案信息管理标准，这对我国单位发展数字化档案建设增加了难度。

3.2 部分人员无法进行数字化操作

许多单位中的档案管理人员和录入人员年龄偏大，思想观念相对来说比较保守，他们对于智能化数字化技术的接受能力比较慢，甚至有些工作人员从未接受过智能系统方面的训练，连相关知识也是一知半解，因此在进行档案管理新旧模式更替的时候增加了难度，不利于单位档案管理部门顺利开展工作。目前，由于缺乏对档案信息化和数字化的整体规划，档案管理信息系统效率较低，这严重阻碍了信息系统功能和效用的发挥，信息化和数字化对档案信息的支撑作用有限，无法实现档案的科学管理，部分档案信息系统由于缺乏规范化和标准化的管理和维护，系统时常出现宕机现象，这在一定程度上也限制了档案数字化建设步伐。

4 加强档案数字化建设的措施

4.1 把档案的标准化和规范化作为推进档案数字化的基础

现在，档案信息数字化还存在很多问题。比如，档案信息数字化不标准；档案信息方面没有使用统一的软件等，这些问题都严重影响了信息化技术的提高。因此，档案信息的标准化和规范化是档案管理工作的基础。当这些工作达到标准化和规范化的时候，档案数字化也就取得了一定的发展。因此，这两者是互相依存的、不可分割的。

4.2 整体水平的提高关系着数字化建设的发展

对目前的档案数字化建设来讲，应该把工作的重点放到整个系统的建设方面。努力使系统走向正规化。并经过网络把各个节点连接在一起，发挥出系统和数字化的整体优势。另一方面，某些节点因为各种原因会成为系统连接的障碍，在一定程度上妨碍了系统的连通性。因此，要实现所有的节点装备水平与应用能力齐头并进的目标对目前水平来说是不可能的，要绕过一些障碍节点，不要在某区域进行齐步并进的战略。要不断鼓励和支持某些先进单位逐步提升水平，也可以在某些单位实施高水平的数字化建设试点，这样能够获得经验和解决问题的策略，对档案数字化系统建设非常有好处。

4.3 加强数据库建设和管理

数字化信息技术的发展促进档案管理工作不断取得新的成绩，但是，还有一部分工作做得不到位，那就是还没有建立一个完备的数据库。档案数字化建设的关键问题就是数据库的建设和管理，要应用当前快速发展的信息技术，不断建设和完善数据库。另一方面我们也要看到数据库的建立是一个漫长的、由单个到群体的循序渐进的过程，而要加强数据库建设和管理必须要求单位上下要统一认识，领导要认识到数据库建设的重要性，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，遇到问题共同探讨和解决。建设数据库的过程中要突出重点，打破传统思想的束缚能够由单一库向系统库发展。数据库管理过程中要能够重点面向应用，建立活库，可以应用数据库的使用频率和使用效率考核数据库的活性等。

4.4 要引进和应用先进的档案管理软件

因为目前的档案管理软件有许多，生成的电子文件有多种格式，造成在不同的档案管理软件中不能打开其他格式的电子文件情况，这就使得很多文件在其他电脑上无法显示，给档案信息化管理带来一定的麻烦。为了解决这一难题，相关部门要配备专业的技术人员进行管理，帮助档案管理人员把档案信息化工作走向正规化，建立统一的档案电子文档格式。并且在电脑上要建立一个通用的数据库，保证做到资源的共享。

4.5 提升档案管理人员素质

提升档案管理人员的素质，实际上也是在间接提升档案馆整体的信息服务水平。一方面需要加大力度，对档案人员进行引进，并且配以相应的培育培训对策，使得人才可以被广泛培养。另一方面还需要档案管理人员自身不断提升学习意识，广泛学习专业知识，还需要对计算机、摄影等新兴的技术进行掌握，进而不断完善自我。作为档案管理部门应该为相关管理人员提供更为人性化的发展平台，通过多种激励制度，鼓励其不断发展和进步，进而将其打造成为一支高素质、高水平的专业队伍。

5 结束语

档案数字化建设是未来我国档案管理发展的必然选择，也是一项长期性的工作。这一转型与发展具有一定的科学性和技术性，所以需要相关的从业人员不断提升自身的专业素养与整体水平，为了更好的进行档案数字化建设与发展而不断努力。

参考文献

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[2]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志，2014，03：121-122.

[3]罗顺明.档案数字化建设中存在的问题及利用措施[J].兰台世界，2012，23：38-39.

作者简介

解晨晓（1983-），男，山东临沂，本科，毕业于大连理工大学，助理馆员，研究方向：档案管理。