浅谈我市重大活动档案的建设

张志远+李剑波

通过几年的努力，乳山市档案局在开展重大活动档案管理工作方面取得了一些成绩，但是存在的问题也不少，主要体现在征集体制、长效机制及开发利用等方面，许多工作亟须加强。

1 重大活动重要活动档案概述

（一）重大活动档案的含义。重大活动指的是本行政区内发生的具有重要意义、重大影响以及典型特征的活动。而重大活动档案，顾名思义，就是在重大活动发生过程中或发生之前产生的原始记录，具体是指在重大活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。

（二）重大活动档案的宝贵价值。重大活动档案具有重要价值，是研究历史的第一手的凭证性资料，它记录了国家和民族历史上的重大活动发生的轨迹，记录了国家相关的外交活动并作为重要证据保存下来，重大活动档案的开发和利用对于构建社会和国家记忆具有不可替代的重要作用。重大活动档案是重大活动历史的第一手资料，具有很高的研究价值，能够为编史修志、构建社会共同记忆提供丰富的资料，同时也是特定的社会群体共同社会经历和社会意识形态的记忆承载者，具有重要的文化价值。

2 我市重大活动档案管理现状与问题分析

（一）重大活动档案管理现状。近年来，乳山市档案馆在重大活动重要活动档案工作方面取得了一定的成果，例如7.25水灾档案。2011年7月25日，一场突如其来的强降雨袭击乳山，2小时降雨285mm，因灾死亡8人，受灾人口35万人，71座塘坝、水库、平塘不同程度受损、毁坏大小桥函329座，倒塌、损坏房屋5.7万多间，进水房屋8万多户，淹没庄稼1.64万公顷，全市受灾损失严重，据初步统计，经济损失高达11.62亿多元。水灾发生后，乳山市档案馆迅速行动，对 7.25特大洪灾档案进行了收集整理，共整理5卷、光盘2张、照片314张。还有乳山母爱文化节活动档案。档案收集了乳山举办的历届中国（乳山）母爱文化节资料，搭起了连接友谊、展示形象、交流合作的平台和桥梁，为乳山扩大对外交流，广交天下朋友，促进经贸合作，以节会活动推动旅游、文化、开放、城建、经济全面发展，提供了助力。7.25水灾和母爱文化节是乳山令人瞩目的大事，对于今后类似重大活动的开展具有重要的参考意义，同时也为今后重大活动档案工作的开展提供了借鉴，为乳山的编史修志提供了重要素材。

（二）问题分析

1.征集力度不够。乳山市重大活动档案接收范围有限，征集对象以政府机关为主，缺乏有效的社会移交机制；社会民众的档案意识比较薄弱，很多散存在民间的重大活动档案资源得不到很好的征集。我市档案征集工作仍旧以档案部门收集为主，社会群体主动捐赠重大活动档案的情况极少，说明公众档案意识欠缺，宣传教育力度不够。

2.开放利用程度低。在档案工作中不能充分发挥重大活动档案的社会价值，数字化建设落后。一方面，重大活动档案的保密机制不能适时变通，一些已经不需要保密的重大活动档案不能开放于公众进行利用，鲜有群众利用重大活动档案解决切身问题的报道；另一方面，公众不能方便地利用互联网找到所需的相关重大活动档案相关资料，数字化建设方面，有着重现行、輕过往的倾向，以致很多重要的重大活动档案暂时没有实现数字化。

3.突发性重大活动档案的管理机制不够完善。我市近年来发生的一些突发性自然灾害或事故的档案资料收存不完整，不能很好地归档发挥参考价值。例如2013年乳山合和食品有限公司发生的液氨泄漏重大事故，造成13人中毒，其中7人经抢救无效死亡，1人危重，3人伤势较重，2人轻伤。但是在事故处理过程中和事后，档案部门没有机会收集整理事故发生的档案资料，以备今后预防类似重大事故的发生，此次突发事故体现了政府领导对重大事故档案的重视程度不足，突发性重大活动档案的管理仍不够完善。

3 改善重大活动档案管理策略分析

（一）统筹完善重大活动档案管理工作体制。重大活动档案管理工作遵循统一协调、加强督导、各负其责、集中管理的原则。在档案征集过程中，要采取接收和征集相结合的办法，克服接收档案的被动状况，积极主动出击，挖掘寻找重大活动档案资源，号召民间个人或团体积极上交留在手中的重要活动档案；在收集过程中，要科学确定收集范围，一是收集工作要集中，二是随时收集，三是定期收集，四是热点材料要及时收集。

（二）建立登记备案制度。档案工作人员应及时参与到重大活动档案工作中去。之前由于档案工作人员无法参与重大活动致使许多重要档案资料无法保存下来的情况不在少数，可以说是重大活动档案资料和史料编纂的一大损失。落实重大活动备案制度，档案行政管理部门接到重要活动备案后安排专人对重要活动资料整理、归类、建档等进行业务指导。建立登记备案制度，使档案工作人员及时参与重大活动各项档案工作中去，有助于重大活动档案及时被收集入档，提高效率。

（三）建设重大活动档案专题数据库。国际上对于重大档案活动的管理开发，典型的做法的就是专题数据库的建立。我们可以在将相同类型的重大活动档案形成专题，建立数据库和重大活动档案专题目录，加强档案信息化，提高重大活动档案的利用水平，这样人们就可以通过网络渠道方便地查考所需的重大活动档案资料，提升重大活动档案的社会价值。

（四）做好重大活动档案开发利用工作。一是界定好保密与开放的界限，统一提升重大活动档案的保管期限，对于一些已经过了保密期限的重大活动档案要及时公开，以便公众查考使用。二是借助现代化渠道宣传开放，将重大活动档案资源组织起来，在档案信息网站上开辟“历史上的今天”专栏，或者做成电视纪录专题片或文字专栏在报刊杂志上连载，以喜闻乐见的形式开放于公众。例如青岛市档案信息网开辟的“青岛大事”专栏，都是通过对重要历史活动以图片展览或文字介绍的方式公布展览珍贵的重大活动档案资料，以最直观的方式让浏览者细致了解当地历史，增强历史印象；另外现在部分电视频道的档案栏目和纪实纪录片等都很好地做到了对重大活动档案的宣传与利用，也为我们开发利用重大活动档案资源提供了新思路。

作者简介

张志远（1960-），男，山东省威海乳山人，大专，毕业于山东省委党校，馆员，研究方向：档案管理。