高校行政公文信息化管理思路探索

熊良平

[摘 要]随着社会经济的发展和互联网技术的广泛应用，高校行政公文迫切需要进一步实现和应用信息化管理，以适应高校全局的发展需求，同时这也是推动高校行政部门自身发展的必由之路。对此，本文以介绍高校行政公文信息化管理的主要内容为切入点，提出了几点改善高校行政公文信息化管理的建议，以期为高校行政公文管理工作的有序开展提供有益参考。

[关键词]高校；行政公文；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.160

[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章編号]1673-0194（2017）04-0-01

1 高校行政公文信息化管理工作的主要内容

据实践分析，现将高校行政公文信息化管理工作的主要内容总结为以下内容。

第一，开展数据资源整合工作。即通过数据复制、聚集与数据接口之类的技术化方式，使物理位置相分离的数据实现整合，并使异构数据实现整合。通过在高校各部门之间建立统一的兼容性数据接口、数据集成框架与信息管理中心，使各部门实现公文信息资源共享。

第二，建立统一管理系统。受制于技术手段及管理理念，现实中部分高校行政管理系统仍以各部门自建为主，部门之间“各自为政”，未能形成系统化的统一行政服务平台，致使公文数据重复建设、不一致等现象时有发生。高校行政管理部门在工作过程中要促成各部门形成合力，建立统一的档案资源管理平台，完善行政信息资源整合路径，健全公文信息共享基础。同时，深化行政管理服务，包括完善公文访问界面与服务应用，推动信息服务向知识服务转变，进而提升公文服务的主动性。

以一言蔽之，信息化环境下，高校行政公文信息化管理需依托互联网，以信息化手段实现对各类行政公文的整合，打破部门间的信息“壁垒”，建立统一、网络化的公文信息资源共享平台，以满足用户实时调阅的需求，提高高校行政服务质量。

2 提升高校行政公文信息化管理效能的工作路径

教育部科技司主办的《2016高等学校教育信息化专题研讨班》，从知识管理模式、教学模式、教育制度方面分析、概述了“互联网+”时代高校教育信息化发展的主流趋势和方向，强调了信息化对教育发展产生革命性影响的趋势及对高校整体管理的影响。因此，全面推进高校行政公文信息化管理是响应国家政府号召、履行教育职能和提高高校行政管理效能的重要举措。对此，笔者结合工作经验，分析了提升高校行政公文信息化管理效能的工作思路，具体如下。

2.1 全面实行公文管理责任制，保障公文信息化管理的安全

首先，要制定明确清晰、严谨、严格的公文管理制度，细化责任承担规定。比如，但凡需要进行公文收取、登记、传阅等各项工作的部门，一律应当配备专门的公文处理人员，并对其职责、工作范围进行明确，列明追责细项。其次，要强调并督促公文处理人员严格按照密级文件的流转程序进行高校文件处理，比如，采取身份验证、传输加密、防写防打印、数字签名、手写签字等安全辅助技术，最大程度防范、避免行政公文信息在流转中遭到非法访问或肆意删改。此外，还要对涉密计算机设备采取物理隔离，并对接收涉密公文的部门是否遵照保密规定进行抽查监督。

2.2 健全公文管理的相关制度，实现高校公文规范化管理

高校行政部门要以公文信息化建设为着力点，坚持以规范化制度建设为保障，使高校行政管理各项工作有章可循。具体地说，首先要加强对本校及国家行政公文制度的学习，熟悉并掌握秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成；同时明确各学院、各行政部门向学校请示、报告工作书面材料的呈报路径，确保“请示”一文一事，如需同时送予其他机关，则应用抄送形式，不得同时抄送下级部门。其次，结合实际制定公文流转、审批规则，在此基础上调整并设定办公自动化系统（Office Automation，OA），从而保障行政公文流转、审批以及发布等方面实现共享，规范行政公文管理人员行为，提高行政办公效率，促进学校各部门、各科室的合作与联系，加速行政公文管理信息化进程。

2.3 对接管理人员移动终端，提高高校行政办公效率

信息时代“移动”终端的广泛应用，极大程度提高了事务处理的效率，高校行政公文管理同样如此。简单地说，就是通过智能手机、PAD等移动终端，在网络条件具备的情况下登录校内办公系统，以打破空间和时间对办公环境的限制，实现远程、异地公文处理，从而有效解决高校领导和行政管理人员在没有计算机设备时可能出现的行政事务延误等难题，方便在外高校行政人员的公务履行。因此，在行政公文信息化管理过程中，应积极开发、灵活运用以智能手机、PAD等移动终端为载体的办公平台（前文提及的“OA”系统同样具备这一功能），建立一套可移动化应用的办公信息系统，使移动应用终端与公文服务系统紧密对接，切实提高高校行政办公效率，如此将大大提高高校行政公文管理的时效性和准确性。

3 结 语

行政公文管理是高校依法治校、有序开展公务活动的重要环节，也是高校办公室的重要职能之一，实现科学、规范、安全、高效的公文运转，是衡量高校行政管理绩效的重要指标。信息化环境下，充分利用先进的信息技术，对高校数据资源、管理服务、技术运用等推行全覆盖信息化管理和有效整合，创建基于互联网的公文管理服务平台，对提高高校行政公文管理专业化服务效率的助益良多。

主要参考文献

[1]孙萍萍.高校利用OA系统处理行政公文分析[J].青年时代，2015（15）.

[2]肖亮.高校内部公文传输系统的创新性和实用性研究[J].电子技术与软件工程，2015（16）.