数字化时代高校档案管理信息化建设模式初探

邢建民

[摘 要]随着科学技术的发展与进步，人类逐步跨入一个新的时代，即数字化时代。数字化时代的到来，使各行各业更加注重网络在各自发展中的重要作用。同样，高校的档案管理工作也应该与时俱进，进行档案管理信息化建设，不断解决档案管理信息化建设中出现的问题，努力提高高校档案管理的效率与质量，从而更好地为建设数字化校园服务，更好地为高校学生服务。

[关键词]高校；档案；管理；信息化；建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.119

[中图分类号]G647.24；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-01

0 引 言

信息时代的到来，要求高校的档案管理必须向档案管理信息化转变，必须注重计算机和网络在档案管理中的重要作用。而且，教育部和国家档案局也共同提出要加快高校档案管理信息化建设的进程，要求要不断提高高校档案管理的基础业务水平。高校檔案管理信息化主要是指通过运用计算机技术和信息网络技术，将传统的纸质版的档案资料和音频资料转移到计算机等电子设备中，以实现档案资料的网上管理。虽然各大高校也在落实政策，进行档案管理的信息化建设，但是信息化建设的结果不是很理想，还存在许多需要改进和完善的地方，必须不断对其进行优化，使其管理水平进一步得到提高。

1 当前高校档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 缺乏完备的基础设备

硬软件基础设施是高校档案管理信息化建设的基础，没有这些基础的设施，档案管理信息化建设也就失去其存在的物质载体。然而，各高校的硬软件配备情况却不是很理想，有的高校认为配备几台计算机就实现了档案管理的信息化，而没有对计算机进行相应程序系统的设置，也没有配备其他相机、扫描仪等基础电子设备。

1.2 未建立完整的档案信息数据库

高校档案管理信息化建设中的一个关键方面，就是要建设一个完整和持续更新的档案信息数据库。而各大高校档案信息数据库的现实状况是，录入的档案信息不完整，只是走形式象征性地录入一些信息；录入信息之后就不再管理，很少根据现实情况进行更新；录入的信息未经严谨的核实，存在虚假的信息等。总之，各大高校所建立的档案信息库还存在不全面、不真实、更新不及时等问题。

1.3 缺少专业的档案管理人员

高校档案管理的信息化过程不同于传统的档案管理过程，其中必然会涉及电子计算机等网络技术，因此，对档案管理者的综合素质有了更高的要求。档案管理者不仅需要具备基本的档案管理的业务能力，还需要具备熟练的计算机能力以及其他电子设备的使用能力。但是现实情况却是各高校的档案管理者要么具有基本业务能力，要么具有计算机使用能力，很少同时具有业务能力和电子设备使用能力。

1.4 未意识到档案信息的安全问题

各高校在进行档案信息化的建设过程中，很容易忽视的一个问题就是档案信息的安全问题。因为在传统的档案管理中基本不会出现安全问题，而实现档案管理信息化之后，就必须高度重视档案信息的安全问题，防止黑客或其他人的恶意攻击以及电脑病毒等带来的信息丢失问题。

2 高校档案管理信息化建设的优化渠道

2.1 完善档案信息管理的基础设施

各大高校要想真正实现档案管理信息化就必须打好根基，也就是要完善档案管理的各种硬软件设施。档案管理信息化过程是一个复杂的过程，涉及众多信息的输入、更新、交换和共享等，因此，配备的计算机必须是高端的而且要设置好相应的系统程序。同时，也要配备相机、扫描件、录像机等其他电子设备，以用来进行图文的拍照、扫描和录像等。总之，就是要加大资金的投入，完善硬软件基础设施，为真正实现档案管理信息化打下坚实的基础。

2.2 加快档案信息数字化的进程

要想真正实现档案信息的数字化，首先，需要将所有人的档案信息录入电脑中，不仅包括文字信息还包括音频信息等，保证信息的完整性；其次，需要将录入的信息数据进行认真的核实，保证信息的真实性；最后，还要不断更新和管理信息，保证信息的及时性。总之，加快档案信息数字化的进程也就是保证信息完整性、真实性、及时性的过程。

2.3 培养专业的复合型档案管理人才

档案管理人才作为档案管理信息化的核心，必须注重对其综合素质的培养。档案管理人员应该是同时具有计算机等电子设备使用能力和档案管理基础业务能力的复合型人才。一方面，对现在任职人员的实际情况进行相对应的专业培养，以弥补其所欠缺的方面；另一方面，专业培养一批同时掌握计算机技术和专业档案管理技术的复合型人才。

2.4 提高档案管理信息化中的安全意识

虽然高校通过档案管理信息化的建设，档案信息实现了网上共享，为管理档案资料提供了巨大方便，但是档案信息的安全问题是绝不可以忽略的。一方面，必须提高档案管理人员的安全意识，提高其日常工作中的安全警觉性；另一方面，注重电脑自身系统的防护功能，避免黑客及其他人的恶意攻击，及时备份档案资料，避免因病毒等因素造成资料的丢失。

3 结 语

高校档案管理信息化的建设过程是一个不断完善的长久过程。高校必须针对目前出现的问题，采取对应的措施，如完善档案信息管理的基础设施、加快档案信息数字化的进程、培养专业的复合型档案管理人才及提高档案管理信息化中的安全意识等，来推动高校档案管理信息化的建设，来提高高校的档案管理水平，从而使其更好地发挥作用。

主要参考文献

[1]温艳秋.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].兰台世界，2013（11）.

[2]金俊兰.现代高校档案管理的价值体系和跟踪[J].兰台世界，2013（8）.