档案归档管理中的问题分析

邹小平

（开化县第二人民医院 浙江 衢州 324302）

【摘要】归档管理的复杂性、专业性，要求工作应在完善的制度保障之下。本文从工作任务重、管理标准欠缺、档案利用率低三个方面，分析了档案归档管理中存在的问题，并在此基础之上，阐述了提高档案归档管理建设的应对措施。

【关键词】档案 归档管理 问题 应对措施

档案是服务社会经济发展的重要资料，档案管理的科学化建设，是提高档案利用效率及价值的重要保障。档案归档管理作为档案管理的重要环节，强调工作的专业化、制度化的推进。但就目前情况而言，归档管理面临来自管理标准、体系等多方面的问题，进一步要求全面深化档案归档管理建设的必要性与重要性。因此，档案归档管理建设的全面深化，是一个不断创新与发展的过程，要求机制、体系及人才的完备性，以确保档案归档管理工作的有效落实。

一、档案归档管理中的问题

归档管理是档案管理的重要环节，具有工作复杂、任务重等特点，要求工作制度化、管理标准化、人员专业化。但从实际情况来看，档案归档管理存在“管理复杂性强”、“工作责任意识淡薄”、“档案利用效率低”等问题，影响档案归档管理的工作质量，造成档案管理工作陷入杂乱无章的境况。

（一）工作任务重，管理复杂性强

档案归档管理工作任务重，档案种类多、复杂性强的现状，导致管理工作往往“捉襟见肘”，工作全面而有效落实。首先，工作量大，加班加点的工作现状，削弱了档案管理人员的工作积极性，面对繁重的工作任务，往往出现工作滞后等问题；其次，档案种类多，且复杂性强，往往要求“专人、专项”管理；再次，归档管理工作的重要性认识不到位，档案归档中档案“丢失”重建等问题的出现，极大的影响档案管理整体工作。

（二）工作责任意识淡薄，专业素质有待提高

档案归档管理对管理人员的职业素养、专业能力有较高要求，强调严谨的工作态度、积极向上的敬业精神。但从实际而言，档案归档管理人员责任意识比较淡薄，工作“丢三落四”，为工作而工作的态度，弱化了档案管理的主观能动性，导致档案归档不及时，或因长时间积压而造成档案丢失等问题的出现。首先，档案人员的专业能力不足，档案归档管理方式滞后，传统单一的管理模式显然难以适应信息化建设的需求；其次，工作缺乏耐心、细心，工作随意性大，归档后的管理工作鲜有开展，导致档案利用开发不到位，弱化了档案的应用价值；再次，归档管理工作缺乏完善的考核机制，档案管理人员的主动性欠缺，档案服务的意识尚未形成。

（三）档案利用率低，归档管理“粗糙”

档案归档效率低，归档速度慢等问题，是降低档案服务质量的重要方面。首先，档案归档“粗糙”，造成档案失真、内容缺失等问题的发生；其次，档案利用率低。档案归档为工作而工作，而缺乏档案的有效利用。由于缺乏归档管理与利用之间的有效衔接，以至于一些珍贵档案资料年久失修，或是流失；再次，档案归档管理工作缺乏重视，从档案归档到档案利用，缺乏切实有效的工作投入，工作都是为了完成任务，而不是为了提高档案利用率，弱化了档案的价值。

二、提高档案归档管理建设的应对措施

档案归档管理的科学化建设，是提高归档管理工作质量与效率的重要基础。归档管理中存在的不足与问题，要求归档管理工作一是要建立完善的绩效考核机制；二是要细化归档管理，提高归档管理效率；三是落实人才队伍建设。因此，具体而言，提高档案归档管理建设，应切实做好以下几点工作：

（一）完善绩效考核机制，提高档案利用率

档案归档管理的特殊性，要求建立完善的绩效考核机制，提高工作人员的积极性。首先，建立“绩效”+“奖惩”的考核奖机制，对工作人员进行考核。明确工作岗位职责，在职责明确、分工清楚的工作状态下，确保归档管理工作有效落实；其次，提高档案利用率。一方面，要提高档案归档管理效率，提高归档速度，确保内容的完整性；另一方面，要提高归档的精细化，确保内容的真实性。

（二）细化归档管理，提高归档管理效率

归档管理的及时性，是确保档案归档管理的重要基础。在档案归档管理中，一是要对“粗糙”的归档口径进行改善，细化归档管理。从提高归档效率，到提高档案服务，坚持工作及时到位，确保档案内容的完整性，归档的及时性；二是强化档案归档后的管理工作，一些珍贵档案资料要注重维修管理，提高档案的实际价值；三是重视档案归档管理的资金投入，从设备购置，到人员配置，都应最大程度满足，提高档案归档管理效率，实现现代信息化建设。

（三）推进人才队伍建设，管理工作专业化

档案归档管理的专业化建设，依托于专业化的人才队伍建设。目前，管理工作存在专业人才缺乏、工作效率低、创新性发展缓慢等问题。为此，首先，立足工作需求，科学调整人员编制，最大程度地保障档案归档管理工作的有效落实；其次，加强对工作人员的教育培训，通过专業知识培训，提高工作人员的专业能力；再次，立足工作需求，培养档案人员的职业素养，保持严谨、认真的工作态度，耐心、细心、用心的敬业精神，确保档案及时、完整归档，提高归档质量。

三、结束语

总而言之，档案归档管理建设的关键，在于如何立足当前存在的问题，从机制的建立、体系的完善、人才队伍的建设三个方面，从本质上转变当前档案归档管理效率低、归档“粗糙”等问题，提升档案归档管理水平和质量。

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