新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策

2017-03-23郭银珠

现代养生·下半月 2017年4期

关键词：档案资料现代化档案管理

郭银珠

驻马店中医院河南省驻马店市 463000

医院管理

新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策

郭银珠

驻马店中医院河南省驻马店市 463000

作为医院管理工作中的重点—档案管理工作一直受到广泛的关注，究其原因在于医院档案工作对医院运行的稳定性和秩序性起到决定性作用，同时通过高质量的档案管理工作还可以保障服务质量，提升患者满意度。然而受到多方面因素的影响，部分医院方案管理工作还存在着一定的不足，且这些不足表现对医院管理工作的正常进行造成了不利影响，鉴于此在新形势背景下，如何妥善解决医院档案管理现代化问题成为了研究的关键。文章从医院档案管理现代化价值出发，对当下管理工作中存在的主要问题进行分析，并提出针对性的优化措施，旨在为今后提供可靠的参考资料。

医院档案管理；现代化问题；对策；分析

1 新时期背景下医院档案管理现代化建设价值分析

同以往医院档案管理模式相比，现代化档案管理工作在职能形式和职能内容方面都具有一定的特点，尤其是现代化信息技术的应用，为医院档案管理工作的现代化建设提供了强有力的技术支撑，符合社会发展的基本要求，可以说医院档案管理现代化建设意义重大。例如对医院服务质量的提升具有积极的影响。在社会经济高速运转背景下，“供给侧改革”对我国医疗事业的发展和进步具有深刻的影响，同时在“供给侧改革”背景下，对医院服务质量和服务效率重视力度较大。通过档案管理现代化建设一方面可以结合医院需求构建一个动态的、适宜的信息管理制度，实现医院运营活动的公开性、透明性，为医院各项工作秩序化开展创造了良好的条件。

2 医院档案现代化管理子系统

2.1 档案储存管理子系统

该子系统的作用是对档案资料实行自动的编码、分配及归档，使档案存储工作形成自动化管理，这在很大程度上降低了档案管理工作人员在录入资料环节的工作强度。存储环节的现代化方式可以实现录入过程中的迅速纠错，对档案的动态管理有积极的推动作用。

2.2 档案查询管理子系统

档案查询属于档案的应用阶段，也是档案管理工作中十分重要的阶段。在这一阶段中，档案管理工作考核的重要标准是档案资料的查询速度及准确程度，档案查询管理子系统的投入使用可以帮助档案管理工作人员达成档案存储信息的快速调阅的目标，提升档案信息的调阅效率。

2.3 档案安全管理子系统

该子系统的重要功能是确保档案资料的安安性，依靠一些现代科技手段（如电子安全技术）将档案予以保存。换句话说，即对数据的存储、管理等环节实行安全监督与管控，出现问题立即发出警报，还可有针对性的施加锁定措施，这样便是利用该子系统对档案资料的安全防护过程。

3 新形势背景下医院档案管理现代化困境

据调查分析发现，我国部分医院档案管理工作中还存在着一定的不足，对获得理想的管理效果是十分不利的，而这些问题主要体现在以下几个方面。

3.1 重视力度不足

由于多方面因素的影响，部分医院对档案管理工作并未给予高度的重视，从而导致医院档案管理人员工作不到位。甚至部分工作人员错误的认为档案管理工作与医院经营活动的进行是不存在必然联系的，在这种陈旧档案管理观念影响下，大部分医院档案管理存在着技术落后、资金投入不足等方面的问题，使得档案管理工作过于表面化，应付检查现象比较常见。

3.2 管理硬软件落后

对于医院档案管理工作而言，硬件主要是指管理设备等，而软件则是指管理人员的专业素质水平。这些年，我国加大了对医疗事业的重视和投资力度，尤其是对医院硬件设备完善力度还是比较理想的，但是值得注意的是受到医院建设前期设计规划的影响，大部分医院并未设置较大场所来进行档案管理现代化建设工作，尤其是大量纸质档案随着时间的推移破损情况日渐严重，甚至部分医院受到档案管理空间有限因素的制约，一些档案被丢失，上述问题的存在对医院档案管理现代化建设影响是不同小觑的。

3.3 档案信息收集管理无序

档案信息的收集是档案管理的第一阶段。而在这一阶段，各医院延续传统的档案收集模式，由各部门、各科室收集分管部门的档案信息，这就造成档案信息之间的联系不够紧密，要依靠繁复的档案整合工作才能得到较为完善的档案资料，这个过程中的很多工作都是重复的，严重影响了档案管理工作的效率。

