新时期煤矿企业档案管理的突出问题与改进对策

摘 要：企业档案作为一种重要的信息资源，为企业发展和领导决策提供了重要的信息支持和参考依据。为提高煤矿企业的核心竞争力，更好地服务企业发展，如何更好地开展档案管理工作是当前煤矿企业面临的重要课题。本文分析了新时期煤矿企业档案管理工作中存在的突出问题，并有针对性地提出了改进对策。

关键词：煤矿企业；档案管理；突出问题；改进对策

煤矿企业的档案资料是企业日常运行的各项工作记录，也包含了企业生产经营过程中的各项法律文书，它不仅反映了企业的经营现状和过往历史，更蕴藏着预示未来的丰富信息。在无纸化办公和档案信息数字化的背景下，企业档案管理工作面临一些新情况、新课题，煤矿企业必须做好档案管理工作，提高档案利用质量。

1 当前煤矿企业档案管理工作中存在的问题分析

（一）档案管理意识淡化，重视程度不够

虽然，国家出台了《中华人民共和国档案法》等一系列法律规章对企业档案管理工作进行了约束和指导，但是很多煤矿企业对档案管理工作没有引起足够的重视。很多领导认为，档案管理工作对企业效益没有直接影响，只有投入而无产出，投入在档案管理工作中的资源越多，损失也越大，因此尽量减少对档案管理工作投入的精力和经费，甚至个别领导将档案管理工作抛在一旁，极少过问工作情况。煤矿企业，特别是领导层，对档案管理工作的积极性不高，重视程度不够，影响了煤矿档案材料的真实性和完整性，制约了企业档案管理水平的提高，阻碍了企业各项工作的开展。

（二）档案管理体系不完善，配套设施不健全

高效的档案管理工作离不开软件和硬件的支持，所以亟需建立完善的档案管理体系和功能齐全的配套设施。但是，当前状况下，很多煤矿企业没有建立完善的档案管理体系，或者已经建立档案管理体系但执行力度不够，配套设施不健全无法满足档案管理的需要，导致了企业档案管理的混乱。

在档案收集编制阶段，煤矿企业档案材料的来源一般是由企业生产一线形成的数据，生产技术人员更换较为频繁，且不具备专业的档案管理方面的知识，没有按照档案管理的操作规范进行数据收集整理，且没有将档案收集整理交由专业的档案管理人员进行操作，导致很多煤矿企业档案材料不系统、不齐全，比如：全宗卷编制不规范、编研材料内容不完整，声像档案严重缺乏等现象。在档案保管阶段，主要存在借阅不规范和档案保密性差等问题。部分煤矿企业没有建立完善的档案借阅制度和档案保密制度，没有严格履行借阅手续，缺乏保密意识，导致部分借档人员没有及时返还档案材料或信息外露。

档案管理配套设施建设方面，由于经费欠缺等原因，部分煤矿企业档案库房、管理设备存在年久失修、更新不及时等问题，无法满足档案管理所需的工作环境和条件，影响了档案工作的顺利开展。

（三）档案未有效利用，人员素质有待提高

虽然，有些煤矿企业建立了先进的档案室，设施也比较齐全，但是只注重收藏，将档案资料堆积在档案柜中便以为完成任务，没有进行有效开发，没有将档案信息真正与企业发展相关连起来，没有为领导决策提供更全面的信息支持。

由于案管理工作复杂繁琐，需要具备高度责任感，同时也不容易拿出令领导眼前一亮的成绩，因此很多工作人员不愿意接手档案管理工作。煤矿企业档案管理队伍缺乏新生力量，甚至企业没有专职档案管理人员，一般由企业各部门管理人员兼任，档案业务素质相对较弱，这导致档案管理人员专业性不足，难以出色地完成档案管理工作。

