电子档案管理中文件真实可靠性浅析

关绍鹏

[摘 要] 基于电子档案真实可靠性特征属性，探讨了当前电子档案面临的威胁因素，并就如何保障电子档案真实可靠性制定了科学对策。对全面提升电子档案管理水平，确保文件内容科学真实具有较高的应用价值，有重要的实践意义。

[关键词] 电子档案；文件；真实

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 093

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）03- 0172- 01

1 电子档案真实可靠性属性特征

电子档案本质属性在于真实可靠性，唯有如此方能符合档案功能或作为证据的基础需要。国外将电子档案用于证据的国家地区，将档案的存储管理、产生、采集流程是否契合要求与法律规定看做判定其可信度的重要标准，也就是说电子档案来源的可靠性以及形成的真实性。电子档案通常在计算机中以二进制形式存储于众多载体之中，存储过程均是数字化模式。档案应用者无法对其进行直接读取，而是需要通过客户端系统完成输出，方能发挥内在的效力与价值。

电子档案可靠真实性远比传统档案复杂，后者信息内容同载体相互不可分离，也就是说载体实际上属于档案的组成部分，读者可以直接利用读取，档案物理结构以及逻辑结构相互一致。而电子档案则呈现出存储载体以及内容互相分离的特征，这样一来对电子档案可靠真实性的评估便要通过综合考量完成，因此电子档案更加复杂，确保其真实可靠性难度大大增加。

2 电子档案真实可靠性所面临的威胁

电子档案资料较易被删改或伪造，并可不留痕迹的完成。究其原因包括病毒、黑客攻击、人为误操作、软硬件差异、漏洞、故障等。电子档案存在形式决定，其同存储载体互相分离，这样一来势必令储存信息原始属性以及资料内容可靠真实性衡量标准存在一定的相对性。基于政治体制、司法管理、操作技术水平存在差异性，使得不同国家、各个区域鉴别判定电子档案可靠真实性的准则大有区别，认知定位往往不同，也就是说对电子档案可靠真实性的判定呈现出相对性的一面。

3 电子档案真实可靠性保障对策

3.1 保护电子档案原始性

电子档案资源内容原始性是保障其可靠真实性的核心基础，需要在形成电子档案过程便要加强管理，严格执行针对各项操作应用记录的动态跟踪管理制度。首先应把好身份验证关，登记各项数字信息，预防病毒入侵，加强黑客攻击预警管理技术应用。再者应详细登记电子档案在生命周期以内的各类原数据，具体涵盖操作应用行为、全面保障原数据信息有效性，贯彻落实相应的配套管理机制。

3.2 优化电子档案保存管理方式

伴随电子档案资源的日趋丰富多样化发展，其复杂程度大大提升，且不断趋于大众化，令档案管理人员在应对数据存储问题之时，压力倍增。针对这一现象，较多国家、地区引入了各类保存管理方案。其中较为普遍的一类方案技术是，存储最先形成或储存电子档案信息的原始技术。还有一类技术是对原始技术进行效仿，并将其在新一轮操作系统平台中加以应用。针对传输、应用、检索电子档案需要的软件还可应用相关技术完成迁移，或是将档案信息迁移到更新的格式，转化档案资源形成标准格式等。当然，上述几类技术方式均包含自身优势以及缺陷不足，无法达到完全满意的标准，这是由于电子档案越是靠近原始技术以及数据信息格式，就越是能达到真实可靠的状态，而采取的技术方式复杂度越高，越无法贴近實际。组合型持续目标保管技术通常来讲是档案行业当前认同的高效可靠电子档案管理存储方式，其引入连贯持续、完整的框架系统，可依照各类档案应用需要完成检查，并可提取数字对象不同信息，因此可以说提供了一个相对完整统一却又能够高度适应的管理方式。可通过该技术手段符合不同时期阶段电子档案可靠真实性的管理需要。采用持续目标管理技术，过程中还应配合现代化技术手段完成电子档案资源的检索应用、整理与传输，进而全面提升工作效率与质量。

3.3 完善管理制度与操作规范

当前，形成于不同时期、格式各不相同、相互之间不兼容的电子档案同新型多媒体技术、复杂系统形成的文件资料并存。为此，应创建完善的管理规则、应用规范，进而确保电子档案可靠真实性。首先应形成规范的法定程序以及管理流程，通过科学的审核、批复、归档管理确保电子档案应用环节不出现差错与披露。同时，可借助电子签章手段批改电子档案，完成签发、署名以及办理流程。再者，可积极开发引入电子水印手段，预防违规篡改、人为错乱现象，确保电子档案资源原始性。采取接力管理方式，则可确保处理电子档案资源阶段中不会形成中断或是失控问题，确保控制环节的时间连续性。可积极开创电子档案记录模块日志，将其作为鉴定电子档案的调用档案。

4 结 语

档案信息的核心价值在于不仅可完成事务处理，还可为社会活动的发展、延续提供历史证据、唤醒记忆。为此，在电子档案管理工作中，首要任务在于确保其内容可靠真实性，而电子档案管理过程中最大的难点在于如何最大限度的控制电子档案风险，确保电子档案应有的原始性与可靠性。为此，只有在日常管理中不断总结、深入分析，明确电子档案面临的威胁影响，其真实可靠性的属性特征，制定科学对策，方能优化实践管理效果，实现又好又快全面发展。