社会化背景下高校后勤档案管理创新研究

任莉新 曲绍燕

（山东科技大学档案馆 青岛 266590）

社会化背景下高校后勤档案管理创新研究

任莉新 曲绍燕

（山东科技大学档案馆 青岛 266590）

高校后勤档案管理工作面临社会化改革新的环境和挑战，作者通过分析当前后勤档案管理存在的问题和现实诉求，提出了创新后勤档案建设与管理的路径选择。

高校后勤档案 现实诉求 人力资源档案 后勤文化

自1999年我国全面启动高校后勤社会化改革以来，部分有条件的高校后勤服务实体逐步从行政管理系统中分离出来，转制为企业。这些后勤企业熟悉校内服务市场，同时按照企业化模式运营，很快发展壮大。2016年8月，中国教育后勤协会在《关于深化高校后勤社会化改革的若干意见（讨论稿）》中提出：鼓励有条件的高校后勤实体转制为企业；对待社会服务企业和学校后勤服务实体要坚持权利平等、机会平等、规则平等[1]。由此可见，未来高校后勤服务实体若想保住现有服务市场，打造竞争优势，其按照企业化模式运营必将是一种趋势。企业化后的高校后勤实体人事、财务等管理都相对独立，因此在企业运营及各项管理活动中必将会形成大量的、多门类、多载体的档案。

一、社会化背景下高校后勤档案管理凸显的问题

1.重要资料遗漏现象普遍存在。目前，高校后勤档案收集整理依据的是《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》。这两项规范中，高校后勤的角色定位是总务处，其档案的收集范围也定位于对学校有保存价值的部分文书类资料，而真正记载企业成长、发展与经验教训的历史资料，在绝大多数高校后勤中，没有得到应有的重视并依据档案管理的标准去收集归档，对企业权益保护、宣传营销等都具有参考作用的一些重要资料存在遗漏、散失等情况，出现了“按照学校档案馆要求收集档案，而不是为维护后勤及职工权益，为后勤建设与发展提供保障服务而收集档案”的现象。

2.人力资源档案缺失。社会化背景下，以校档案馆为主导的高校后勤档案归档模式，导致后勤各级管理人员对档案的重要性认识不足，往往认为档案管理只是上交文件资料，而不去关注档案对后勤管理所发挥的现实性作用，如人力资源档案，许多高校后勤存在人力资源档案缺失现象。人力资源档案不等同于职工个人档案，其涵盖的范围更为广泛，如员工聘任资料、培训资料、薪酬福利资料等都属于人力资源档案收集的内容。高校后勤中从事餐饮、物业、绿化等岗位工作的部分员工，后勤没有为他们建立人事档案，同时又没有人力资源工作，如劳动合同、薪资发放记录等历史资料归档保存，以至于在发生劳动纠纷、个人合法权益受到损害时，这些员工无法出具翔实的档案信息资料作为凭证依据，自身的合法权益难以得到有效维护。

3.文化资料归档被忽视。后勤社会化改革涉及观念的更新、体制的交替和资源的重新配置，通过后勤企业文化建设来统一认识、化解矛盾和凝聚力量是重要的方法和手段。许多高校后勤认识到文化的“软实力”作用，逐步重视企业文化建设。2016年9月，中国教育后勤协会组织开展“高校后勤文化建设评优”活动，后勤文化建设的重要性被提升到一个新的高度，笔者所在单位后勤在此次活动中被评为“全国高校后勤企业文化建设示范单位”，但相关文化资料没有做到及时收集并整理归档，大量文化建设的过程资料散置，部分早期资料遗失，这对形成资料的完整收集整理，以备查考利用带来困难，这种重文化活动，轻资料整理的现象在其他高校后勤实体中也普遍存在。

二、社会化背景下高校后勤档案管理的现实诉求

1.员工权益保障的诉求。在高校后勤中，有较高比例的农民工从事餐饮、物业、绿化等工作，他们年龄偏大，主观上不愿意与后勤签订劳动合同。同时，因全国范围内的农民工档案建设尚处于起步阶段[2]39，许多高校后勤没有为这部分职工建立人事档案，在劳动合同与职工人事档案均缺失的情况下，人力资源档案的建设可以为这部分员工提供事实劳动关系的证明，必要时能保护员工的合法权益。2015年，山东省人社厅下发《关于统一和规范企业职工基本养老保险费补缴政策的通知》，文件中明确指出：未参加企业职工基本养老保险或中断缴费的男年满45周岁、女年满40周岁的人员，可凭有效原始材料，以个人身份补缴企业职工基本养老保险费[3]。对于没有签订劳动合同的高校后勤员工，“有效原始材料”则源于人力资源档案对历史劳动关系的真实记录。

2.企业发展资源的诉求。人力资源是企业发展的第一资源，人力资源档案可以真实记录高校后勤员工的工作经历、教育培训、薪酬福利和奖惩等历史情况，通过提供真实可靠的信息和数据，为后勤甄别、选拔、重用人才提供依据。准确、齐全的人力资源管理档案是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要保障[4]46。建设后勤人力资源档案，保证档案材料的及时、妥善归档，将有利于后勤对人才的吸纳和培养，为后勤的人力资源开发提供决策依据。

