浅谈新时期档案管理问题的改进方法与措施

刘兴华

摘 要：加强文件档案管理，组织、指导档案科学技术研究使档案管理人员有更高层次的意识，进一步加强档案管理意识，档案管理提高技术和现代管理水平，充分发挥档案管理在企业和国民经济发展的需要。档案管理工作在提高单位管理水平，促进社会发展进步方面发挥了重要的作用。随着管理理念以及管理手段的不断进步，对档案管理工作提出了更高的要求，实现档案管理模式向标准化、信息化与规范化转型，已经成为当前档案管理工作的重点。本文首先概述了新时期档案管理工作的重要意义及其发展趋势，进而分析了实现档案管理模式升级转型的有效措施，可以为相关管理人员完善档案管理工作提供合理的建议。

关键词：档案管理；问题；创新对策

随着高新技术的快速发展，我们已经进入了一个电子、信息技术、网络技术、数字化时代电子信息高新技术进步的时代，它们越来越深刻地影响着人们的生活、学习和工作的各个方面。在新的历史时期，档案管理是社会主义文化的一个重要组成部分，一定要迅速和有效地提供档案材料，做一个重要的角色。因此，档案管理服务模式创新是势在必行。

1 新时期强化档案管理工作的意义研究

1.1实现档案管理工作的革新完善有助于提高信息资源的利用效率。档案作为一种重要的信息资料数据，由于具有较高的保存以及利用价值，才会单独采取各种形式进行记录处理。因此，结合新时期新的管理理念以及技术方式，实现档案管理的创新有助于进一步提高信息资料的利用效率，充分发挥档案资料应有的价值。

1.2完善档案管理工作有助于单位内部管理层以及外界社会充分认识单位的整体运转状态。档案管理工作的实质就是对单位各类业务活动以及人事管理等诸多方面的信息进行科学合理的分类保存，因此可以为单位的管理部门了解单位状况，调整发展经营战略提供合理的参考。同时，也可以为外部社会单位认识了解单位的实际情况提供最为真实的资料。

2 我国档案管理工作的现状和不足

2.1 对档案管理的工作意识薄弱

档案管理工作是单位信息工作的基础，与单位其他部门的工作紧密相连，很多单位对归档和建档的意义不够重视，从管理层方面的服务意识较为薄弱，对档案建设和管理也没有深刻的认识，导致只能做一些常规性的工作，不能把档案管理工作完整化和系统化，长期下去，导致档案工作只是流于形式，不能实现长期性、连续性和有效性，发挥不出档案工作应有的作用。

2.2 缺乏规范的档案管理制度

目前我国很多企事业单位缺乏规范的档案管理制度，即使有档案管理制度，也比较陈旧，不够合理化，适应不了新形势下档案管理工作的发展。其主要表现有以下几点：一是对档案的收集不够规范，档案收集制度的落实不到位，存在档案疏漏和重复的现象，没有明确的管理制度和考核标准；二是对档案的整理不够规范，很多单位由于没有对应的工作制度对档案整理进行约束，导致档案目录和实际的档案内容不一致，或者缺失的现象，从而造成信息丢失；三是对档案的保存不够规范，档案管理人员对档案资料的保存存在混乱和难以查找的现象，很多时候明明知道档案资料就在资料库中，但却找不到，或者找到了卷内目录，却找不到卷内文件的现象。这些不足都是因为缺乏一套规范完善的档案管理制度所导致的。

2.3 档案管理模式比较落后

多单位的档案管理部门对档案管理上仅限于对档案资料的收集、整理和保存，而对档案的信息化和数字化管理很少运用，对档案信息化管理的重要性和必要性的认识，导致对档案管理依然是采用传统落后的旧模式。在计算机技术和网络技术迅速发展的今天，这种旧有的管理模式已经远远不能适应新环境下档案管理的需求。很多档案管理部门很少建立单位档案信息化系统和信息化设备，更无法运用计算机网络技术对档案信息进行汇集和整理，极大地影响了对档案信息的开发和利用。

2.4 档案管理人员专业能力不高

很多单位的档案管理人员专业能力和综合素质不够，影响了档案管理的水平。新形势下档案管理工作要求档案管理人员不但要有扎实的档案基础知识和较高的专业素质，还要具备一定的工作能力，主要包括：对档案信息的获取能力，对档案信息真实性的判断能力，对档案信息重要性的评估能力，对档案信息的整理加工能力等等。这就要求档案管理人员要不断开拓自己的知识面和开阔视野，不断提升自身的能力和业务水平。

3 对档案管理问题的改进方法和措施

3.1 结合新时期档案管理工作的特点，建立高效、专业完善的档案管理机构

单位内部的档案管理部门应该通过交流学习借鉴先进的经验，完善档案管理机构的内部组织。同时强化针对档案管理工作人员的培训教育，通过学习《档案法》、《保密法》以及《国家档案行业标准》等法律法规，促使其充分认识到档案管理工作的重要性并提高自身的职业素质修养。通过这些措施，促进档案管理工作的规范化、标准化以及科学化，实现新时期档案管理工作水平的有效提高。

3.2 建立信息化的档案管理模式

现阶段信息化以及网络化已经在管理领域得到了广泛的普及，对于档案管理工作也同样应该借助信息化技术，实现档案生成以及存储管理的信息化，努力构建数字化录入以及系统化加工的档案管理系统，尽可能地构建具有档案文本与电子档案双重保存管理的模式，从而提高档案在生成、归类以及保存输出方面的效率。此外，由于档案资料由于其信息的特殊性，通常在保密方面具有一定的要求，因此必须注意确保档案信息化管理系统的安全，，通过设置相应的查阅权限以及公开范围，并利用各类安全技术软件，避免档案资料管理系统遭遇恶意侵入以及病毒威胁，充分实现电子档案资料保存环境的安全可靠。

3.3 结合行业特点构建标准化的档案管理模式

解决档案管理工作中存在的繁杂混乱的问题，必须注重针对档案管理工作的标准化建设。为了确保档案标准化建设的专业、科学以及效率最大化，必须结合行业特点，并总结分析档案管理专业的意见，制定切合实际、可实现性强的档案管理标准。同时，应该严格要求档案管理工作人员，按照相应的档案管理标准以及相关规范，做好档案管理工作，实现档案管理工作的有序与规范化，提高档案管理工作的效率与质量。

3.4 強化立卷归档工作，为档案管理工作提供良好的基础

立卷归档作为档案管理工作的首要环节，也是实现档案管理工作标准规范的关键，因此必须对这一环节予以足够的重视。首先应该根据文档资料的具体时效性以及文件管理所出的阶段，决定是否开展立卷归档工作。对于需要立卷归档处理的文件，则应该按照相应的程序以及处理重点开展立卷归档整理，尽可能的避免文件重复以及信息冗余的发生。在归档管理中，则应该重点保证档案资料的完整性与简洁实用性，为下一步档案资料的保存、分类以及查阅提供良好的使用条件。

总之，新时期档案管理工作模式以及档案管理技术手段已经发生了根本的变化，因此档案管理工作也必须结合新形势下的新要求来开展。革新完善档案管理工作，首先必须制定明确完善的档案管理标准与规范，并进一步完善档案管理机构设置，提高档案管理工作人员的能力水平，通过制度创新与管理创新，构建信息化、现代化、标准化与规范化的档案管理体系，充分发挥档案管理对推动社会发展的作用。

参考文献

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