医院档案管理中心是一个特别的部门，服务于医院内部，医院对医疗部门或科室都有考核培训，而对档案管理中心的工作人员，虽然一些医院有对其进行相应的培训，但多数医院并未设立相应的考核制度导致档案管理工作人员在档案管理的第一阶段——收集阶段——工作就不积极，导致档案移交不及时、收集流程时间过长、部分对时效性要求高的档案失去了价值等现象频发，对后续流程有非常不利的影响。

3.4 管理水平不高

医院档案管理过程中，很多管理人员并未接受过系统的培训，所以在档案管理过程中对资料的收集、整理、分类、装订到存档的每个环节中，都没有科学的流程可以遵循，从而不能合理、有效地完成档案管理工作，更有甚者缺乏责任感。对于档案的流动管理（归档、调动、查询等）方式因循守旧，经常出现的情况是档案被调阅以后放回不到原来的位置。

3.5 管理方式不科学

医院档案管理工作要注重连续性、准确性及时效性，而当前许多医院对档案的管理工作却忽略了这三点。关于连续性，医院档案管理工作在新旧管理人员的交替方面，不单涉及档案管理部门的新旧工作人员的交替，还涉及医院别的部门或科室的人员交替，档案交接通常会在这一环节断掉，这也致使档案资料不够完整。档案资料的不连续也导致了档案资料的不准确，当刚好需要调用缺失时段的档案资料时，档案管理者只能对缺失部分的档案实行大概的估计，档案管理的精准性因此大大的降低。关于时效性，医院由于其业务特点，档案数量庞大、增加速度也极快，每天会增加许多档案资料，但大多数医院对于新增加的档案资料无法及时、科学的录入、保存，造成档案资料严重积压，档案资料不能依序查找，会因此出现报废或丢失现象。

3.6 档案管理的安全意识不足

医院的档案资料涵盖的范围很广，数据也很多，对医院有非常重要的意义。很多医院虽然对档案信息的收集、整理、录入、查询、利用等环节都有了重视，但还缺乏对档案管理的安全意识。现阶段医疗工作者对档案资料的安全意识还很不足，特别是各部门或各科室独立管理的档案信息，没有专人负责档案资料的借阅及归还的记录工作，档案资料借了不还或者不按原来位置摆放的情形时有发生，这样极易形成档案资料的遗失，给档案资料的管理带来困难。

4 探究医院档案管理现代化建设中存在问题的解决对策

在我国社会经济高速发展背景下，一些新的情况、新的变化的出现对医院档案管理工作提出了新的挑战，传统管理工作中存在的缺陷逐渐显现出来，而为了顺应市场经济发展趋势，同时也是为了进一步满足医院现代化建设的需要，下面文章对上述医院档案管理中存在的问题提出针对性的解决方案。

4.1 提高对医院档案管理工作的重视力度

在新时期背景下，医院档案管理现代化工作对医院长远发展具有深远的影响，鉴于此在今后的工作中，首先医院领导层应当转变档案管理理念，创新档案管理模式，切实保证及发挥档案管理工作保证医院经营活动顺利进行的作用。同时还应当将档案管理现代化工作纳入到日常重点工作中去，提高档案管理工作在医院管理体系中的地位。其次，医院档案管理工作人员也应当提高对自身工作的认识，加强专业知识的学习，尤其是应当进行信息技术的学习力度，为医院档案管理现代化建设提供强有力的支持。

4.2 完善医院档案管理硬件软建设

在新时期背景下，医院档案管理现代化建设集中了网络化、数字化技术服务，因此相应的软件和硬件建设是管理现代化建设得以顺利完成的基本保障。首先，提高对医院档案管理现代化硬件建设的重视力度。对于医院应当根据自身的实际情况以及国家相关标准制定档案管理硬件设备等的采购方案，同时为了最大限度的发挥硬件设计等的功能，还应当设置专门的人员对相关设备进行科学化的管理和使用，这样一方面可以有效的保障设备的利用率，另一方面对延长设备使用寿命也具有积极的影响。另外为了保障档案管理硬件设备的功能发挥还应当结合管理工作的基本要求配置通信网络、计算机以及服务器等；其次，完善档案管理软件建设。医院档案管理现代化工作建设中，先进的管理软件的购买时保证现代化建设工作顺利完成的基本保障。在科学技术发展带动作用下，计算机技术在医院档案管理工作发挥着的作用越来越突出，以往手工操作档案管理方面存在着效率低、准确性不高、工作量大等不足，这些与当下技术水平要求也是有一定出入的，鉴于此通过相关管理软件的应用可以提高整个档案管理工作的智能化，同时也为档案管理现代化建设目标的实现创造了良好的条件。

