大数据背景下的档案管理与服务

蔡柳阳

[摘要]互联网时代档案管理具有挑战，大数据背景增强了档案管理的复杂性，本文通过对大数据概念及技术的阐述，结合档案管理与服务的现状，分析了在大数据背景下构建完整的档案资源信息共享服务平台，从而提升档案管理能力和服务效率。

[关键词]大数据；档案管理；服务；信息安全

一、引言

随着网络技术、数字技术、信息技术的发展，网络化、信息化和数字化成了这个时代发展的主流，尤其是新媒体时代，只要有网络和终端就可以随时随刻上网，打破了时间和空间的局限。因此互联网时代，各行各业都必须适应时代的发展，同样，档案管理服务也需要在互联网平台上发展，互联网时代是一个充满机遇和挑战的时代，传统的档案管理工作已经不再适合档案管理工作的深度和高度，未来的档案管理工作必将是以大数据作为背景的具有深度和广度的档案管理工作，互联网时代要求档案管理工作要与时俱进。要适应知识经济时代的要求。互联网时代的档案管理工作需要有效的整合和科学的规范，大数据也为档案管理工作带来了便捷和科学合理的管理，能够进一步提高管理水平和服务能力。互联网时代档案管理具有挑战，大数据背景也增强了档案管理的复杂性对档案管理的科学性有更高的要求。

2015年9月，国务院印发《促进大数据发展行动纲要》（以下简称《纲要》），系统部署大数据发展工作。《纲要》明确提出，推动大数据发展和应用.在未来5至10年打造精准治理、多方协作的社会治理新模式，建立运行平稳、安全高效的经济运行新机制，构建以人为本、惠及全民的民生服务新体系，开启大众创业、万众创新的创新驱动新格局，培育高端智能、新兴繁荣的产业发展新生态。

《纲要》部署三方面主要任务。一要加快政府数据开放共享，推动资源整合，提升治理能力。大力推动政府部门数据共享，稳步推动公共数据资源开放，统筹规划大数据基础设施建设，支持宏观调控科学化，推动政府治理精准化，推进商事服务便捷化，促进安全保障高效化，加快民生服务普惠化。二要推动产业创新发展，培育新兴业态，助力经济转型。发展大数据在工业、新兴产业、农业农村等行业领域应用，推动大数据发展与科研创新有机结合，推进基础研究和核心技术攻关，形成大数据产品体系，完善大数据产业链。三要强化安全保障，提高管理水平，促进健康发展。健全大数据安全保障体系，强化安全支撑。

二、大数据的应用

（一）概念

大数据（big data），指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力来适应海量、高增长率和多样化的信息资产。

（二）特征

在维克托·迈尔一舍恩伯格及肯尼斯·库克耶编写的《大数据时代》中大数据指不用随机分析法（抽样调查）这样捷径，而采用所有数据进行分析处理。大数据的5V特点（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（价值）、Veracity（真实性）。

（三）应用

目前阶段，大数据概念主要应用到IT操作工具产生的数据中，大数据可以使IT管理软件供应商解决大而广泛的业务决策。IT系统、应用和技术基础设施每天每秒都在产生数据。大数据非结构化或者结构数据都代表了所有用户的行为、服务级别、安全、风险、欺诈行为等更多操作的绝对记录。同时以网络爬虫的抓取技术，使得网络平台和数据库中的数据快速被获取，以此进行利用、分析和决策，并提高相关工作的作业效率。

三、档案管理与服务的现状

服务是档案工作的本质属性和目的，各级档案馆的社会价值也是通过提供档案服务来体现的。

（一）档案管理服务存在的问题

档案部门要想完善服务功能，提高档案部门社会认可度，就必须不断提高其服务质量和水平，目前我国档案服务过程中存在的问题主要表现为：

1.利用手续繁杂。受档案保密性质及我国长期以来形成的封闭性档案管理体制影响，档案利用者若想获取相关档案信息，需向相关部门提交申请、等待批复等繁杂手续，影响档案信息的及时获取和用户对档案利用的积极性。

2.服务内容简单。目前我国档案馆提供的服务很大程度上局限于档案实体服务，忽视档案深层次开发。这种提供原始档案信息的简单服务很难满足信息社会条件下档案用户高层次、个性化的需求。

3.服务方式落后。多数档案机构仍沿用传统的管理模式，档案数字化进程缓慢，网络环境下软硬件设施不完备，档案网站建设不完善，用户获取档案信息受时间、空间因素影响，传统的手工检索方式也制约着档案服务水平的提高。

（二）问题产生的原因分析

1.服务理念滞后。档案部门在服务观念上“重管理，轻利用”，将档案工作重点放在档案资料的收集、整理上，被动提供档案服务。档案服务的内容也主要以业务指导、监督检查、咨询、培训馆内接待等方式进行。缺乏“以人为本”的服务理念，没有将最大限度满足档案用户个性化需求作为档案工作的重要目标，档案部门在深度发掘档案信息、主动提供服务、创新服务方式等方面亟待改善。

2.管理体制陈旧。由于我国档案部门长期以来受形成的封闭性管理体制制约。多数档案馆在制定和实施管理制度过程中都只是在原有的框架里做文章，在规范管理制度、简化利用程序方面没有实质性的进展。利用者对改变档案馆部分现有制度的愿望迟迟得不到回应，档案服务中种种限制影响了利用者对档案资源的使用热情，造成档案资源的闲置和浪费，最终阻碍了档案馆的发展。

3.现代化水平低。受观念、技术、资金等方面限制，计算机、网络等现代化管理设备和手段在档案管理和服务过程中利用率较低，档案信息检索主要以手工为主，档案服务很大程度上还依赖于用户跟档案工作人员“面对面”的交流。用户想获取档案信息必须亲自到档案部门查阅。且各档案馆之间档案资源处于封闭状态，不能实现共享，造成人力、物力、财力及资源的巨大浪费。

四、机遇与挑战

（一）信息资源就是生产力、强化服务思维

信息资源就是生产力，主要体现在高度智能化与网络化相结合，使得信息资源得以快速的传输和查询获取。信息生产力阶段，信息技术的发展使劳动工具变成了自动化、智能化的机器体系，其效用的发挥需要现代信息网络系统的支撑，以数据库为基础，各种信息资源连成了一个具有正负反馈功能的、网络化节点式的、有机的互动网络体系；各类档案信息从各种有形的实物，如历史档案、书籍、报刊等转变成数字信号在磁盘中转化、存储、处理和显示，并以极快的速度在光纤网络中超越时空障碍地传输。与传统手工查询形成鲜明相比，不仅提高了档案调阅和查询的效率。同时也加强了档案利用的客户体验。

（二）利用APP加强档案利用.打造档案口袋社区

随着智能手机的普及，政府部门、企事业单位、其他盈利部门不断地利用微信公众号、APP客户端进行宣传和推送。各级档案馆可以尝试利用APP客户端的形式提供各类档案服务。

（三）搭建平台整合资源

以数据网络为支撑搭建档案管理系统平台，通过建立統一的标准，规范整个文件管理。包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能。也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

（四）信息安全与挑战

根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的规定。不同的档案对应着不同的保密档案密级。网络时代的档案利用更需要注重档案信息的安全。大数据背景下，涉密的部门极易受到网络攻击和入侵，因此，各级档案部门在进行网络信息化运作的同时，需要重点考虑网络的信息安全。

（编辑/李舶）