科技档案的规范管理与利用初探

粟竹英+谭敏+王秋花

摘 要：科技档案是科技活动中形成并被收集、整理与保存的各种项目研究材料与结果的总和。科学收集、管理与使用科技档案对于高校科学研究的可持续性、可再续性提供了信息基礎，科技档案的真实性与完整性对于项目的接续研究具有重要的信息承接作用，可以有效避免科研重复与科研经费浪费、有效提高科研工作效率。研究单位应加强科技档案的管理与重视，努力提升科技档案管理人员的专业素养，实现科技档案的规范化管理，以确保科技档案在保密性、真实性与专业性上的基本要求，提高科技档案服务与管理水平，充分发挥科技档案的学科利用价值。

关键词：科技档案；科技活动；档案管理；问题与对策

在信息技术与知识经济时代，档案信息资源已成为社会的重要资源，信息服务与科技档案对科学技术进步与发展所起的重要作用至关重要。科技档案是研究单位在项目申报、实施、结题验收、成果申报等过程中形成的一系列材料的总称，是对科学研究活动进行记载的历史凭证，科研活动产生的大量相关档案文献信息是科研课题经历论证、研究和鉴定阶段情况的重要记录，不但是科研活动记录，同时也是后继者接力同一研究项目或相关项目的真实依据，因此，搞好科技档案管理对于科学研究与科技发展具有重要价值与意义。本文就科技档案在科技活动中的地位与作用、管理特点与要求、存在的问题与对策等方面进行提出一些初步看法，拟于同行共同探讨与共同进步。

1 科技档案在科技活动中的地位与作用

档案是对社会生产与管理活动的记录进行规范有序保存，以实现档案材料的科学利用、作为有效的法律凭证等参与社会管理。科学技术是第一生产力，科技创新力已经成为现代社会生产力发展的主要杠杆，科技工作的重要性不言而喻。科技档案除了具有一般档案所具有的活动记录凭证作用外，还有如下两方面的作用与价值。

其一，科技档案承载了项目的持续性研究、项目研究中断后的再续研究以及项目的深入研究等重要信息。一般而言，科学研究中的许多数据与成果大多以科研论文和专利的形式得以公开发表与知识产权保护，但这只是科技活动中的部分记录，但凡是涉及技术保密的研究以及获得的阴性研究结果均不会也不能得到发表，但这些信息只能通过档案的形式进行保存，对于项目是否需要再续与深入研究，从科学严谨和提高科研效率的角度出发，在启动前就必须尽量获得完整的研究资料与真实研究记录，而科技档案将成为科技文献资料的重要补充。

其二，科技档案是依法依规监督科技活动、科研成果权益分配、学术道德规范的基本依据和凭证。依法依规管理是现代社会管理的必然要求，科学研究涉及知识产权权益、资金分配与管理等诸多社会关键问题，如果管理失当，将严重挫伤科技创新者的积极性。科技档案也可作为科研成果权益分配与学术纠纷处理的基本依据之一，一旦发生学术纠纷如知识产权权益分配、学术署名权等问题，科技档案将成为具有法律效力的凭证而产生证据性作用。科技档案保存的项目申请资料、实验研究报告、研究原始数据等均可成为学术争端、学术失德以及学术腐败处理处罚的有效依据。

2 科技档案的管理特点与要求

科技档案作为档案的一种，其具有一般档案的所有特点，同时作为一个专门的领域，也有他的一些特别之处，其管理也应有一定的特别规范和要求。

（一）科技档案的保密性

由于知识产权保护、单位技术竞争等多种因素，决定了科技档案保密性需要。基于知识产权保护和技术竞争的需要，科技档案在保密管理上比一般档案要求更多，不论是在档案保存还是档案查阅工作中均应有严格的限定和规范，特别是对查档对象和档案接触人员均应界定人群，以防科技档案在查阅中泄密或被有意篡改损毁。一般来说，一些重要的科技档案，特别是涉及国家安全与保密，单位关键技术保密等情况时应该尤为引起重视，如果有必要还应制定严格的专门管理和查阅使用权限。

