浅谈高校档案收集工作的问题及对策

邰春兰

[摘 要] 档案资料的收集是档案管理工作的重要前提，只有完整地收集所需要的档案资料和信息，高校才能够进行完善的档案管理。但是，从我国高校档案收集实际工作情况来看，档案收集过程中经常会出现资料不够齐全、完整性不足等问题，严重制约了高校档案管理的质量。文章从高校档案收集工作中存在的问题出发，就应该如何提高高校档案收集工作的质量和效率提出若干意见和建议。

[关键词] 高校；档案收集；问题及对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 100

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）03- 0180- 02

0 引 言

高校档案收集了众多重要的档案资料和文件，包括高校的改革文件、招生管理信息、科研信息以及教学信息等，其对于推动高校各方面未来的长远发展有着重要的参考价值，因此各高校对于档案管理工作十分重视[1]。档案信息的收集是进行档案管理的重要前提，各高校必须要系统、准确地进行档案信息的收集才能够做好档案管理工作，以便推动高校的长远发展。本文就高校档案收集工作问题的对策进行具体分析。

1 当前我国高校档案收集工作中存在的问题

1.1 档案意识不强

高校档案收集工作需要高校各相关主体和部门的配合，这样才能够保证档案收集的时效性和完整性。但是由于我国高校人员的档案意识不强，经常会给档案收集工作带来困难，影响档案收集的效率和质量[2]。例如，学校各部门没有在规定时间内将档案管理部门要求移交的资料进行移交，导致档案储存、编目工作受到影响，从而影响档案管理的效率和质量。此外，已经移交的档案信息也存在移交资料信息不够全面、完整性不足的情况，也会影响档案收集的质量和效率。档案收集人员必须要将信息不完善的文件资料发还给各部门和科室，直至信息填写已经全面符合要求才能够进行下一步工作。而出现这些情况的主要原因就在于各相关部门和科室人员的档案意识不强，没有将档案收集工作当成重点和要紧工作在完成，所以才会在档案移交过程中出现各种各样的问题，限制档案收集效率的提高。

1.2 档案收集制度不够完善

目前我国各高校对于档案收集工作的重视程度也较为不足，因此会导致工作人员在实际的收集工作中出现消极怠工的情况，严重影响了档案收集工作的效率和质量。首先，高校档案管理部门没有根据档案收集工作制定完善的规章制度，导致档案收集人员尤其是兼职档案人员在工作中不知道应该如何进行规范操作，导致档案收集出现不少的问题[3]；其次，高校档案管理部门没有制定完善的人力资源管理措施，包括人才激励措施和惩罚措施，导致档案收集人员工作积极性下降，动力不足，并且养成了推诿责任和“占便宜”的不良习惯。

1.3 档案收集人员素质问题

做好高校档案收集工作要求档案收集人员能够具有较强的综合素质。例如，档案收集人员应该要指导每个不同的科室需要移交哪些资料，资料的完整程度需要保持在什么样的水平以及应该怎样对不同类别的档案信息进行归档等。但是由于我国高校档案收集人员中有相当一部分为当代大学生和研究生，他们属于兼职人员，在专业领域上自然存在不少的问题。加上高校档案管理部门并没有对这些兼职人员进行专业的培训，因此容易导致档案收集工作出现多种多样的问题。

2 高校档案收集工作的对策分析

2.1 提高对档案收集工作的重视程度

要做好高校档案收集工作必须要求高校档案管理的相關部门和主体能够强化自我的档案收集工作意识，加强对档案收集的重视，以更好的配合高校的档案收集工作。从高校档案管理部门来看，管理部门需要加强对档案收集工作的重视，制定完善的档案收集工作制度，规范管理人员的行为，保证档案收集工作的质量[4]。除此之外，各高校领导需要加强对档案收集的重视，加大对档案收集的支持。校级领导如果能够加强对档案收集工作的关注，经常在会议中要求学校各科室和部门将档案资料的移交和完成情况，则可以有效提高各科室和各部门对于档案收集的重视程度，从而提高高校档案收集工作的效率和质量。当然，要加强高校对于档案收集工作的重视还要求学校能够加强对档案收集工作的宣传，让所有的部门和科室都能够认识到档案收集工作对本部门和科室以及本校发展的重要意义，从根本上加强他们对档案收集工作的重视，从而提高档案收集工作的配合度。

