浅谈档案起源和现实工作中的作用

摘 要：在机关工作二十多年，每一届领导对档案的认知程度都很有限，对档案的作用也知之甚少，因为不够重视，造成很多的宝贵的资料流失，只有让广大工作者了解档案在现实工作中的作用，才能做好档案工作。

关键词：档案；起源；作用

1 “档案”的起源

“档案”一词，最早解释，是康熙四十六年（公元1707年）杨宾的《柳边纪略》一书。“边外文字，多書于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也，存储年久者曰档案。”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。语义学意义上的“档案”一词，应当说具有形象的和内在的意义。“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思。“案”，“说文解字”解释为“几属”，即小桌一类的东西。由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。

档案所包含的学科有：《文书学》、《档案管理学》、《档案学概论》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》。机关档案的种类有：文书档案、人事档案、会计档案、声像档案。档案的定义：是“国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存利用价值的各种载体形式的历史记录。”这是关于档案定义作为行业标准的文字表述，是2001年国家新颁布的中国档案行业标准，是在现实生活中我们应该遵循的。

2 档案的作用

档案作为历史记录，它纵连历史诸多阶段，横贯社会各个领域，它记述了人类实践活动的过程，存储了大量的原始信息，具有珍贵的价值和广泛的作用。就其基本作用，可以概括为凭证作用和参考作用，这是由档案的形成规律和基本属性所决定的。这两大基本作用，主要体现为以下几个方面：

2.1 行政管理的查考凭据

档案是行政管理机关以往工作的记录。它记录了上级机关对下级机关的领导与指导，本单位的工作活动，下级机关向上级机关的请示与报告，平级机关间的商洽与交流，以及机关与人民群众之间的沟通和联系。所以机关为了行政管理，为了维持正常的管理秩序，提高工作效率，无论是熟悉情况、制定计划，还是总结经验、预测未来，都需要以档案作为查考依据。是开展工作、处理问题和决策的必要条件。实际工作中无数事实充分证明：有档可查，可以提高机关行政管理工作的效率和质量；无档可依，就会给管理工作造成困难和损失。

2.2 业务活动的可靠资料

人类诸多领域开展的业务活动，档案都有丰富的记载。人类的业务活动是一个连续和继承的过程，往往前一阶段形成的档案就是后一阶段的依据和凭证。现阶段形成的档案，又为将来提供依据和凭证。尤其人类在业务活动分工的细化，科技含量的增加，业务管理的规范，档案在业务活动中所提供资料的可靠性更加明显。工、农、商贸活动无一不有档案的踪迹和作用，档案的可靠性更是不可动摇的。无论是市场营销、金融贸易、协议洽谈等，都以在业务活动中形成的档案为凭。人们常说的“空口无凭，立字为证”，就是档案作用的形象描述。就科学研究而言，档案的可靠性更是发挥的淋漓尽致。科学研究是对新知识或已有知识的深化探索。人们在进行任何科学研究都不是从零开始的，需借鉴和继承前人的研究成果，掌握充分的文献资料，档案就是可供借鉴的重要依据，是进行科学研究的基础和前提条件。尖端技术研究、自然科学研究、社会科学研究和思维科学研究，都以原始档案作为重要支撑和依托。著名史学家郑天挺在评价档案作为史料的作用时说：“靠传说、靠记录流传下来，如无旁证都不尽可信。历史档案是原始资料的原始资料，应该占最高地位。”

2.3 维护国家、集体和个人权益的法律依据

从档案的形成来看，它是事件的当时、当地、当事人在活动中的原始记录，这些记录不仅反映了事件的原始过程，也反映了当事人的法律权益。正因为这些材料有的记录了当事者的社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务，以及当事人具有的资历、待遇和荣誉等。一旦当事者或某些方面发生疑问、争执和纠纷时，那么这些文件的原始记录——档案，则最能直接有力地说明事实的真实及当事人权益的归属，成为权威的法律依据，并有一定的物证作用。档案在维护国家和民族利益方面发挥的作用，在解决机关单位和个人的合法利益的事例举不胜举；反之因缺乏档案的有力举证，而使当事者陷入尴尬境地或痛失权益的事件也比比皆是。（案例）2002年。洛阳市接到通知，因我市某国企在世界银行的贷款到期后无法偿还，提供担保的市政府需承担4000万的损失。而市政府相关负责人记得，该国企在10年前被“并入”一家中字头公司，相关债务应由该公司承担。怎么办呢？查阅档案，档案局工作人员通过查阅：找到了一份省发改委致洛阳市政府的相关申请批复原件，文件清楚记载了该国企系“并入”该中字头公司。随后，市政府立即派人带着相关档案赶赴北京说明情况并得到采用，避免了巨大损失。

2.4 宣传教育的生动素材

档案内容的丰富性、来源的可靠性、记录的原始性，决定了它是中华民族文明积累的结晶，档案对社会主义精神文明建设具有十分重要作用，主要在两个方面：首先档案本身可作为宣传教育的直接材料。革命历史档案是革命实践的总结，体现人民革命斗争的成果。利用广播、电视、报刊杂志，等宣传工具公布档案，举办档案展览、陈列档案，将档案内容公诸于世，可使档案直接发挥作用。其次以档案为素材著书立说，撰写回忆录，进行文艺创作，用生动形象的方式展现在大众面前，进行爱国主义教育、革命传统教育、历史知识和科学知识教育等。

2.5 政治斗争的必要工具

档案记载了不同历史阶段的社会政治、经济、法律等方面的情况，这些原始记录，历来成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。我国现存的档案记有国内外敌对势力在中国进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史。党和国家一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利武器。例如，对于日本侵华战争中骇人听闻的南京大屠杀事件，日本右翼势力一直否认。但1994年从辽宁档案馆发现的一组由当时日本侵略者自己形成的记载这一事件的日文档案和南京市档案馆保存的崇善堂埋尸档案，南京伪政府档案等原始记录，铁证如山地证实了南京大屠杀的真实性，有力地回击了日本右翼势力的信口雌黄，揭露了日本侵略者的本质。随着社会档案意识的提高，人们民主意识的增强及我国与国际交往的不断发展，档案在诸多方面的作用，将有更大的拓展空间，更好地为经济建设和社会发展服务。所以说档案的作用是不可小视的，它有一个潜在价值向现实价值转变的过程。

档案所包含的领域非常广，档案记录着从古至今的社会变迁、历史事件、科学技术、经济政治、军事外交、文化教育、国土疆域、地理区划、交通运输、水文地质、物产资源、风俗民情、天灾人祸等各方面的历史记录，它不仅贮存了大量知识，而且记载着其它各种信息。它是人类在认识和改造世界活动中直接所获得信息的途径，成为人类社会存在和发展所必须的一种重要信息资源。档案是我们国家和民族文化建设的历史记忆，传承文明的重要载体，档案是国家的宝贵财富，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。其实档案行业要做的事情还有很多，它所蕴含的科学规律我们还知之甚少，而它的历史价值 、文化价值和社会价值，不管现在还是潜在的，都算是功在当代、利在千秋的事业。

作者简介

马娥（1968-），女，汉族，河南洛阳人，河南省陆浑水库管理局职工，现从事档案管理工作。