（三）科技档案的真实性

与一般档案必须保证其真实一样，科技档案也必须保证其可靠性与真实性，但科技档案的真实性却又有多一层的含义，即完整性。一般意义上讲档案的真实性往往仅被理解为收集与保存资料的真实性，而总是忽略了不完整的记录和资料也是缺乏真实性的这一认知。作为一个科研工作部门或人员，保证科研论文及其数据的真实性是学术道德的基本要求，而保证科研档案真实性（含完整性）是科研工作者的基本职业态度与意识，科研活动过程中详细记录的操作与阴性实验数据均可能成为工作继任者少走弯路的指示灯。作为科研档案收集与整理者，档案管理人员应该尽量收集项目研究的完整档案，科技档案越完整，其真实性相应得到提高。

3 科技档案管理存在的问题

一般来说科技档案不是科研活动的主体工作，甚至被认为根本不是科研工作的组成部分。而单位档案管理工作大多重点关注事务性管理档案，科技档案往往不能成为单位档案管理的关注点，由此产生的系列问题广泛存在于国内科技档案管理领域。

（一）领导和科研人员对科技档案的重要性认识不足

科研工作的重要性对科研单位来说不言而喻，领导和科研项目主持人均十分关注科研项目和成果的质量与数量。科技档案收集与整理阶段往往已经是项目研究尘埃落定后的事务，项目研究人员则认为结题验收后就意味着项目研究的结束，往往忽略了项目研究后续或多年后接续研究的需求，特别是有些项目研究在中断若干年后重启研究时，科技档案的查阅与掌握可有效提高科研工作效率，缩短科研工作的弯路。

（二）科技档案管理队伍的专业化不足

目前高校的科技档案管理人员大多为兼职人员，其学源上既无档案管理知识背景，也无科学研究经历，因此在科技档案的管理重要性上有较大的认识偏差，还有的部门或单位则是简单的指派一个人对科技档案进行简单打理，完全没有比较规范统一的标准和要求。科技档案管理的规范化培训缺乏或缺失、单位对科技档案队伍的能力提升重视不够、要求低等现实原因均是导致队伍专业素养偏低的主要影响因素。

4 建议与对策

针对目前国内各单位在科技档案管理工作中存在的主要问题及其产生原因，提出以下建议与解决对策，拟与同行和各级主管部门领导参考。

（一）加强科技档案宣传，普及有关知识到所有相关人员

要做好科技档案管理工作，首先必须引起各级部门和单位领导的重视，对科研工作人员进行科技档案知识普及，让他们认识到科技档案在整个科研活动中的作用与地位，并且要从项目未来研究需要这一角度来认识科技档案的重要性。制定科学的科技档案归档要求与工作流程，使科技档案管理规范与有关知识普及到每一个相关人员的认知体系中，培养自觉性、专业性收集与保存科技档案资料的习惯。

（二）加强科技档案专项培训工作，规范统一科技档案管理

就科技档案管理队伍的现状来看，大多无系统的专业学习与培训。部分科技档案管理人员虽然参加了一些档案培训，但仅限于一般性的档案管理培训，这类培训大多没有具体涉及到科技档案的专门内容，因此科技管理部门或档案管理部门应该开展更多有关科技档案管理有关的专项培训，全面提升相关人员的科技档案管理业务专项知识和业务能力，有效利用和保护国家科技信息档案资源。

科技档案管理作为科技工作的组成部分之一，虽不属于科技工作的主体部分，其管理缺失可能对项目研究无明显短期影响，但从项目研究的长远角度来看，科技档案管理的科学与规范化对项目研究的可持续性、再续性均有重要的信息承载作用。

参考文献

[1]马桂茹.科技档案信息资源利用者教育[J].档案学研究， 2001（4）：35-37.

[2]邱玉环，胡修周.高校科技档案管理中的知识产权保护问题[J].浙江档案， 2001（5）：53-54.

[3]杨力.论科技档案在科技创新中的作用[J].科技管理研究，2004， 24（5）：120-121.

作者简介

粟竹英（1977-），女，汉族，本科学历，副研究馆员，主要研究方向：高校档案管理。