2.2 加强档案收集人才队伍建设

针对我国高校档案收集人员专业性不足的问题，各高校应建立完善的人才队伍建设制度，为档案收集工作提供更多更加优秀和专业的人才。首先，高校可以面向社会招聘更多专业的档案管理人才，为档案收集工作奠定扎实的人力资源基础[5]；其次，高校需要加强对档案收集人员的专业培训，尤其是对兼职人员的专业培训，让档案人员能够掌握更多有关档案收集工作的知识和内容，切实提高档案收集工作的效率和质量。为了更好地保证档案收集工作的质量，高校在对人员进行培训时可以按照人员负责的不同科室进行分类培训，这样可以提高培训的针对性，强化培训的效果，促进档案收集工作的发展。

2.3 制定完善的档案收集制度

完善的档案收集制度主要包括两个方面：第一，制定严格的档案收集规范制度，指导档案人员的工作规范，约束档案人员的行为。无规矩不成方圆，当前我国高校档案收集工作中存在工作人员工作态度散漫的问题，导致档案收集工作的效率降低，不利于促进档案管理质量的提高。因此各高校必须要加强对档案收集规范制度的建立，明确档案收集人员的职责，要求档案收集人员能够按照规章制度办事[6]；其二，要求能够制定相应的惩罚机制。对于违反有关规定的工作人员或者工作态度不够认真的档案人员，部门领导需要根据惩罚机制进行相应的惩处，以便加强档案收集人员对本职工作的重视程度；第三，建立健全人才激励制度。对于人才的管理应该要以激励管理为主，对于工作期间表现良好的档案人员，档案管理部门可以给予发放奖金、颁发奖状、增加素质拓展分数等多种方式进行激励，这对于提高档案人员的工作积极性有着重要的作用，能够有效提高档案收集工作的效率。

2.4 加强对信息技术的投入力度

现代社会信息技术的发展为我国档案收集工作提供了一定的发展方向。信息技术的投入不仅能够提高档案收集工作的时效性，还能够避免出现档案移交时出现的信息录入不够完整的情况，对于提高档案收集工作的质量和效率有着重要的作用。因此各高校应该加大对科学技术的投入，建立校园档案信息平台，完善信息管理系统，转变高校档案收集方式，提高档案收集工作效率。

3 结 语

综上所述，目前我国高校档案收集工作还存在不少的问题，主要表现为高校人员的档案意识不强、档案收集制度不够完善以及档案收集人员素质有待提高。因此，要解决当前我国高校档案收集工作存在的问题，各高校必须要加强对档案收集工作的重视，加强档案收集人才队伍建设，并制定完善的档案收集制度，同时加强对信息技术的投入力度，切实提高档案收集的质量和效率，促进档案管理工作的有效发展。

主要参考文献

[1]何丽萍，农艳红. 浅谈高校档案收集工作中存在的问题、成因及对策[J]. 右江民族医学院学报，2013（2）：245-247.

[2]林晨. 新形势下高校档案收集工作存在的问题与对策[J]. 梧州学院学报，2015（6）：68-70.

[3]谢茜. 数字信息化时代下高校档案收集工作困境及策略的思考[J]. 科技风，2016（7）：104-105.

[4]王亚平. 浅谈民事档案收集与管理工作中存在的问题与对策[J]. 河北企业，2016（10）：29-30.

[5]马荣霞，穆江萍. 高校人事档案收集工作存在的问题及对策[J]. 承德民族师专学报，2011，（1）：110-111.

[6]李俊连. 浅谈高校教学档案管理工作中存在的问题及解决对策[J]. 商，2013（23）：321.