高校科技档案管理存在的问题与对策

米军

（辽宁中医药大学 沈阳 110032）

高校科技档案管理存在的问题与对策

米军

（辽宁中医药大学 沈阳 110032）

高校科技档案是高校科技人员通过科学实验和调查而形成的各种技术性资料和研究成果，是高校智力成果的集中体现，也是衡量高校综合科研发展水平的重要标准。本文对高校科技档案管理存在的主要问题进行了剖析，并从提高归档率、强化科技档案管理人员素质以及提高科技档案管理质量方面进行了相应的对策思考。

高校档案 科技档案 对策

随着十八大以来我国创新驱动发展战略的深入实施，科技创新成为我国经济可持续发展和综合国力提升的重要支撑力量，重大科研成果推陈出新，推动了我国经济结构的转型发展。目前，我国科研成果中超过60%是由高校科研机构承担的，高校科研水平成为推动我国科技水平发展的重要力量。科技档案是高校档案管理中的核心内容，是对高校科研活动的真实客观的记录，是高校科研成果的集中反映，高校科研档案的发展可以不断满足高校科研价值成果的综合利用。当前，我国高校对科技档案管理的重视逐步加强，教育部出台了相关法规来强化高校科技档案的建设管理，但高校科技档案的服务性和创新性发展仍严重不足，无法满足信息化时代和大数据条件下对高校科技档案发展的需要，无法充分发掘高校科技档案的价值优势。因此，如何充分解决高校科技档案发展中的“瓶颈”问题，提升高校科技档案管理的水平是值得认真探讨的问题。

一、高校科技档案管理存在的主要问题

1.集中归档保管难度大。高校科技档案是高校进行各种课题研究后所形成的技术档案，按照目前高校科技档案的管理办法要求，科研部门负责对科技档案进行统一的立卷，并将有价值的科研信息进行分类并交由档案管理部门统一管理。由于高校科技档案中包括了大量科研成果和实验数据，负责课题研究的专家或教师担心研究成果在交给档案管理部门后，存在保管不善而导致的科研数据被泄露或者科研成果被剽窃的问题，因而不愿意主动上交自己所承担的科研项目的档案信息，甚至部分科研人员将技术成果据为己有，移为他用，为个人谋取私利。这种现象不仅对高校科研档案规范管理带来了较大的影响，而且也容易导致高校科技资源的流失，造成高校无形资产的损失，严重影响高校科技工作的整体利益。从硬件角度来看，高校档案管理的基础设备较为落后，储存空间严重不足，特别是一些管理条件较差的高校，难以对各种电子档案进行长期的保存。同时，档案管理部门在高校属于非重点管理部门，难以有效地协调各个学院和科研部门及时进行归档。

2.科技档案管理人员知识结构单一。科技档案管理人员不仅需要较高的档案管理专业水平，更需要具有一定的科研管理水平。由于高校的科研单位分门别类，较为繁杂，学科的覆盖面较广，跨学科联合课题研究较多，这些特点都使得高校的科研档案具有一定的复杂性和综合性。以地质行业为例，科技档案就包括了底图、岩石标本、地形图等，需要档案保管人员能够进行基本的识别，并进行基本的信息归类，进而才能有效进行档案的保管和利用。从现有的科技档案管理的人员结构来看，文科出身的科技档案管理人员具有较为扎实的档案管理经验，但缺乏科研工作的积累，而理科出身的科技档案管理人员，具有一定的科研工作的能力和水平，但缺乏专业的档案管理能力。因此，需要综合平衡档案管理人员的技术特长，进行相应的培训，提高其科技档案管理的能力。但目前从高校实际情况来看，普遍对档案管理重视不足，档案管理人员的后续教育培训开展较为滞后，各种培训和科研交流的机会往往倾向于重点学科的专业教师，造成了目前高校科研档案的管理人员学历层次普遍较低，知识结构水平较为单一，面对较为复杂的科技档案管理往往力不从心。因此，对高校科技档案管理人员进行多层次和双重知识结构培训势在必行。