3.文化体系建设的诉求。随着大学文化建设的不断推进，高校后勤文化已成为校园文化的重要组成部分，近年来更呈现发展与繁荣的趋势。与此同时，会形成大量能展示师生和员工集体文化智慧的档案资料，这些资料既是高校后勤文化建设的客观真实记录，也是今后有序开展档案文化建设不可缺少的参考资料。因此，高校后勤在实施企业文化建设的同时，应把有价值的文化材料进行整理归档，加以提炼、编研，实现档案记录文化、整合文化和增值文化的功能。

三、社会化背景下高校后勤档案建设与管理的创新路径

1.转变管理机制。成立档案管理科室，设置专职档案管理人员，负责对后勤有保存价值的资料进行收集、分类、立卷、保管和利用；加强学习，积极探索适应高校后勤社会化发展、符合本校后勤实际的档案收集与整理工作方法；加强制度建设，建立档案整理立卷、保管、借阅和保密等相关制度，规范档案管理；定期组织业务培训，召开后勤档案工作交流会，提高后勤管理人员的档案意识和专兼职档案员的档案工作水平。

2.建立人力资源专项档案。高校后勤应从切实维护职工权益角度出发，建立人力资源管理专项档案，该专项档案涵盖人力资源日常工作资料、相关制度文件、员工培训资料、薪酬福利资料、员工个人信息资料等内容。第一，人力资源日常工作资料。人力资源日常工作资料是高校后勤人力资源部门日常活动形成的工作记录，包括人员招聘记录、绩效考核记录、考勤记录以及劳动人事管理记录等。第二，员工培训资料。员工培训资料是高校后勤实施员工培训过程中产生的各项工作记录，包括培训计划与培训方案、培训教材、课程资料等。第三，薪酬福利资料。薪酬福利资料属于保密性较强的档案材料，一般指定专人负责管理。薪酬福利资料主要包括薪酬结构设计资料、薪酬制度、员工保险与福利管理资料等。第四，员工个人资料。反映个人经历、德能勤绩、工作表现的文字、表格及其他形式的历史记录，均可以作为员工个人资料进行保存。

3.拓展后勤文化资料的收集。高校后勤文化资料的收集范围涵盖后勤物质文化资料、后勤制度文化资料和后勤行为文化资料等内容。

第一，后勤物质文化资料。高校后勤物质文化资料是指后勤产品、服务设施所构成的，能体现以物质为基础的表象文化的相关资料。目前，依据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，各高校档案馆对供后勤经营或提供服务的建筑物、设施设备等相关资料，均已实现规范收集。因此，需要拓展收集的物质文化资料有后勤企业化标识（包括企业LOGO、各子品牌LOGO等）、服务和工作场所的环境设计图案、荣誉证书、文化实物（各类公司标牌、内刊等）、后勤的特色产品等。这部分资料，是校园文化体系的一部分，应由校档案馆负责建档管理。

第二，后勤制度文化资料。高校后勤制度文化资料是后勤在经营与服务过程中形成的，能表达后勤文化品位与格调的文字记录，包括企业价值观、各项规章制度流程、要闻事件、大事年表、演讲总结、活动方案等；同时，凡是作为企业文化总结、培训和活动参考而收集的图书、报刊、视频、照片和有关文章材料等，也应作为企业制度文化资料加以保存。高校后勤制度文化资料对后勤企业文化的后续建设工作具有指导和参考作用，这部分资料宜由后勤档案管理科室进行建档管理。

第三，后勤行为文化资料。高校后勤行为文化资料是通过员工行为表现出来的，能体现后勤文化建设的经验和创造性活动的资料，包括企业晚会、各项文化活动、社会公益活动等相关资料；同时，模范人物事迹、企业内部员工行为教育培训资料（如规范化管理看板）等，也属于行为文化资料的范畴。高校后勤行为文化资料来源于后勤员工和师生的集体智慧，既是企业文化建设的有效载体，又是实现文化育人的生动教材，需要及时收集，反复利用。笔者所在学校后勤的企业歌曲《后勤一家人》和《感恩后勤》，被制作成视频在后勤多个服务场所反复播放，如今，这两首歌曲在学生中被广泛传唱，歌曲中“爱与感恩”的思想，深刻体现着后勤文化重在“育心”的价值取向。

4.探索档案管理新方法。高校后勤的档案，既服务于后勤这个小环境，又服务于学校这个大环境；既要满足以档案管理推动后勤发展的需要，又要实现以档案文化进行服务育人的功能。随着高校后勤社会化改革的不断深入，高校后勤管理者要积极改进后勤档案资料的收集和整理模式，不断探索新的管理方法，让档案为后勤的发展服务，为学校的教育教学服务。

[1]关于深化高校后勤社会化改革的若干意见（讨论稿）. http：//www.21caas.cn/details/index.php/news/2015-08/57972/

[2]田艳艳.农民工档案管理的问题与对策研究[J].档案学研究，2012（4）.

[3]关于统一和规范企业职工基本养老保险费补缴政策的通知. http：//xxgk.jinan.gov.cn/xxgk/jcms_files/jcms1/web12/site/art/201 5/7/16/art_16836_153365.html.

[4]王国良.浅谈人事档案在人力资源管理中的作用[J].黑龙江档案，2016（3）.

任莉新为山东科技大学档案馆馆员，研究方向为档案管理；曲绍燕为山东科技大学档案馆研究馆员，研究方向为档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.10.08

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2017-12-19