4.3 改变档案信息的收集方式

医院领导层要赋予档案管理部门相应的职权，安排专人负责档案的收集及这方面的管理，负责档案收集的工作人员要对医院各部门、各科室的职责及联系进行深入的了解，对于联系比较紧密的部门或科室，有权要求其共同收集档案信息并提供整合之后的档案资料。这也是建立在完善的管理机制之上。医院（尤其是综合医院）档案种类很多，内容涉及范围极广，也涉及很多人员及科室，对档案信息的收集及其他环节都要在各个流程遵循相应的制度。档案管理人员要主动听取各方提出的意见或者建议，工作当中多和有关人员互相交流，保证档案信息收集等各个环节的流畅性，减少不必要的工作量，提高档案管理的效率。

医院档案管理中心作为医院的一个重要部门，虽然服务于医院内部，但其地位并不比别的部门低，其所收存的档案资料对于整个医院都极具参考价值及历史价值。医院领导层在加强对其工作人员培训的同时，还要参照其他医院的经验，对档案管理中心的工作人员进行考核，考核不拘泥于纸面形式，亦可针对不同的工作职能及其日常工作成效进行评分，综合评定之后的考核结果与薪酬待遇挂钩，对考核优秀的档案管理工作人员给予奖励，并请其向中心同事介绍工作经验，共同进步。

4.4 构建完善的档案管理制度

构建完善的档案管理制度是提高档案管理水平的重要条件。在新的形势背景下，新型的档案管理制度理应构建在完善、有条理的基础之上。各医院领导要认识到档案管理的重要性，提高档案管理意识，组织档案管理人员向其他医院学习档案管理的先进经验，并提醒其工作成果对医院管理的重要性，使其既要提高档案管理水平，又要提高工作责任感。除此之外，还要依靠新型的计算机技术实现高效管理的目标。而在许多医院的档案文件的载体均是以纸张形式存在的图形、文字资料，操作方式仍是手工运作，这也造成档案管理需要消耗极大的存储空间、人手和物力。上述现状要求国家积极制定相关的软件技术标准，做到档案管理的每个环节的规范和高效，确保档案信息在收集、整理、分类、录入计算机等各个环节均条理清楚、有相关的章程可以遵守，以此提高档案管理的水平。

4.5 采用科学的管理方式

医院档案管理的意义是要最大限度地发挥档案资源的价值，提升档案资源的应用程度。档案管理过程中所不具备的连续性、准确性及时效性，与档案管理方式不科学有很大的关系。要想避免诸如上述情况等问题，需要做到如下几点。

（1）注重医院各部门或科室人员交替时档案资料的收集、分类及存档，保证档案资料的连续性。

（2）积极开展档案管理方式研究工作，为领导层的工作提供更完善、更准确的档案信息。

（3）利用先进的档案录入、检索工具，及时录入档案信息，并且对档案资料实现科学、高效的管理，保证档案管理各个环节的时效性。

（4）通过各种渠道利用档案资料，最大程度上发挥其在课题调查、教育培训、同行交流、领导决策等方面的价值。

（5）录入及调出档案资料是档案管理的基本工作，在此基础上还要注意收集档案收回时的反馈意见，呈报档案资料对应的部门或科室，利用反馈信息对历史医疗事件总结经验教训，这个过程是对档案资料的优化利用。

（6）扩大服务对象的范围，将档案管理的处理对象从传统实体向现代化信息过渡，发挥档案管理部门的权限，应用国家的公共信息网等途径实现与其他医院及医疗机构的信息互通，最大程度上达成档案资料的共享。

4.6 做好档案资料的安全管理工作

对于独立保管档案资料的部门或科室，要有专人负责档案资料的调阅、归还、回置的记录工作。档案管理工作的培训对象不仅包括档案管理部门的工作人员，还涉及各部门或科室的档案管理专员，培训中既要对档案资料的收集、整理、录入、查询等前期工作有系统的介绍，又要加强档案资料安全管理的意识培养。档案资料的安全管理工作不单涉及上述层面，还包括纸质资料的防火、防水、防潮、防虫蛀等措施，也包括数据库资料的防火墙技术的研发，从多方面加强档案资料的安全管理工作，才能最大程度上保证档案信息的完整性及可靠性。医院领导层对档案资料的安全管理工作也要加强重视，从加强档案管理人员的档案资料保护意识，到学习其他医院的成功经验，以及加大这方面的投入等各个方面保证档案资料能够完善保存，为医院不断发挥其价值。