2 关于新时期煤矿企业加强档案管理工作的对策探讨

（一）强化档案管理意识，树立正确的档案管理观念

首先，煤矿企业管理层的档案管理意识是决定企业档案管理工作能否顺利开展的关键，只有他们树立了正确的档案观，才能真正提升企业的档案管理水平。所以，不仅要向他们宣传档案相关的法律法规，还要进行有针对性的监督和业务指导，使其真正明白档案管理的重要性，将档案管理工作摆在日常工作重中之重的位置。其次，要加强对企业员工的宣传教育。通过互联网、工作专栏、业务指导材料等多途径向企业员工宣传档案管理工作，不仅要普及档案管理知识，还要将企业档案管理的亮点工作与员工生活、工作息息相关的活动结合起来，使档案宣传工作具有很强的针对性，使企业员工真正重视与日常档案管理工作相关的业务，形成人人参与档案管理工作的氛围。最后，档案管理人员自身要充分认识到档案管理工作的重要性，牢记当前工作重点，并时刻检查档案完整性，积极主动地投入到档案管理工作中。

（二）完善档案管理体系，加快档案信息数字化建设

只有建立科学完备的管理体系才能保证煤矿企业档案管理工作真正迈上新台阶。煤矿企业要在法律法规的指导下，结合日常工作实践经验，通过不断摸索和总结，确立一整套完善的企业档案管理体系。将档案管理工作分解到单位每个工作人员业务指标中，充分落实档案管理的工作目标，营造人人参与档案管理的浓厚氛围；确立档案管理责任制度，从收集整理到管理利用等全过程每个环节确保都有专人负责，充分调动档案管理工作人员的积极性；建立档案管理应急预案，提升消防安全意识，切实防范安全事故的发生；将档案进行集中管理，同时，做好的档案的分类归档和统计分析；加强档案保密工作，档案借出和查阅要严格按照程序办理，切实防止企业档案丢失和泄密现象的发生。

随着信息时代的到来，传统的纸質、实物存档的方式已经演变为多种载体存档，特别是档案信息数字化的到来使得海量存储、网络共享成为可能，煤矿企业应当顺应时代需求，根据自身实际情况选择适应企业发展的档案信息数字化建设方案，配备现代化信息设备，将原有的文字档案、声像档案利用扫描技术和声像采集设备进行数字化处理，利用计算机档案管理软件进行检索、查阅，使档案管理工作更加方便、快捷。

（三）提升档案利用效率，加强人员业务素质培训

提升档案的利用效率，首先要提升档案信息的服务质量，通过汇集各部门对档案的需求，有针对性地收集有关的信息，做好统计分析，有针对性地向各部门开放档案资料，使各部门利用档案资料挖掘出有价值的信息，更好地服务于企业生产和领导决策。其次，提升档案管理人员的业务素质。档案管理人员需要具备高度的业务素质和能力才能利用科学手段对档案资料进行统计分析、开发利用，但现有的档案管理人员素质差强人意，知识更新不及时，无法满足现有工作需要。所以，相关部门要组织专（兼）职档案管理人员参加培训班，提高他们的业务水平，普及相关的法律法规知识，帮助他们树立认真负责的职业道德观念，增强服务意识，使煤矿企业档案管理工作的开展更加有序高效。

3 结语

作为民生经济的重要组成部门，煤矿企业也面临着改制、市场竞争等各方面的压力，做好档案管理工作更能够帮助煤炭企业规范企业运营、提高经济效益。但是，在思想意识、管理体系、人员素质等各方面的影响下，当前煤矿企业档案管理工作令人堪忧。在数字化的时代背景下，煤矿企业应紧跟时代潮流，树立正确观念、完善档案管理体系、提升档案利用效率，创新和完善煤矿企业档案管理工作，更加及时、高效地服务于企业发展。

参考文献

[1]许芳.煤矿企业档案管理中存在的问题和对策[J].中外企业家.2016（11）.

[2]丁文宏.档案数字化建设与企业档案管理[J].福建建材.2016（01）：107.

[3]张维书.煤矿企业档案管理的实践与思考[J].今日财富.2016（13）.

[4]许芳.煤矿企业档案管理中存在的问题和对策[J].中外企业家.2016（11）.

作者简介

李晓波（1971—），女，山西襄垣人，山西潞安矿业（集团）公司五阳煤矿，馆员，大学本科学历，研究方向：企业档案管理。