3.科技档案质量不高。传统的科技档案管理工作和一般档案管理工作区别不大，往往认为能够及时全面地将科技档案资料进行归档，科技档案工作就达到了应有的质量水平。因此，高校往往只重视对科技档案的收集和管理，注重档案的完整性，提高档案的归档率。虽然这些措施可以从一定程度上满足科技档案管理的完整性要求，但科技档案量的提升难以实现质的提高。这也造成了我国高校科技档案的一般性技术资料较多，而关键性技术资料较少，资料过于强调全面性，占用了大量的档案管理资源，特别是高校科技档案没有进行分类管理的情况下，一般性技术资料过多只能是导致“档案垃圾”的累积。例如：在一些科研研究过程中，一些研究人员将大量的基础性资料都上交了档案管理部门，从表面上看，科技档案的收集率较高，一些科研人员将最核心的技术保留或者私藏，造成了科技档案核心资料不完整，缺乏了关键的技术内容，无法反映出科研工作的核心成果，影响了高校科技档案的质量，影响了科技档案的后续价值开发。

二、完善高校科技档案的对策

1.强化高校科技档案的归档率。高校的学科带头人以及各个课题项目负责人往往更为重视科研开发工作，在日常科研活动中，对档案管理重视程度不够，甚至对基本的科技档案的常识都缺乏了解，这个也是高校科技档案归档率不高的主要原因。因此，应强化对高校档案管理制度的宣传和落实，强化科技档案管理的主体责任，明确科研活动的负责人为档案管理的第一责任人，让项目负责人能够在科研活动的过程中，对科研档案的形成和归档进行全方位的管理，在科研项目工作人员和档案管理人员之间进行相互的协调，减少科技档案的流失率，减少档案管理人员督促归档的工作量，集中精力去做好科技档案的归档管理工作。

2.提高科技档案管理人员的综合素质。随着信息技术的广泛运用，高校科技档案管理已经突破了传统档案管理单纯对科技资料的收集和文本、图片资料的归档，需要充分利用大数据技术手段对各种科技档案信息进行合理的分类，进行精准化管理和信息化管理。这些都需要高校科技档案的管理人员具有较高的综合素质，不仅需要精通基本的档案管理知识，还需要具备信息化条件下对档案的综合处理能力，并按照多学科发展的要求，进行相应的科技知识的掌握。当前，大量的数据来源使得高校科技档案管理难以应对，需要充分利用大数据技术对高校科技档案的每一个节点进行信息的挖掘，并对各种高校科技档案进行对接，进行相应的数据整合。通过数据信息技术的使用，将高校科技档案进行价值转化，并最终提升高校科技档案的综合利用水平。同时，需要在强化档案管理责任制的过程中，落实相应的激励措施，特别是对于表现突出的档案管理人员给予更多的外出培训机会和职称上的评聘倾斜，充分调动科技档案管理人员的工作积极性和主动性。高校之间也应加强科技档案管理人才的交流使用，让科技档案管理人员在不同的学科和不同的学校进行全方位的综合锻炼，提升其综合工作的能力和水平，不断提高其驾驭新形势下高校科技档案管理的能力，不断完善高校科技档案管理的水平。

3.不断提高高校科技档案管理工作的质量。高校科技档案的水平提升需要综合考虑到数量和质量两方面的因素，缺一不可，在数量方面，要提高对于科技档案的收集率，做到应收尽收，并采用大数据技术进行相应的分类管理，对于一般的科技档案进行普通的管理，而对于一些核心科技档案应重点管理。在质量方面，进行核心科技档案的管理，并注重保密性，防止核心技术的流失，也可以减少科技人员对关键技术资料流失的担心。同时，要做好科技档案的立卷管理工作，根据高校科技档案的特点，加强归档验收管理，严格把好科技档案的质量关，确保科技档案资料的完整性和系统性。

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10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.10.12

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2017-02-09